Rozpoczynając działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi liczyć się nie tylko z koniecznymi formalnościami, ale także z poniesieniem pewnych kosztów początkowych. Mimo że samo założenie firmy jest całkowicie darmowe, to inne koszty z tym związane mogą być stosunkowo wysokie. Sprawdź, jakie są koszty założenia działalności gospodarczej!

Pierwszy krok - rejestracja firmy na wniosku CEIDG-1

Pierwszą czynnością w procesie zakładania firmy jest jej właściwa rejestracja. Jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną rejestruje się na formularzu rejestracyjnym CEIDG-1. Sama rejestracja firmy w CEIDG jest bezpłatna.

Wniosek CEIDG-1 dla osób fizycznych jest jednocześnie wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizującym do naczelnika urzędu skarbowego (NIP), a także oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wniosek ten stanowi także zgłoszenie lub zmianę zgłoszenia płatnika składek do ZUS bądź oświadczeniem o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników - KRUS.

Wniosek CEIDG-1 składany jest do urzędu gminy lub miasta:

  • osobiście,

  • elektronicznie wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,

  • elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego - profil zaufany ePUAP,

  • listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

W przypadku spółek prawa handlowego niezbędne jest uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego - koszt takiego wpisu wynosi 500 zł opłaty sądowej oraz 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Założenie działalności gospodarczej a VAT

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się być podatnikiem VAT (lub ma taki obowiązek), oprócz wniosku o wpis do ewidencji gospodarczej zobowiązany jest wypełnić i złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz rejestracyjny VAT-R. Na formularzu przedsiębiorca dokonuje rejestracji jako podatnik VAT czynny lub też podatnik VAT zwolniony. Na tej samej deklaracji podatnicy mogą dokonać rejestracji dotyczącej wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Od 2015 roku rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna. Został również zniesiony obowiązek uzyskania potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego. Jeżeli jednak przedsiębiorca chce uzyskać takie potwierdzenie, powinien wiedzieć, że jego wydanie kosztuje 170 zł.

Koszt zgłoszenia do ZUS

W terminie 7 dni od rejestracji działalności gospodarczej  przedsiębiorca powinien złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych formularz w celu zgłoszenia osoby do ubezpieczeń:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie działalności to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (pracuje na etacie i osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Koszt zgłoszenia przedsiębiorcy do ZUS jest bezpłatny.

Jakie są koszty założenia działalności gospodarczej?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się jednak nie tylko z dopełnieniem wymogów formalnych zapisanych w przepisach prawa. Ważną kwestią jest także wysokość kosztów początkowych, które musi ponieść przyszły przedsiębiorca.

Największe koszty dotyczą wyboru spółki jako działalności gospodarczej. W przypadku zakładania spółki od umowy oraz aktu założycielskiego należy zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. Jeżeli umowa spółki zostanie sporządzona w formie aktu notarialnego, podatek zostanie pobrany przez samego notariusza. Podstawę obliczania podatku stanowi wartość wkładów wniesionych do majątku spółki lub kapitału zakładowego. Stawka podatku od umowy spółki wynosi 0,5%.

Przepisy wymagają w niektórych przypadkach sporządzenia umowy w formie szczególnej, np. dla umowy spółki partnerskiej obowiązkowa jest forma aktu notarialnego.  Z warunkiem tym związane są dodatkowe koszty, ponieważ należy udać się do notariusza, który akt ten sporządzi. Przepisy określają dokładnie maksymalne wynagrodzenie, które przysługuje notariuszowi za dokonanie czynności notarialnych. Przed udaniem się do konkretnego notariusza warto zorientować się, gdzie zapłacimy najmniej - każdy notariusz ustala własne stawki (nie mogą być one jednak wyższe od granicy określonej w rozporządzeniu).

Maksymalna wysokość taksy notarialnej również zależna jest od wysokości kapitału zakładowego lub wkładów wniesionych do spółki. Górna granica taksy została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U. z dnia 29 czerwca 2004 r.)  i wynosi odpowiednio w zależności od kapitału:

  • do 3.000 zł - 100 zł,

  • powyżej 3.000 zł do 10.000 zł - 100 zł + 3 % od nadwyżki powyżej 3.000 zł,

  • powyżej 10.000 zł do 30.000 zł - 310 zł + 2 % od nadwyżki powyżej 10.000 zł,

  • powyżej 30.000 zł do 60.000 zł - 710 zł + 1 % od nadwyżki powyżej 30.000 zł,

  • powyżej 60.000 zł do 1.000.000 zł - 1.010 zł + 0,4 % od nadwyżki powyżej 60.000 zł,

  • powyżej 1.000.000 zł do 2.000.000 zł - 4.770 zł + 0,2 % od nadwyżki powyżej 1.000.000 zł,

  • powyżej 2.000.000 zł - 6.770 zł + 0,25 % od nadwyżki powyżej 2.000.000 zł, nie więcej jednak niż 10.000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7.500 zł.

Opłata za założenie konta

Posiadanie firmowego rachunku bankowego jest obowiązkowe dopiero w przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. euro.

Wysokość opłaty za jego założenie zależy od banku, w jakim konto jest zakładane. Opłata ta może wynosić od kilku do kilkunastu złotych. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, jak kształtują się miesięczne koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji, które w zależności od banku mogą być różne.

Pieczątka firmowa

Posiadanie pieczątki nie jest wymagane przepisami prawa, lecz przeważnie jest ona niezbędna do prowadzenia działalności oraz wymagana przez kontrahentów. Koszt wyrobienia pieczątki jest różny, ale przeważnie nie wynosi więcej niż 30 zł.

Pozostałe koszty założenia działalności gospodarczej

Należy pamiętać, że to nie wszystkie koszty, z jakimi trzeba liczyć się, zakładając własną działalność. Są to jedynie koszty wymagane przepisami prawnymi bądź zwyczajowymi (pieczątka). Poza nimi należy wziąć też pod uwagę zakup licencji, wynajem bądź kupno lokalu, koszty księgowości, koszty zakupu maszyn, urządzeń, komputerów oraz pozostałych niezbędnych materiałów biurowych.

Poza tym przedsiębiorcy, którzy zakupili towary handlowe jeszcze przed dokonaniem wpisu do ewidencji (CEIDG-1) i właściwym rozpoczęciem działalności gospodarczej, muszą liczyć się z tym, iż wartość tych zakupów nie będzie mogła zostać zaliczona bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Zakupy te powinno wprowadzić się za pomocą remanentu początkowego jako pierwszą pozycję w KPiR. Wartość remanentu początkowego zostaje  na koniec roku porównana z wartością remanentu końcowego i w zależności od uzyskanej różnicy (dodatniej bądź ujemnej) będzie ona zwiększała bądź pomniejszała koszty przedsiębiorstwa w rozliczeniu rocznym.