W 2019 roku wprowadzono liczne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej. Są one podyktowane przede wszystkim chęcią zminimalizowania udziału dokumentów w formie papierowej. Nie zmieniło się jednak to, że bez względu na formę przechowywania akt i innych dokumentów pracowniczych, pracodawcy muszą pamiętać, aby zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające, w jakich jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza i chronić ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Nowa część w teczce osobowej

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika. Obecnie składają się one z 3 części: A, B, C i D. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych fragmentach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Od 2019 roku zmieniła się struktura prowadzenia akt osobowych. Do trójdzielnej teczki pracowniczej została dołożona kolejna, czwarta część – D. W założeniu ma ona zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które to przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Zmiana struktury akt – bloki tematyczne

Kolejną nowością jest też wprowadzenie tzw. bloków tematycznych. Ma to znacznie ułatwić prowadzenie teczki osobowej pracownika, szczególnie w przypadku kiedy jest to pracownik zatrudniony od kilkunastu lat. Bloki tematyczne mogą znacznie ułatwić poruszanie się w dokumentacji pracowniczej. Mogą one być tworzone w ten sposób, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika będą przechowywane w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W obrębie bloków powinna oczywiście występować chronologia. Każdy z nich powinien być oddzielnie numerowany. Musi on też zawierać wykaz oświadczeń lub dokumentów dotyczących każdego bloku. W części D natomiast można stosować podział na konkretne kary danego pracownika, czyli przyporządkowanie odpowiedniego numeru do danej kary zgodnie z kluczem D1, D2, D3 itd. Przy tym należy pamiętać, że każda z części powinna być osobno numerowana w porządku chronologicznym i osobno opisana.Ważne!
W przypadku usunięcia zawiadomienia o ukaraniu, w części D nowych akt trzeba usunąć całą część dotyczącą danej kary. Pozostałym częściom dotyczącym innych kar należy przyporządkować następujące po sobie numery.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Jeśli pracodawca zdecyduje się na to by dokumentacja pracownicza była prowadzona w formie elektronicznej, musi dokonać tzw. odwzorowania cyfrowego każdego dokumentu. Odwzorowanie wymaga od niego należytej staranności, a odwzorowany dokument powinien być na tyle czytelny, że nie będzie potrzeby jego weryfikacji z dokumentem w postaci papierowej.

Dokumenty w postaci cyfrowej muszą być przechowywane w systemie teleinformatycznym, który z kolei powinien spełniać restrykcyjne wymagania m.in. posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą czy nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo powinien on zapewniać stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym i być funkcjonalny. Najważniejsze jednak, by gwarantował bezpieczeństwo i ochronę przechowywanej w nim dokumentacji. Pracodawcy muszą więc brać pod uwagę powyższe kryteria w doborze odpowiedniego programu. Zastosowane w nim rozwiązania techniczne muszą zapewniać dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Ile czasu na wprowadzenie zmian?

Ustawa zakłada, że wszyscy pracodawcy mają odpowiednią ilość czasu na dostosowanie się do zmian. Jest na to 12 miesięcy od momentu wejścia w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy w okresie tych 12 miesięcy nastąpi przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, a dotychczasowy pracodawca nie dostosuje w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wówczas nowy pracodawca będzie miał obowiązek odpowiednio ją dostosować w ciągu 12 miesięcy liczonych od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, nie zaś od dnia wejścia ustawy.