Duplikat faktury stanowi niejako kopię faktury pierwotnej, wystawiany jest w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia. Z uwagi na fakt, iż każde zdarzenie gospodarcze musi zostać prawidłowo udokumentowane, w przypadku braku faktury przedsiębiorcy zobowiązani są do posiadania duplikatu faktury.

Duplikat faktury - kiedy się go wystawia?

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT podatnik (lub inna upoważniona przez niego osoba) zobowiązany jest do wystawienia duplikatu faktury:

  1. na żądanie nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą posiada podatnik,

  2. zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą posiada nabywca.

Duplikat faktury jest analogiczny do faktury pierwotnej (zawierają te same dane). Jednak podatnik musi pamiętać, że na takiej fakturze ma on obowiązek zawarcia słowa DUPLIKAT.

Duplikat faktury - termin odliczenia podatku VAT

Jeżeli podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, nie ma on możliwości odliczenia podatku VAT od danej transakcji. Możliwość tę otrzymuje dopiero w momencie, gdy otrzyma fakturę. Jeżeli faktura pierwotna zaginęła lub uległa zniszczeniu przed dotarciem do nabywcy, duplikat faktury pełni rolę faktury pierwotnej. Oznacza to, że w momencie otrzymania duplikatu, podatnik na jego podstawie ma prawo do odliczenia podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz 11 ustawy o VAT podatnik ma prawo obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (co zwykle oznacza dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi) lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.

Jeżeli duplikat pełni funkcję faktury pierwotnej dotyczącej kosztu z zeszłego roku, wówczas należy go ująć w roku, w którym wystawiona została faktura pierwotna. Jeśli podatnik złożył już deklarację roczną, konieczne będzie złożenie jej korekty. Zasada ta nie dotyczy odliczenia podatku VAT, ponieważ odliczenie VAT możliwe jest dopiero w momencie otrzymania faktury.

Przykład 1.

Nabywca 10 stycznia zakupił towary u sprzedawcy X. Faktura miała zostać dostarczona następnego dnia, lecz z przyczyn losowych zaginęła. W tym przypadku nabywca zażądał wystawienia duplikatu, który otrzymał 1 lutego. Kiedy podatnik (nabywca) ma możliwość odliczenia podatku VAT od zakupionych towarów?

W tej sytuacji, nabywca ma możliwość odliczenia VAT dopiero w momencie otrzymania duplikatu faktury tj. 1 lutego.

Natomiast w przypadku, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną oraz odliczył od niej podatek VAT, a w późniejszym czasie faktura ta zaginęła/została zniszczona, duplikat faktury stanowi tylko potwierdzenie dokonanego zdarzenia gospodarczego. Nie ma obowiązku dokonywania jakichkolwiek korekt.

Przykład 2.

Pan Marek 10. stycznia dokonał zakupu towarów handlowych na potrzeby prowadzonej działalności. W tym dniu otrzymał również fakturę potwierdzającą daną transakcję, która została ujęta w rozliczeniach stycznia . Po dwóch miesiącach faktura ta zaginęła. Nabywca wiedział, że ma obowiązek żądania od sprzedawcy wystawienia duplikatu, w związku z czym otrzymał duplikat faktury 15. marca. Kiedy zgodnie z przepisami podatek VAT od tego zakupu powinien zostać rozliczony?

Jeżeli nabywca odliczył VAT w dniu otrzymania faktury pierwotnej, duplikat faktury stanowi wyłącznie potwierdzenie możliwości odliczenia podatku VAT i nie jest już uwzględniony w rozliczeniach.

Przykład 3.

W marcu 2019 roku podatnik otrzymał duplikat faktury VAT. Faktura pierwotna został wystawiona w grudniu 2018 roku oraz nie dotarła do nabywcy (została zgubiona). Nabywca złożył już zeznanie roczne za ubiegły rok. Kiedy ma on obowiązek wykazać duplikat faktury na gruncie podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług?

W tej sytuacji podatnik zobowiązany jest do ujęcia kosztu w grudniu 2018 roku, ponieważ wydatek ten musi zostać ujęty w rok, którego dotyczy. Natomiast odliczenie VAT od otrzymanego duplikatu możliwe jest w miesiącu otrzymania duplikatu, tj. w marcu 2019 roku.

Jak wystawić duplikat faktury w systemie wfirma.pl

Szybkie i sprawne wystawienie duplikatu faktury jest możliwe w systemie wfirma.pl Aby tego dokonać, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Następnie należy zaznaczyć fakturę pierwotną, dla której ma zostać wystawiony duplikat. W kolejnym kroku z górnego paska menu, należy wybrać DRUKUJ » DRUKUJ WYBRANE DOKUMENTY. W wyświetlonym oknie kolejno trzeba zaznaczyć pozycję DUPLIKAT oraz DALEJ

Duplikat faktury - jak zaksięgować?

W ten sposób zostanie wygenerowany duplikat faktury zawierający wyraz DUPLIKAT oraz datę jego wystawienia.