Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu. Obowiązek jej wystawienia ma firma która jest podatnikiem VAT w sytuacji, gdy drugą stroną transakcji jest inna firma. Istotne, by była wystawiona w dwóch egzemplarzach. Może być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w jakim terminie powinna zostać wystawiona faktura VAT oraz jakie elementy powinna zawierać!

Co powinna zawierać poprawnie sporządzona faktura VAT?

Informacje zawarte na fakturze nie są przypadkowe, gdyż zostały uregulowane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać takie elementy, jak:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który będzie identyfikował fakturę;

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numery NIP, zarówno sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cenę jednostkową netto;

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen,

  • wartość sprzedaży netto;

  • stawkę podatku;

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwotę należności ogółem;

Faktura VAT a termin wystawienia

Co do zasady faktura VAT powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin obejmuje także:

  • faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymanie części lub całości zapłaty,

  • wystawienie faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania. W sytuacji, gdy osoba fizyczna zgłosi się do przedsiębiorcy po 3 miesiącach, licząc od końca miesiąca w którym nastąpił zakup, to sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury. Może to jednak zrobić dobrowolnie.

Ważne!
Faktury mogą być wystawione także przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi oraz przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, jednak nie wcześniej niż na 30 dni przed.

Przykład 1.

Pan Józef prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Dnia 19 marca 2019 roku sprzedał paletę kostki brukowej. W jakim terminie Pan Józef powinien wystawić fakturę sprzedaży?

W tym przypadku, zgodnie z zasadą ogólną faktura VAT sprzedaży powinna zostać wystawiona do 15 kwietnia 2019 roku.

Ustawodawca określił wyjątki od zasady ogólnej. Zgodnie z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT wystawienie faktury możliwe jest w innym terminie,ale nie później niż:

  • 30. dnia od dnia wykonania usługi - dla usług budowlanych lub budowlano-montażowych;

  • 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1); przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;

  • 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

  • 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, jeżeli jednak w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;

  • z upływem terminu płatności - w przypadku:

    • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

    • świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

    • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy.

Faktura VAT a obowiązek jej wystawienia

Zgodnie z art. 106b ust.1 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dotyczącą:

  1. Sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług, dokonanie przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

  2. Sprzedaży wysyłkowej na lub z terytorium kraju na rzecz innego podmiotu niż wskazany w pkt 1;

  3. Wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru (WDT) na rzecz innego podmiotu niż w pkt 1;

  4. Otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, które są wskazane w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje w wyniku wystawienia faktury z tytułu np. świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy (art. 19a ust. 5 pkt 4.).