Nie wszystkie usługi nabywane przez przedsiębiorcę, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aby dane wydatki mogły zostać ujęte w kosztach muszą spełnić określone warunki. Nie zawsze też można odliczyć od nich podatek VAT, nawet jeśli jest uwzględniony na otrzymanej fakturze. Przykładem takich kosztów są usługi hotelowe. W niniejszym artykule podpowiemy, jak należy zaksięgować fakturę za usługi hotelowe oraz wyjaśnimy kiedy można uznać je za kosztach firmy. 

Czy faktura za usługi hotelowe może stanowić koszt firmowy?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) art. 22 ust. 1, koszt uzyskania przychodu mogą stanowić jedynie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Oczywiście tylko wtedy, gdy wydatki zostaną odpowiednio udokumentowane np. na podstawie faktury czy rachunku. Faktura za usługi hotelowe może być zatem kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że usługi te zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością np. z powodu wyjazdów szkoleniowych czy delegacji.

Przykład 1.

Przedsiębiorca nabył usługi noclegowe w ramach wyjazdu na 3 dniową konferencję. Otrzymaną fakturę będzie mógł zaliczyć do kosztów firmowych, ponieważ wydatek ten został poniesiony w ramach prowadzonej działalności.

Faktura za usługi hotelowe a odliczenie VAT

Podatnik może ująć fakturę za usługi hotelowe jako koszt firmowy (jeśli spełnia wyżej wymienione warunki), jednak mimo to nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie można obniżyć kwoty ani uzyskać zwrotu różnicy podatku należnego, w przypadku nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych (z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób). Z uwagi, że nie można odliczyć podatku VAT od faktury za usługi hotelowe, księguje się je w kwocie brutto do kosztów.

Faktura za usługi hotelowe - jak zaksięgować?

Wystawiona za tego typu usługę faktura, może wprowadzić podatnika w zakłopotanie, bowiem na fakturze widnieje pozycja, w której uwzględniona jest stawka i kwota podatku VAT oraz nie znajdziemy tam żadnej informacji, która wskazywałaby na brak możliwości odliczenia. Wydatek ten jednak musi zostać zaksięgowany zgodnie z przepisami. Jak już wiemy podatnik ma prawo ująć fakturę za usługi hotelowe w kosztach uzyskania przychodów, jeśli spełnia definicję kosztu, w kwocie brutto bez odliczenia podatku VAT. 

W systemie wfirma.pl fakturę za usługi hotelowe w przypadku czynnego podatnika VAT można zaksięgować na dwa sposoby: jako fakturę VAT lub fakturę bez VAT, co wykonuje się w następujący sposób:

  • jako fakturę VAT - zgodnie ze ścieżką WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » RODZAJ KOSZTU: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W polu WARTOŚĆ NETTO należy wpisać kwotę brutto z faktury, natomiast jako stawkę VAT wybrać opcję NIE PODL.

Usługi hotelowe - księgowanie faktury VAT

  • jako fakturę bez VAT - zgodnie ze ścieżką WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » RODZAJ KOSZTU: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W polu RAZEM należy ująć wartość brutto zgodnie z otrzymaną fakturą. 

Usługi hotelowe - księgowanie faktury bez VAT

Po zapisaniu wydatku w obu przypadkach wydatek ten trafi do kolumny 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Nieco inaczej księgowanie usług hotelowych wygląda w przypadku podatników zwolnionych z VAT, ponieważ tym razem należy skorzystać z zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » WYDATEK i wpisać kwotę z faktury w polu RAZEM. Usługi hotelowe - księgowanie faktury przez nievatowca

Kiedy można odliczyć VAT od faktury za usługi hotelowe? 

Istnieje pewien wyjątek, kiedy podatnikowi przysługuje możliwość odliczenia podatku VAT od faktury za usługi hotelowe. Dzieję się tak w przypadku tzw. usług kompleksowych. Jeśli dany wydatek ma charakter jedynie pomocniczy, ponieważ poniesiony został w związku z inną usługą (np. szkolenie dla pracowników), podatnik ma prawo odliczyć VAT. 

Przykład 2.

W celu podniesienia kwalifikacji zawodowych kadry pracowniczej, przedsiębiorca X postanowił wysłać część pracowników na szkolenie. Kurs ten odbywał się w miejscowości oddalonej o 250 km od siedziby firmy i trwał dwa dni. W związku z tym pracownikom zapewniono nocleg oraz wyżywienie. Przedsiębiorca otrzymał fakturę za usługę szkoleniową, w której skład wchodziła również usługa noclegowa i wyżywienie. 

W powyższej sytuacji przedsiębiorca ma prawo zaksięgować otrzymaną fakturę w kosztach uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT, ponieważ wydatek poniesiony na usługę hotelową w tym przypadku, ma jedynie charakter pomocniczy.