Nowelizacja ustawy od towarów i usług, która miała miejsce na początku 2014 r., wprowadziła sporo istotnych zmian. Jedną z nich jest zawarcie szczegółowych regulacji na temat zawartości faktury właśnie w ustawie, a nie – jak dotychczas – w oddzielnym rozporządzeniu. Modyfikacja przepisów miała na celu nie tylko zmianę niektórych zasad, ale też kosmetyczne poprawki, które miały poprawić zrozumienie przepisów oraz je doprecyzować. Czy rzeczywiście się to udało, warto sprawdzić na przykładzie jednej z najczęściej występujących wątpliwości – jaki adres powinien być na fakturze przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną?

Jaki adres powinien być na fakturze - ustawa wskazująca elementy faktury

Fakt, że na fakturach powinny znajdować się adresy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy usługi albo nazwa towaru, wynika bezpośrednio z ustawy. Obligatoryjne elementy faktur zostały ujęte w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. W punkcie 3 można przeczytać, że należą do nich imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Zapis ten nie jest problematyczny w przypadku spółek, które mają swój określony adres, zwykle zupełnie odrębny od adresów zamieszkania poszczególnych właścicieli.

Co jednak w przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobowe działalności, niemające osobowości prawnej? O ile taka firma nie jest usytuowana w miejscu zamieszkania podatnika, mamy do czynienia z dwoma adresami – zamieszkania oraz prowadzenia działalności. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, jeśli firma posiada filie ulokowane w jeszcze innych miejscach.

Niestety, znowelizowana ustawa o VAT, utrzymując nadal obowiązek zamieszczania na fakturze adresów, nie sprecyzowała, które z nich będą odpowiednie. Takiej informacji nie znajdzie się również w obowiązujących obecnie rozporządzeniach. Jedyna droga prowadzi zatem przez interpretacje podatkowe.

Wiążące CEIDG czy VAT-R?

Zakładając firmę przedsiębiorcy muszą dopełnić kilku podstawowych formalności. Jedną z nich - obowiązkową w każdym przypadku - jest złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG-1. W tym dokumencie podatnik ma obowiązek podać wszystkie możliwe adresy – zamieszkania, zameldowania, głównego miejsca prowadzenia działalności oraz miejsc dodatkowych, a także adresu do doręczeń czy też przechowywania dokumentacji rachunkowej. Ciężko byłoby zatem ustalić, który z tych adresów powinien być wykorzystywany na fakturach (nawet jeśli kilka z nich można od razu z dużym prawdopodobieństwem wykluczyć).

W przypadku formularza rejestracyjnego do VAT – czyli VAT-R – sprawa jest nieco prostsza. Na tym druku wymagany jest tylko jeden adres – siedziby, jeśli wypełniającym jest osoba prawna, lub zamieszkania, gdy chodzi o osobę fizyczną. Jak już wspomniano, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej nieposiadającej osobowości prawnej jest właśnie osobą fizyczną, zatem w tym miejscu wprowadza adres zamieszkania. Wydawałoby się więc, że sprawa jest rozwiązana – skoro i na CEDIG-1, jak i na VAT-R pojawia się właśnie ta lokalizacja, należałoby ją właśnie wskazywać na fakturach.

Wnioskowanie takie nie jest do końca poprawne. Warto pamiętać, że już od początku 2013 r. także podatnicy nierozliczający podatku VAT w ramach swoich działalności mają prawo do wystawiania faktur. W takim przypadku złożenie formularza VAT-R z deklaracją skorzystania ze zwolnienia nie jest zazwyczaj obowiązkowe – a więc nie każdy przedsiębiorca takiego obowiązku dopełnia. W tej sytuacji powstaje pytanie, jak w kontekście takich podatników rozpatrywać kwestię adresu na fakturze?

Do powyższego problemu odniósł się w swojej interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP2/443-717/13-2/MM, z 12 września 2013 r.). Wskazał on, że stanowisko Wnioskodawcy, iż zarówno na fakturach dotyczących nabycia jak i sprzedaży towarów i usług powinien być zamieszczany adres danego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, który został wykazany w nowej formie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, należy uznać za prawidłowe. Jednocześnie Dyrektor odniósł się do wypowiedzi Ministerstwa Finansów.

W świetle powyższych wyjaśnień podatnik będący osobą fizyczną, który w zgłoszeniu identyfikacyjnym oprócz swojego miejsca zamieszkania zamieścił również adres głównego miejsca prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, może w miejscu adresu zamieszkania w wystawianych fakturach zamieszczać adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w przypadku, gdy podatnik nie wskaże w zgłoszeniu identyfikacji podatkowej adresu głównego miejsca prowadzenia działalności, powinien podawać w fakturze adres zamieszkania). Jednocześnie nie ma przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług pod warunkiem, że nie zakłóca to czytelności faktury”. (...) wystarczającym byłoby wskazywanie w piśmie procesowym miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Pod tym adresem jest możliwe skuteczne doręczenie przedsiębiorcy pisma procesowego. Byłoby także wystarczające do prawidłowego określenia właściwości sądu. Potwierdza to treść uchwały Sądu Najwyższego z dnia 4 stycznia 1995 r., sygn. III CZP 148/94, z której tezy wynika, że powództwo o roszczenie majątkowe skierowane przeciwko osobie fizycznej prowadzącej ewidencjonowaną działalność gospodarczą związane z tą działalnością wytoczyć można przed sądem, w którego okręgu znajduje się miejsce prowadzenia działalności.

Mogłoby się wydawać, że problem został rozwiązany, ale – nie do końca. W nieco nowszej – z 5 marca 2014 r. – interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPP1/443-943/13-2/MG) można bowiem znaleźć opinię, że dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą najważniejszy jest adres zamieszkania. Zgodnie z wyjaśnieniem organu, taki adres jest analogiczny do adresu siedziby w przypadku osoby prawnej:

(...) należy stwierdzić, że pomimo braku precyzyjnego sformułowania w przepisach jaki adres podatnik winien wskazać na fakturze (miejsca zamieszkania czy miejsca prowadzenia działalności), przyjąć należy, iż będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem rejestracyjnym dla podatku od towarów i usług VAT-R, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania. Należy zauważyć bowiem, że adres zamieszkania dla podatnika będącego osobą fizyczną jest tym, czym adres siedziby dla podatnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, czyli informacją identyfikującą go jako podatnika.

(...) umieszczenie na fakturze, oprócz adresu zamieszkania, także adresu prowadzenia działalności (o ile taki adres prowadzenia działalności widnieje również na zaświadczeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej) nie będzie błędem.

W świetle powyższego, w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, na fakturach VAT wystawianych przez Wnioskodawcę jak również na fakturach VAT dokumentujących nabycie towarów i usług należy wskazać adres zamieszkania, który został zgłoszony na formularzu VAT-R złożonym we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy oraz okoliczności sprawy, na fakturach VAT dotyczących zakupu i sprzedaży towarów i usług należy wskazywać adres podany w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R, tj. adres zamieszkania Wnioskodawcy.

Jak widać, ciężko jest jednoznacznie ocenić, jaki adres powinien być na fakturze przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Zgodnie z powyższymi opiniami można przyjąć, że adres zamieszkania właściciela jest w tym przypadku wyjściem „bezpieczniejszym”, ale – czy wygodnym? O ile sam przedsiębiorca może dołożyć wszelkich starań, aby na wystawianych przez niego fakturach znajdował się zawsze adres zamieszkania, o tyle trudno jest już kontrolować każdego kontrahenta. Uznanie, że faktura z adresem prowadzenia działalności będzie niepoprawna może natomiast wiązać się ze sporą ilością not lub faktur korygujących.

Niestety, na powyższe niejasności nie ma w tej chwili do końca sprecyzowanej odpowiedzi. Przedsiębiorcom zostaje zatem albo stosowanie adresu zgodnie z własną opinią i próba uzasadnienia jej w przypadku ewentualnej kontroli, wystąpienie o wydanie interpretacji indywidualnej albo oczekiwanie na bardziej jednoznaczne przepisy podatkowe.