Do ubiegłego roku większość przedsiębiorców prowadziła swoją księgowość w formie papierowej i w takiej też formie przesyłała dokumenty fiskusowi. Od 1 stycznia 2018 r. te zasady uległy zmianie i wszyscy, nawet najmniejsi przedsiębiorcy, muszą składać Jednolity Plik Kontrolny przygotowanego przez Ministerstwo Finansów.

Różne rodzaje przedsiębiorców

W powszechnym znaczeniu mały przedsiębiorca to przedsiębiorca prowadzący niewielkie przedsiębiorstwo, często z pomocą rodziny, bez zatrudniania pracowników z zewnątrz. Ustawa Prawo przedsiębiorców, a wcześniej ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, takiego przedsiębiorcę nazywa jednak “mikroprzedsiębiorcą”.

Zgodnie z treścią przepisu art. 7 ustawy Prawo przedsiębiorców należy wyróżnić mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców:

 

mikro

przedsiębiorca

mały przedsiębiorca

średni przedsiębiorca

duży przedsiębiorca

liczba pracowników

do 10 pracowników

do 50 pracowników

do 250 pracowników

powyżej 250 pracowników

roczny obrót netto lub bilans roczny

mniejszy niż 2 miliony euro

mniejszy niż 10 milionów euro

obrót do 50 milionów euro, bilans do 43 milionów euro

obrót powyżej 50 milionów euro, bilans powyżej 43 milionów euro

 

Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu powyżej przywołanych przepisów. Nazwa nie ma już znaczenia dla celów rozliczenia podatku - od roku 2018 również mikroprzedsiębiorcy muszą korzystać z Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Na dużych przedsiębiorcach ten obowiązek ciąży od dnia 1 lipca 2016 r., zaś mali i średni przedsiębiorcy muszą wysyłać JPK od 1 stycznia 2017 r.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny jest polską wersją SAF-T (Standard Audit File for Tax), rozwiązania informatycznego opracowanego przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. Celem tej instytucji jest usprawnienie funkcjonowania organów podatkowych, przyspieszenie dokonywania rozliczeń i zapobieganie nieprawidłowościom w rozliczaniu podatków. Jednolity Plik Kontrolny dokumentuje sprzedaż towarów lub usług przedsiębiorcy oraz dokonywane przez niego zakupy, tak, aby rozliczenie podatku vat było proste i nieskomplikowane. Jak wskazano powyżej, wszyscy przedsiębiorcy - wszyscy zarejestrowani podatnicy od towarów i usług, mają obowiązek składania JPK.

Ważne!
Jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego i nie jest zobligowany do uiszczania podatku vat, nie musi wysyłać JPK.

Jak wysłać JPK?

Znaczna część przedsiębiorców w swojej codziennej działalności korzysta z pomocy księgowych oraz biur rachunkowych i te podmioty wyręczają swoich klientów w wysyłaniu JPK. Jeśli przedsiębiorca rozlicza się samodzielnie, może wygenerować i wysyłać JPK różnymi sposobami:

  • za pomocą aplikacji e-mikrofirma;

  • za pomocą programu Klient JPK 2.0;

  • za pomocą innego programu księgowego, który obsługuje JPK;

  • za pomocą strony mikro-jpk.mf.gov.pl (opcja możliwa tylko do grudnia 2018 r.).

Jednolity Plik Kontrolny jest przesyłany w specjalnie przygotowanym formacie XML. Przedsiębiorca musi pamiętać, iż oprogramowanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów nie działa w systemie Mac OS. Aplikacja e-mikrofirma została przystosowana pod system Windows, natomiast program Klient JPK 2.0 działa w systemie Windows i Linux.

Ważne!
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej mogą skorzystać z aplikacji e-mikroforma. Aplikacja pozwala na wystawianie faktur vat, księgowanie faktur oraz przygotowywanie rozliczeń vat. Aplikacja generuje i wysyła również JPK.

Co istotne, wysłanie JPK wymaga uwierzytelnienia tożsamości przedsiębiorcy. Przedsiębiorca może to uczynić poprzez:

  • profil zaufany eGO (poprzednio nazywany ePUAP);

  • kwalifikowany podpis elektroniczny;

  • wykorzystanie danych autoryzujących na stronie mikro-jpk.mf.gov.pl.

Różne rodzaje plików JPK

Obecnie obowiązuje siedem różnych rodzajów (struktur) JPK:

  1. JPK_KR: dotyczy ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, również w zakresie podatku dochodowego;

  2. JPK_WB: wyciąg bankowy dokumentujący transakcje dokonywane na rachunku przedsiębiorcy;

  3. JPK_MAG: ewidencja magazynowa, prezentująca ruch towarów na magazynie, ich wydania oraz przyjęcia;

  4. JPK_VAT: ewidencja dokonywanych przez przedsiębiorcę zakupów oraz sprzedaży towarów i usług;

  5. JPK_PKPIR: podatkowa księga przychodów i rozchodów;

  6. JPK_EWP: ewidencja przychodów przeznaczona dla podatników rozliczających się ryczałtem;

  7. JPK_FA: ewidencja obrazująca faktury sprzedaży, zawierająca dokładne określenie każdej dokonywanej transakcji.

Struktura JPK_VAT obowiązuje również dla składania korekty vat.

Ważne!
Przedsiębiorca wysyła JPK do 25-go dnia każdego miesiąca. Jeśli termin ten przypada w sobotę lub święto, wówczas JPK należy złożyć następnego dnia roboczego. Nawet, jeśli przedsiębiorca rozlicza się kwartalnie, musi wysyłać JPK każdego miesiąca.

Przedsiębiorca ma obowiązek wysłania JPK bez wezwania organów podatkowych - to przedsiębiorca musi zatem pamiętać o dochowaniu ustawowych terminów.

Jeśli przedsiębiorca zawiesi działalność, nie będzie miał obowiązku wysyłania JPK. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której przedsiębiorca musi uzupełnić ewidencję vat (np. z uwagi na zakup towarów w trakcie zawieszenia działalności albo zawieszenie działalności w środku okresu rozliczeniowego) - w takim przypadku podatnik ma obowiązek złożenia JPK.

Przedsiębiorca otrzyma wiadomość o nieprawidłowościach w pliku

Od dnia 1 lipca 2018 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli udostępniać JPK na żądanie organów podatkowych w toku prowadzonej kontroli podatkowej albo innych czynności.

Organy podatkowe na bieżąco kontrolują prawidłowość składanych przez przedsiębiorców JPK_VAT za pomocą programu Analizator_JPK. Oprogramowanie to automatycznie porównuje składane przez podatników JPK i analizuje niezgodności (np. rozbieżności co do kwot w JPK kontrahentów) w nadesłanych danych.

Ważne!
Jeżeli w JPK_VAT pojawią się niezgodności, przedsiębiorca otrzyma wiadomość e-mail z adresu [email protected] lub wiadomość sms na podany przez siebie w zgłoszeniu identyfikacyjnym numer telefonu.

Jeśli w pliku JPK_VAT występują nieprawidłowości, przedsiębiorca otrzyma automatyczne powiadomienie mailowe lub za pomocą wiadomości sms. Wiadomość będzie zawierała wyłącznie powiadomienie o tym, iż w przesłanym pliku zostały wykryte nieprawidłowości. W takim przypadku przedsiębiorca będzie musiał złożyć korektę JPK_VAT albo ewentualnie skontaktować się z urzędem skarbowym celem ustalenia, co jest źródłem niezgodności. Jeśli podatnik nie dokona korekty i nie podejmie czynności w celu wyjaśnienia sprawy, naraża się na konieczność uiszczenia odsetek za zwłokę w zapłacie podatku i podjęcia przez urząd skarbowy czynności sprawdzających.

Nieuważnemu przedsiębiorcy grozi grzywna

Niezłożenie JPK może spowodować dla przedsiębiorcy pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej. W przypadku uszczuplenia należnego podatku o kwotę niższą niż 10.000,00 zł niewypełnienie tego obowiązku będzie stanowiło wykroczenie, powyżej tej kwoty czyn ten będzie przestępstwem. Zarówno wykroczenie, jak i przestępstwo jest zagrożone karą grzywny:

  • w przypadku wykroczenia grzywna wynosi od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia;

  • w przypadku przestępstwa przestępstwo grzywna wynosi od 10 do 720 stawek dziennych. Wysokość stawki dziennej w roku 2018 to kwota od 70,00 zł do 28.000,00 zł.

Wysokość grzywny podyktowana jest zarówno ustawowymi limitami, jak i sytuacją życiową i majątkową sprawcy czynu. Warto pamiętać, iż odpowiedzialnością karno skarbową może skutkować nie tylko nie złożenie JPK, ale również podanie w pliku nieprawdziwych informacji albo uchybienie terminowi do wysłania JPK, a także zaniechanie przedstawienia JPK na żądanie organów podatkowych.