Od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorcy muszą dokładnie weryfikować czy numer rachunku bankowego sprzedawcy na jaki dokonują zapłaty znajduje się na tzw. białej liście. Wykaz numerów rachunków bankowych dostępny jest już od 1 października jednak dotychczas wpłata na konto spoza wykazu nie skutkowała żadnymi sankcjami. Wraz z początkiem 2020 roku uległo to zmianie! Sprawdźmy, jakie kary za wpłaty na rachunek spoza białej listy mogą zostać nałożone na podatników.

Biała lista podatników VAT - jakie numeru rachunków bankowych zawiera?

Jedną z pozycji jaka znajduje się w wykazie podatników VAT tzw. białej liście jest numer rachunku bankowego. Należy mieć jednak na uwadze, że nie wszystkie rachunki jakimi przedsiębiorca posługuje się prowadząc firmę będą na niej uwzględnione. Biała lista zawiera:

  • numery firmowych rachunków rozliczeniowych;
  • numery imiennych rachunków w SKOK, które zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością.

Ważne!
Biała lista podatników VAT nie zawiera numerów prywatnych rachunków bankowych takich jak ROR pomimo tego, że podatnicy mają możliwość wykorzystania ich w prowadzonej działalności.

Jakie są kary za wpłaty na rachunek spoza białej listy?

Ewentualne kary za uregulowanie zobowiązania na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście zostały uwzględnione przez ustawodawcę zarówno w podatku dochodowym jak i podatku VAT.Ważne!
Kary za wpłaty na rachunek spoza białej listy będą nakładane na podatników dopiero w momencie wpłat realizowanych po 31 grudnia 2019 roku.

Konsekwencje w PIT opłacenia faktury na rachunek spoza wykazu

Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, przedsiębiorca który:

  • zawarł transakcję ze sprzedawcą, który jest czynnym podatnikiem VAT i
  • dokonał płatności za fakturę, której wartość przekracza kwotę 15.000 zł na rachunek spoza białej listy

-nie może ująć takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.
W sytuacji gdy przedsiębiorca ujął w kosztach podatkowych wydatek, który nie został opłacony na rachunek sprzedawcy znajdujący się na białej liście ma obowiązek:

  • pomniejszyć koszt uzyskania przychodów lub
  • zwiększyć przychody (w sytuacji, gdy kwota kosztów podlegająca zmniejszeniu jest niewystarczająca)

Operacji tych należy dokonać w miesiącu, w którym została dokonana zapłata na rachunek spoza białej listy.

Przykład 1.

Pan Łukasz zakupił w grudniu 2019 roku materiały biurowe od czynnego podatnika VAT otrzymując fakturę, której wartość brutto to 20.000 zł. Faktura została ujęta w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki w dniu jej wystawienia, a więc w grudniu 2019. Pan Łukasz opłacił fakturę w dniu 2 stycznia 2020 roku tak jak dotychczas czyli na ROR sprzedawcy. Czy na pana Łukasza zostanie nałożona kara za wpłatę na rachunek spoza białej listy?

Tak, w związku z tym, że przelew został zrealizowany w styczniu 2020 roku na rachunek, który nie znajduje się w wykazie pan Łukasz ma obowiązek wyksięgowania kosztu z kolumny 13 KPiR w styczniu 2020. Jeżeli wartość poniesionych w styczniu kosztów będzie mniejsza niż wartość faktury pan Łukasz powinien powiększyć w styczniu wartość przychodów w kolumnie 8 KPiR.Ważne!
Sposoby weryfikacji numerów rachunków bankowych sprzedawców z białą listą zostały opisane w artykule: Biała lista podatników od września 2019 roku – jak weryfikować kontrahentów?

Konsekwencje w VAT opłacenia faktury na rachunek spoza wykazu

Sankcje w podatku VAT z tytułu uregulowania faktury na rachunek, który nie znajduje się na białej liście znajdują się w art. 117ba Ordynacji podatkowej. Zgodnie z nim przedsiębiorca który:

  • zawarł transakcję z czynnym podatnikiem VAT,
  • zawarł transakcję o wartości przewyższającej 15.000 zł i
  • dokonał zapłaty na rachunek sprzedawcy, który nie znajduje się na białej liście

- odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe w części proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę lub świadczenie usług której płatność dotyczyła.

Przykład 2.

Pan Aleksander dokonał płatności w kwocie 20.000 zł w dniu 2 stycznia 2020 roku na ROR sprzedawcy. W związku z tym, że jest to jego stały dostawca od kilku lat nie sprawdził on czy numer rachunku bankowego znajduje się na białej liście. Czy na pan Aleksander musi liczyć się z konsekwencjami podatkowymi z tytułu niedopełnienia obowiązków podatkowych?

Tak, w związku z tym, że numery rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (tzw. ROR) nie znajdują się na białej liście podatników VAT, a wartość transakcji przekracza 15.000 zł pan Aleksander odpowiada solidarnie za ewentualne zaległości z tytułu podatku VAT ze sprzedawcą w sytuacji, gdy ten nie opłaci w terminie zobowiązania wynikającego z deklaracji VAT za okres w którym miała miejsce sprzedaż.

Jak uniknąć kary za wpłaty na rachunek spoza białej listy?

Ustawodawca, wychodząc naprzeciw podatnikom, dał szansę na uniknięcie sankcji za uregulowanie transakcji na rachunek, który nie znajduje się w wykazie. Zgodnie z art. 22p ust. 4 ustawy o PIT, podatnik nie ponosi konsekwencji w podatku dochodowym jeżeli w terminie 3 dni od zlecenia przelewu złoży zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu zapłaty na rachunek nieznajdujący się na białej liście podatników VAT.Ważne!
Zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
W kwestii uniknięcia sankcji z tytułu solidarnej odpowiedzialności ustawodawca przewidział dwie możliwości, z których podatnik może skorzystać. Jednym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Przedsiębiorca nie będzie również odpowiadał solidarnie za zobowiązanie podatkowe ze sprzedawcą jeżeli dokonał zapłaty na rachunek, który nie znajduje się na białej liście jednak zastosował mechanizm podzielonej płatności.

Podsumowując, aby uniknąć kary za wpłaty na rachunek spoza białej listy przedsiębiorcy powinni weryfikować czy numer konta znajduje się w wykazie przed dokonaniem płatności. Jeżeli jednak okaże się po zleceniu przelewu, że rachunek nie jest widoczny na białej liście mają 3 dni na złożenie zawiadomienia o tym fakcie do naczelnika urzędu skarbowego. Dzięki temu nie będą odpowiadać solidarnie ze sprzedawcą za VAT nierozliczony z tytułu transakcji oraz nie utracą prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.