Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT i wykorzystujący samochód osobowy w działalności, niezależnie czy jest on firmowym środkiem trwałym, elementem majątku prywatnego, czy jest wykorzystywany na podstawie umowy leasingu lub najmu - jeżeli chce mieć prawo do odliczania 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem, ma on obowiązek prowadzenia kilometrówki. Dowiedz się, w jaki sposób powinna być prowadzona kilometrówka dla celów VAT i kto jest zobowiązany do jej prowadzenia!

Czym jest kilometrówka dla celów VAT?

Kilometrówka dla celów VAT to ewidencja przebiegu pojazdu, która ma potwierdzić wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej (co warunkuje prawo do pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem). W związku z powyższym musi być bardzo szczegółowa, gdyż zawarte w niej informacje powinny jednoznacznie potwierdzać, że w ramach użytkowania pojazdu nie wystąpiły przypadki jego użycia do celów niezwiązanych z działalnością. Przedsiębiorca uwzględnia zatem wszystkie trasy, jakie pokonał w danym miesiącu, z rozbiciem na poszczególne dni, w związku z działalnością. Nie obowiązują go przy tym żadne limity przejechanych kilometrów.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • datę rozpoczęcia (i zakończenia) prowadzenia ewidencji,

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, który będzie zawierał: numer, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko kierowcy (jeśli nie jest to podatnik),

  • łączną wartość przejechanych kilometrów w danym okresie rozliczeniowym i na koniec prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka dla celów VAT- kto ją prowadzi i kiedy?

Obowiązek prowadzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorcy będącym czynnym podatnikiem VAT, który chce mieć prawo do odliczenia 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją:

  • samochodów osobowych,

  • samochodów ciężarowych do 3,5 tony (przy założeniu, że nie posiadają zaświadczenia VAT-1/VAT-2)

  • motocykli,

  • innych pojazdów poniżej 3,5 tony, które nie zostały wymienione w ustawie jako konstrukcyjnie, przeznaczone wyłącznie do działalności.

Przy czym, poza obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów:

  • pojazd powinien być wykorzystywany do czynności opodatkowanych tylko w prowadzonej działalności,

  • pojazd powinien zostać zgłoszony do urzędu za pomocą formularza VAT-26 (w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany ze zgłaszanym pojazdem),

  • stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w działalności.

Ważne!
Dla pojazdu spełniającego warunki uznania go za pojazd ciężarowy, m. in. o masie powyżej 3,5t lub poniżej 3,5t z VAT-1 lub VAT-2, przysługuje pełne odliczenie VAT, bez obowiązku prowadzenia kilometrówki.
W sytuacji, gdy podatnik nie złoży formularza VAT-26 w terminie nie ma prawa do 100% odliczania podatku VAT, a jedynie do 50% od wydatków związanych z pojazdem, poniesionych przed dniem zgłoszenia. Pełne odliczenie podatku VAT będzie możliwe dopiero po złożeniu informacji VAT-26, począwszy od dnia, w którym podatnik złoży formularz.

Kilometrówka dla celów VAT w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl umożliwia prowadzenie kilometrówki w formie online. W celu rozpoczęcia prowadzenia kilometrówki w systemie należy uzupełnić dane dotyczące stanu licznika na początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności. Aby to zrobić należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA. W wygenerowanym oknie należy jako ZDARZENIE wskazać: Początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności, z listy wybrać POJAZD, którego dotyczy kilometrówka dla celów VAT oraz uzupełnić DATĘ POMIARU i STAN LICZNIKA. 

Kilometrówka dla celów vat w systemie wfirma.pl

W celu dodawania wpisów dotyczących tras oraz przejechanych kilometrów w ramach działalności w systemie, należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS oraz uzupełnić dane dotyczące odbytej w danym dniu trasy. 

Kilometrówka dla celów vat - dodawanie trasy w systemie

Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego należy dodać stan licznika pojazdu na koniec miesiąca w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA, gdzie jako zdarzenie należy wybrać: KONIEC MIESIĄCA.