Księga przychodów i rozchodów ewidencjonuje wszystkie zdarzenia gospodarcze związane z prowadzoną działalnością, zarówno przychody jak i koszty jednostki. Podstawowym aktem prawnym określającym zasady prowadzenia księgi jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Księga przychodów i rozchodów - kogo obowiązuje?

Zgodnie z art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do prowadzenia KPiR są zobowiązane:

  • spółki cywilne

  • spółki jawne 

  • spółki partnerskie

  • osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą, nieopodatkowane ryczałtem, 

Muszą one jednak spełnić warunek konieczny, który mówi, że aby móc prowadzić ewidencję w formie księgi przychodów i rozchodów, przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok podatkowy nie mogą przekroczyć 2 000 000 euro w przeliczeniu na PLN wg średniego kursu NBP (dla 2019 r. limit ten wynosi 8 559 000 zł). Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia pełnej księgowości.

Zawiadomienie o założeniu KPiR

1 stycznia 2018 r. został zniesiony obowiązek zawiadamiania urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. W związku z tym informację o rodzaju prowadzenia ewidencji księgowych, należy ująć we wniosku CEIDG w rubryce numer 20.

Obowiązek przechowywania KPiR

Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana wraz z dokumentacją w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie przedsiębiorstwa. Można ją też prowadzić w formie elektronicznej. Okres przechowywania KPiR wynosi 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku).

Księga przychodów i rozchodów - konstrukcja 

Przepisy ściśle określają jak ma wyglądać właściwa budowa KPiR. Zgodnie z nimi powinna zawierać 17 kolumn, gdzie każda z nich ma określoną zawartość oraz ułożenie.

  • Kolumna 1 - liczba porządkowa (na jej podstawie oznaczane są również dowody księgowe, które są podstawą zapisu)

  • Kolumna 2 - dzień miesiąca (wynika z dokumentu, który jest podstawą zapisu np. data poniesienia wydatku lub przychodu)

  • Kolumna 3 - numer dowodu (jeżeli zapisu dokonujemy na podstawie faktury wpisujemy numer widniejący na dokumencie) 

  • Kolumna 4 - nazwa podmiotu (w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko, w przypadku firmy - nazwę firmy)

  • Kolumna 5 - adres kontrahenta 

  • Kolumna 6 - rodzaj przychodu lub wydatku (konkretnie określone zdarzenie gospodarcze)

  • Kolumna 7 - wartość sprzedanych towarów i usług 

  • Kolumna 8 - pozostałe przychody ze sprzedaży (np. odsetki od lokat bankowych) 

  • Kolumna 9 - suma wartości z kolumny 7 i 8 

  • Kolumna 10 - wartość zakupionych towarów i materiałów według cen zakupu

  • Kolumna 11 - koszty uboczne (związane z zakupem np. koszt transportu, załadunek, ubezpieczenie w drodze)

  • Kolumna 12 - wartość wynagrodzeń brutto (w naturze lub gotówce). W naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia) 

  • Kolumna 13 - pozostałe koszty nie ujęte w kolumnie 11 i 12 (np. amortyzacja, wydatki za media)

  • Kolumna 14 - suma wartości z kolumny 12 i 13 

  • Kolumna 15 - kolumna wolna (podatnik może ująć w niej inne zdarzenia gospodarcze nie wymienione w poprzednich kolumnach)

  • Kolumna 16 - koszty działalności badawczo-rozwojowej (mowa o nich w art.26e ustawy o podatku dochodowym. Koszty te należy zsumować po zakończeniu roku)

  • Kolumna 17 - uwagi (informacje dodatkowe dotyczące zapisów w kolumnach 2-16)

Na koniec każdego miesiąca powinno się dokonać podsumowania KPIR. Polega ono na podkreśleniu wszystkich wpisów za dany miesiąc oraz wyliczeniu sum dla każdej z poszczególnych kolumn. Wartości wykazane w KPIR są uwzględniane podczas wyliczania zaliczek na podatek dochodowy za dany okres.

Księga przychodów i rozchodów jest najprostszą formą prowadzenia ewidencji księgowej. Przeznaczona jest głównie dla małych podatników rozliczających się z podatku dochodowego, liniowo lub na zasadach ogólnych, których przychody nie przekraczają ściśle określonego progu. Podatnik zobowiązany jest ująć w ewidencji KPIR wszystkie koszty i przychody jakie uzyskał w danym roku. Na podstawie ewidencji prowadzonej w postaci KPiR można również analizować kondycję danego przedsiębiorstwa.