Osoby rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce uzyskują coraz więcej zachęt. Powyższe zachęty mają na celu pomoc osobom, które zdecydują się na założenie własnej firmy. Założenie działalności gospodarczej wiąże się przede wszystkim z wyborem formy opodatkowania podatkiem dochodowym. Powyższy wybór powoduje również pośrednio wybór formy prowadzenia księgowości w nowej działalności gospodarczej. Czy księga przychodów i rozchodów, to wymagana forma ewidencji podatkowej? Przeczytaj i dowiedz się więcej!

Co to jest działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym

Definicję legalnej działalności gospodarczej zawarto w art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 200 ze zm.), dalej jako ustawa o PIT. W myśl tego przepisu, ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej oznacza to działalność zarobkową:

  • wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową;
  • polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż;
  • polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych;
  • prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Formy opodatkowania podatkiem dochodowym w Polsce

Decydując się na prowadzenie określonej działalności gospodarczej, musimy dokonać wyboru formy opodatkowania podatkiem PIT. Wybór ten jest bardzo ważny, gdyż wpływa nie tylko na wysokość przyszłego podatku, ale też na rodzaj i zakres prowadzonych ewidencji księgowych. Podstawową formą opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej, jest opodatkowanie na ogólnych zasadach przy zastosowaniu skali podatkowej.

Podatnik ma do wyboru również opodatkowanie według jednolitej 19% stawki, czyli podatkiem liniowym. Możemy również wybrać opodatkowanie jedną ze zryczałtowanych form opodatkowania:

  • ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,

  • kartą podatkową.

W zależności od formy wyboru opodatkowania, podatnik musi prowadzić odpowiednią ewidencję księgowo - podatkową.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - kto jest zobowiązany ją prowadzić?

Jedną z rodzajów ewidencji, jakie musi prowadzić podatnik prowadzący działalność gospodarczą i rozliczający podatek w innej formie niż zryczałtowana, jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe zasady prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2017 r., poz. 728).

W myśl § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

W jaki sposób podatnik powinien prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów

Zgodnie z § 11 pkt 1 ww. rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (§ 11 pkt 2).

Stosownie do treści § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1).

Ponadto – zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 omawianego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  1. Wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

  2. Datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;

  3. Przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

  4. Podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;

  5. Oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Księga przychodów i rozchodów a obowiązek informowania o jej prowadzeniu 

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą przed 1 stycznia 2018 r. byli zobowiązani poinformować naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Od 1 stycznia 2018 r. zniesiony został obowiązek składania zawiadomień o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez podatników. Powyższe postanowienie, wynika z uchylenia z dniem 1 stycznia 2018 r. w art. 24a ustawy o PIT ust. 3a-3c.

Ponadto, co istotne w przypadku powierzenia prowadzenia pkpir biuru rachunkowemu, nie ma również konieczności informowania o tym naczelnika urzędu skarbowego. Wprowadzone zmiany mają na celu ograniczenie liczby procedur związanych z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej przez małych przedsiębiorców. Powyższe zmiany należy uznać za pozytywne. Dzięki tym zmianom podatnicy, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności w 2018 r. albo w 2017 r. korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym i zdecydowali się na zmianę od 1 stycznia 2018 r. formy opodatkowania, co zobligowało ich do prowadzenia pkpir lub w 2017 r. prowadzili księgi rachunkowe, ale przestaną istnieć przesłanki zobowiązujące do ich prowadzenia i będą mogli od 1 stycznia 2018 r. prowadzić pkpir, nie będą musieli informować naczelników urzędów skarbowych o prowadzeniu pkpir.

Przykład 1.

Podatnik 1 lutego 2018 r założył działalność gospodarczą. Jako formę opodatkowania wybrał podatek liniowy. Podatnik zlecił prowadzenie swojej rachunkowości biuru rachunkowemu. Po konsultacji z biurem podatnik zdecydował, iż formą ewidencji będzie podatkowa księgą przychodów i rozchodów. Podatnik o powyższym wyborze nie będzie musiał informować naczelnika urzędu skarbowego.