Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do rozliczania się z urzędem skarbowym. Jedną z najczęściej wybieranych form prowadzenia ewidencji księgowej przez małych przedsiębiorców jest Księga Przychodów i Rozchodów, tj. KPiR.

Księga Przychodów i Rozchodów- cel i zadania

Celem prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów jest przedstawienie osiąganych przychodów i rozchodów, co oznacza, że podatnik rejestruje w niej wszystkie przychody ze sprzedaży oraz koszty, jakie poniósł w związku z prowadzoną działalnością.

Dzięki prowadzeniu takiej ewidencji przedsiębiorca może w prosty sposób określić swoje zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i w prawidłowy sposób rozliczyć się z urzędem skarbowym w danym okresie. Poza rolą podatkową, Księga Przychodów i Rozchodów jest doskonałym źródłem informacji na temat tego jak prosperuje przedsiębiorstwo i czy działa w efektywny sposób.

Księga Przychodów i Rozchodów- budowa

Budowa KPiR nie jest przypadkowa. Jej wzór został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z nim Księga Przychodów i Rozchodów składa się z 17 kolumn, gdzie:

  • kolumna 1 zawiera liczbę porządkową, która równocześnie opisuje dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu;

  • kolumna 2 to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu, tj data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu;

  • kolumna 3 określa numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia sprzedaży;

  • kolumna 4 jest przeznaczona do wpisywania nazwy podmiotu będącego stroną transakcji. W przypadku osób fizycznych jest to-imię i nazwisko, natomiast w przypadku firmy jej nazwa. Jeżeli zapis dotyczy przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień oraz dowodów wewnętrznych, kolumna ta pozostaje pusta;

  • kolumna 5 to adresy kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z poprzedniej kolumny;

  • kolumna 6 określa rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup gwoździ, zapłata za naprawę auta, sprzedaż towaru… ;

  • kolumna 7 zawiera wartość sprzedanych towarów i usług;

  • kolumna 8 oznacza pozostałe przychody, np. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku, odsetki od lokat bankowych;

  • kolumna 9 to suma wartości z kolumn 7 i 8;

  • kolumna 10 ujmuje zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;

  • kolumna 11 oznacza koszty uboczne związane z zakupem, np. koszty dotyczące transportu, ubezpieczenia w drodze;

  • kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) z tytułu umowy o pracę, zlecenie czy dzieło.. Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia;

  • kolumna 13 zawiera pozostałe koszty (poza wymienionymi w kolumnach 10-12). W kolumnie tej wpisuje się wydatki, takie jak np. czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych;

  • kolumna 14 to suma wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

  • kolumna 15 jest wolna, by przedsiębiorca mógł ewentualnie ująć w niej inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13;

  • kolumna 16 dotyczy kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania;

  • kolumna 17 to ewentualne uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Księga Przychodów i Rozchodów - kto prowadzi ewidencję?

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów tyczy się:

  1. osób fizycznych, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem,

  2. spółek cywilnych,

  3. spółek jawnych,

  4. spółek partnerskich.

Należy jednak pamiętać, że warunkiem koniecznym, by móc prowadzić ewidencję w formie KPiR jest to, że przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekroczyć równowartości 2 000 000 euro (w 2019 r stanowi to równowartość 8 559 000 zł). W przeciwnym razie, prowadzenie uproszczonej księgowości nie będzie możliwe ze względu na ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Księga Przychodów i Rozchodów a konieczność zawiadomienia o jej założeniu

Od 1 stycznia 2018 nie ma już obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o prowadzeniu KPiR. Zmiana ta miała na celu ograniczenie liczby procedur związanych z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. W momencie, gdy rejestrowana jest firma jednoosobowa, to we wniosku CEIDG jest rubryka, w której wskazuje się ten rodzaj prowadzenia dokumentacji oraz firmę, która prowadzi dokumentację rachunkową. W CEIDG zgłaszane jest również zakończenie współpracy z biurem rachunkowym.

Księga Przychodów i Rozchodów - przechowywanie

Księga Przychodów i Rozchodów (o ile jej prowadzenie nie zostało zlecone biuru rachunkowemu) musi być przechowywana wraz z dokumentacją w miejscu wskazanym, jako siedziba przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności.

Jeśli jednak KPiR prowadzi biuro rachunkowe, to księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro. Natomiast w miejscu wykonywania działalności musi być prowadzona i przechowywana ewidencja sprzedaży, chyba że obroty ewidencjonowane są przy zastosowaniu kas fiskalnych.

Księga Przychodów i Rozchodów nie musi być prowadzona w wersji papierowej, można ją przechowywać na informatycznych nośnikach danych.

Księgę Przychodów i Rozchodów należy przechowywać przez 5 lat i co istotne, okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.