Koszty uzyskania przychodu są koniecznym elementem prawidłowego obliczenia wynagrodzenia pracownika. Zastosowanie właściwej stawki ma wpływ na wyliczenie podatku, a co za tym idzie – wpływa na wynagrodzenie, które jest wypłacane pracownikowi. Koszty uzyskania przychodu pracownika, mają zrekompensować mu między innymi wydatki związane z dojazdem do pracy, dlatego różnią się w zależności od tego, czy pracownik pracuje i mieszka w tej samej miejscowości, czy dojeżdża.

Koszty uzyskania przychodu pracownika związane z dojazdem do pracy

Z uwagi na miejsce zamieszkania pracownika, stosuje się koszty:

  • podstawowe – w wysokości 111,25 zł, ale nie więcej niż 1335 zł rocznie;

  • podwyższone – 139,06 zł, ale nie więcej niż 1668,72 zł rocznie.

Oprócz kosztów podstawowych i podwyższonych, pracodawca w celu obliczenia podatku pracownika może w szczególnych sytuacjach zastosować 50% koszty autorskie. Są one istotną ulgą dla niektórych grup pracowników, ale można je stosować w ściśle określonych sytuacjach.

Art. 22 ust. 9 pkt 3 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami, określa się w wysokości 50 procent kosztów uzyskania przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

Którzy pracownicy mogą skorzystać z 50 procent kosztów uzyskania przychodu w 2018?

Od 1 stycznia 2018 roku. weszła w życie ustawa z 27 października 2017 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym, od osób fizycznych ustawy o podatku dochodowym, od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 2175), która do ustawy o PIT dodała pkt.9 b, który precyzuje, że 50 procent kosztów uzyskania przychodu może być stosowane do działalności:

  • twórczej – w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, urbanistyki, literatury pięknej, sztuk plastycznych, muzyki, fotografiki, twórczości audiowizualnej, programów komputerowych, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

  • badawczo-rozwojowej oraz naukowo-dydaktycznej;

  • artystycznej – w dziedzinie sztuki aktorskiej i estradowej, reżyserii teatralnej i estradowej, sztuki tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki, instrumentalistyki, kostiumografii i scenografii;

  • w dziedzinie produkcji audiowizualnej reżyserów, scenarzystów, operatorów obrazu i dźwięku, montażystów, kaskaderów;

  • publicystycznej.

Z uwagi na liczne głosy krytyki oraz niejasności interpretacyjne dnia 15 czerwca 2018 r. zmieniono katalog działalności, do których można stosować 50 procent kosztów uzyskania przychodu. Do już wymienionych dodano:

  • działalność twórczą – w dziedzinie inżynierii budowlanej, wzornictwa przemysłowego, twórczości audialnej, gier komputerowych;

  • działalność muzealniczą – w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

  • działalność konserwatorską;

  • tłumaczenia.

Zrezygnowano z określenia zawężającego działalność twórczą do literatury pięknej, na rzecz ogólnie działalności w zakresie literatury, a także sprecyzowano zakres działalności badawczo-rozwojowej oraz naukowo-dydaktycznej dodając, że działalność dydaktyczną prowadzoną na uczelni.

Ważne!
Wprowadzony ustawą z dnia 15 czerwca 2018 r. nowy zakres działalności ma zastosowanie do dochodów uzyskanych już od 1 stycznia 2018 r.

50 procent kosztów uzyskania przychodu można stosować zarówno w przypadku umowy o pracę, jak i umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Ważny jest skutek jakim jest powstanie konkretnego dzieła oraz przeniesienie praw autorskich z osoby wykonującej – pracownika/ zleceniobiorcy na osobę zamawiającą – pracodawcę/zleceniodawcę. Od 1 stycznia 2018 r. podwyższono limit zastosowania 50 procent kosztów uzyskania przychodu z 42 764 zł do 85 528 zł.

Jakie warunki trzeba spełnić aby móc stosować autorskie koszty uzyskania przychodów?

Jak zwykle „diabeł tkwi w szczegółach” i nie wystarczy wykonywać jedną z wymienionych w ustawie działalności, aby móc stosować 50 procent kosztów uzyskania przychodu. Świadczą o tym wydawane interpretacje indywidualne Krajowej Informacji Skarbowej, które w dużej mierze kwestionują prawo do korzystania z tej ulgi.

W jednej z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lutego 2018 r. (sygn. 0112-KDIL3-1.4011,384.2017.2.KF) podkreślono, że „o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich decyduje zatem fakt uzyskania przychodu jako wynagrodzenia za korzystanie z praw autorskich i pokrewnych (lub rozporządzania tymi prawami) do utworu, będącego przedmiotem prawa autorskiego w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2017 r. poz.880 z późn. zm.)”. Czyli ważne jest ustalenie czy przychód został osiągnięty z tytułu praw autorskich, a to czy podatnik jest twórcą należy ustalić w odniesieniu do innych przepisów. We wspomnianej ustawie o prawie autorskim, utworem w rozumieniu prawa autorskiego są utwory:

  • wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe;

  • plastyczne;

  • fotograficzne;

  • lutnicze;

  • wzornictwa przemysłowego;

  • architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne;

  • muzyczne i słowno-muzyczne;

  • sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne;

  • audiowizualne (w tym filmowe).

Bardzo ważne zatem jest, aby w umowie o pracę lub innych umowach, które są zawierane w przypadku działalności twórczej, korzystającej z 50% kosztów uzyskania przychodu zawrzeć informację, że przedmiotem umowy jest wykonanie: utworu, dzieła, czy dobra materialnego, podlegającego ochronie na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Kiedy można stosować autorskie koszty uzyskania przychodów?

Zastosowanie kosztów autorskich będzie możliwe dopiero wówczas, gdy autor uzyska przychód za wykonanie dzieła będącego przedmiotem prawa autorskiego, a także gdy przekaże prawa autorskie lub udzieli licencji podmiotowi zamawiającemu. Te dwa warunki muszą być spełnione łącznie i są one warunkiem stosowania 50 procent kosztów uzyskania przychodu.

W związku z powyższym niezbędne jest, aby w umowie o pracę lub w regulaminie wynagradzania zawarta była informacja jaka część wynagrodzenia za pracę stanowi honorarium za przeniesienie praw autorskich. Należy także pamiętać, że nie wystarczy określić jaki procent czasu pracy pracownik poświęca na pracę twórczą, gdyż powstanie utworu, w rozumieniu ustawy nie jest uzależnione od czasu, jaki się poświęca na jego wykonanie, ale od finalnego efektu. Sama ewidencja czasu pracy z wyszczególnionymi godzinami poświęconymi na pracę twórczą nie wystarczy, aby można uznać, że w przypadku danego pracownika można zastosować 50 procent kosztów uzyskania przychodu. Może się zdarzyć bowiem, że w danym miesiącu pracownik nie ukończy danego dzieła i w związku z tym nie będzie podstaw do naliczenia autorskich kosztów.

Ważne!
Ewidencja czasu pracy zawierająca procentowy udział pracy twórczej, za którą należą się 50 procent kosztów uzyskania przychodu nie jest podstawą do ich stosowania. Może mieć ona tylko charakter pomocniczy. Zasadniczą przesłanką do stosowania kosztów autorskich jest powstanie w wyniku pracy twórczej dzieła w rozumieniu ustawy o prawie autorskim.

Reasumując, w przypadku zastosowania 50 procent kosztów uzyskania przychodu, należy zwrócić szczególną uwagę, czy efekt finalny pracy danej osoby spełnia wymogi utworu w rozumieniu ustawy o prawach autorskich. Należy mieć na uwadze, że organy kontrolujące coraz częściej wydają decyzje o zapłacie podatku dochodowego nie wykazanego przez płatników w związku z zastosowaniem autorskich kosztów i to do 5 lat wstecz. Aby uniknąć takich sytuacji trzeba zadbać o szczegółową dokumentację  – od odpowiednich zapisów w umowie o pracę, umowie zlecenia czy o dzieło, poprzez ewidencję czasu pracy, na przeniesieniu praw autorskich kończąc.