Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji firmowej przez ustalony przez ustawodawcę okres. W zależności od rodzaju dokumentacji czy są to: dokumenty dla urzędu skarbowego, ZUS przedsiębiorcy czy ZUS pracowników - są różne terminy, w którym występuje konieczność przechowywania dokumentów. Sprawdźmy, które dokumenty firmowe można wyrzucić w 2020 roku!

Dokumentację dla urzędu skarbowego, którą jest m.in. 

  • KPIR i Ewidencja przychodów,

  • rejestry zakupu i sprzedaży VAT,

  • dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty,

  • ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów,

  • deklaracje – VAT oraz roczne PIT,

należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat).

Ważne!
W związku z powyższym w 2020 r. dokumenty, które można co do zasady wyrzucić obejmują dokumentację do 2013 r. włącznie. Natomiast dokumentację dla urzędu skarbowego za 2014 r., którego termin płatności minął 30 kwietnia 2015 r., trzeba zachować do końca 2020 roku kalendarzowego.
Przy utylizowaniu dokumentów firmy należy wziąć pod uwagę czy nie powstały okoliczności wydłużające okres, w którym upływa termin przechowywania dokumentów (art. 70 ustawy - Ordynacja Podatkowa).
 
W przypadku dokumentacji ZUS dotyczącej przedsiębiorcy np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA czy ZUS DRA termin wynosi 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS (dotyczy dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).
 
Ważne!
Na koniec 2019 r. podatnik spokojnie może zlikwidować dokumentację ZUSowską dotyczącą przedsiębiorcy z lat 2012-2014.

Osoba nie stosująca się do obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej może zostać ukarana karą grzywny, która w skrajnych przypadkach wyniesie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.