Używanie samochodu osobowego w działalności gospodarczej to obecnie pewien standard, gdyż to nie tylko ułatwia dojazd do klientów, ale także usprawnia załatwianie bieżących spraw oraz pozwala zaoszczędzić czas - oczywiście jeżeli nie utkniemy w korkach. Przedsiębiorcy, nabywając nowy środek transportu, często zastanawiają się, czy korzystniejszy będzie zakup na fakturę, czy może jednak leasing. Odpowiedź rzecz jasna zależy głównie od indywidualnych warunków danej osoby, jednakże przy podejmowaniu decyzji warto znać możliwości, jakie dają obie z dostępnych form zakupu.

Zakup samochodu osobowego

Zakup samochodu osobowego na fakturę często wiąże się z dosyć wysokim wydatkiem, który musi zostać sfinansowany albo z oszczędności podatnika, albo ze środków uzyskanych z kredytu - w przypadku np. pojazdów o znacznej wartości. Kwestia wyboru odpowiedniej formy nabycia - jak zostało wspomniane na wstępie - zależy w dużej mierze od indywidualnej sytuacji podatnika, dlatego też przejdźmy do omówienia sposobu rozliczenia zakupu w przypadku czynnego podatnika VAT prowadzącego ewidencję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jeżeli wartość samochodu osobowego przekracza kwotę 3.500 zł, to podatnik co do zasady powinien wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Standardowa stawka amortyzacji w przypadku samochodów osobowych wynosi 20% w skali roku, dlatego też okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie przekracza 60 miesięcy (5 lat). Jeżeli samochód jest pojazdem używanym w rozumieniu ww. ustawy, czyli przed jego nabyciem był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesięcy, to stawka amortyzacji możliwa do zastosowania powiększa się do wartości 40% w skali roku. Wówczas okres amortyzacji skraca się do 30 miesięcy (2,5 roku).

W odniesieniu do samochodu osobowego zastosowano pewne ograniczenie (art. 23 ust. 1 pkt 4) w kwestii wysokości odpisów amortyzacyjnych możliwych do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów. Otóż nie mogą one stanowić kosztu odpisy w części ustalonej od wartości samochodu przekraczającej równowartość 20.000 euro. Przeliczenia na złote należy dokonać według kursu średniego narodowego Banku Polskiego ogłaszanego na dzień przekazania pojazdu do używania.

Wydatki poniesione na utrzymanie samochodu firmowego mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Chodzi głównie o koszty bieżącej eksploatacji, zakupu części, paliwa, ubezpieczenia OC itp - z wyjątkiem ubezpieczeń dobrowolnych. Jeżeli pojazd był sfinansowany ze środków pochodzących z kredytu, wówczas podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów przedsiębiorstwa również zapłacone zgodnie z harmonogramem odsetki.  

UWAGA! Składki na dobrowolne ubezpieczenie samochodu osobowego (AC) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu od wartości ustalonej zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT.

Art. 23 ust. 1 pkt 47

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia

Warto również zwrócić uwagę na nowe regulacje odnośnie odliczania podatku od towarów i usług przy nabyciu samochodów osobowych oraz wydatków z nim związanych. Od 1 kwietnia 2014 r., za sprawą kolejnych zmian w ustawie o VAT, podatnik ma pełne prawo do odliczenia całości podatku, jeżeli pojazd firmowy jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak to nie wszystko, ponieważ należy spełnić dodatkowe warunki, tj:

  • zgłosić samochód do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,

  • prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT, innymi słowy kilometrówkę,

  • sporządzić regulamin wykorzystywania pojazdu w firmie.

Spełnienie powyższych wymagań jest konieczne, aby wykluczyć ewentualne użycie pojazdu dla celów prywatnych zarówno przedsiębiorcy, jak i zatrudnionych pracowników. W przeciwnym przypadku podatnik traci prawo do pełnego odliczania VAT. Wówczas możliwe jest odliczenie jedynie 50% podatku od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego eksploatacją - z wyjątkiem paliwa, od którego odliczenie będzie możliwe dopiero od 1 lipca 2015 r.

Leasing samochodu osobowego

Podatnicy mają również inną możliwość nabycia samochodu osobowego na firmę - w formie umowy leasingu. Wśród dostępnych do wyboru opcji znajdują się leasing operacyjny oraz leasing finansowy. W przypadku tego pierwszego przedmiot umowy pozostaje składnikiem majątku finansującego - i to on jest zobowiązany do dokonywania amortyzacji. Jeśli chodzi o leasing finansowy jest na odwrót, czyli leasingobiorca zalicza przedmiot umowy do własnych środków trwałych oraz poddaje odpisom amortyzacyjnym. W praktyce najczęściej wybieranym przez przedsiębiorców jest leasing operacyjny, głównie z uwagi na niższe koszty na początku okresu. Znaczenie może mieć również fakt, iż przy leasingu finansowym cały podatek VAT należy uiścić z góry.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą konieczne jest, aby umowa leasingu operacyjnego była zawarta na okres oznaczony - stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji. Jak zostało wspomniane, czas amortyzacji dla samochodów osobowych wynosi 5 lat, zatem okres umowy nie może być krótszy niż 2 lata. Istotne jest również, aby suma opłat objętych umową odpowiadała co najmniej wartości początkowej środka trwałego, pomniejszonej o podatek VAT.

Nabywca samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego zalicza do kosztów uzyskania przychodów faktury za opłatę wstępną oraz kolejne raty leasingowe. W odniesieniu do pozostałych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu podatnik ma prawo do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów bez limitów, z wyjątkiem dobrowolnego ubezpieczenia AC, o którym mowa była wcześniej.

Co do zasady w przypadku samochodów osobowych użytkowanych przez leasing obowiązują takie same warunki odliczania podatku VAT jak przy nabyciu na fakturę. W celu pełnych odliczeń VAT podatnik zobowiązany jest do zgłoszenia samochodu firmowego do urzędu, prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu oraz sporządzenia regulaminu. Jeżeli tego nie dokona, wówczas posiada prawo do odliczenia 50% VAT od opłaty wstępnej, rat leasingowych oraz pozostałych wydatków - oprócz zakupu paliwa. Warto wspomnieć, iż odliczenie podatku od opłat leasingowych nie zostało ograniczone limitem kwotowym, jak to miało miejsce przed 1 kwietnia 2014 r. (przedsiębiorca mógł odliczyć łącznie jedynie 60% podatku VAT, jednak nie więcej niż 6.000 zł). Zatem obecnie podatnik będzie miał prawo odliczyć od każdej raty leasingowej 50% podatku VAT, jeżeli zrezygnuje z pełnego odliczenia. Pozostała część podatku będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu ewidencjonowany do KPiR.

Jaką metodę wybrać - leasing czy zakup zwykły?

Dokonując ostatecznego wyboru w kwestii nabycia samochodu osobowego dla celów firmowych, należy spojrzeć nie tylko z punktu widzenia majątkowego, ale także podatkowego. W przypadku leasingu operacyjnego koszty nabycia pojazdu rozkładają się w czasie, przez co przedsiębiorstwo ma mniej obciążoną płynność finansową. Samochód osobowy nie stanowi majątku działalności gospodarczej, dlatego też nie należy martwić się dokonywaniem odpisów amortyzacyjnych. Kosztami są jedynie opłaty leasingowe oraz wydatki poniesione w związku z bieżącym użytkowaniem pojazdu.

W przypadku nabycia samochodu na fakturę należy go sfinansować jednorazowo w momencie zakupu, a to jest duże obciążenie dla przedsiębiorstwa, jeżeli płatność dokonywana jest ze środków znajdujących się na rachunku bankowym firmy. Korzyści podatkowe również nie są atrakcyjne, ponieważ nie jest możliwe ujęcie wydatku bezpośrednio w kosztach, a za pośrednictwem odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie.

Jak widać zatem, wybór odpowiedniego sposobu nabycia samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej zależy od wielu czynników. Warto wziąć pod uwagę możliwości majątkowe przedsiębiorcy, rodzaj prowadzonej działalności oraz dostępne korzyści podatkowe. W celu podjęcia ostatecznej decyzji najlepiej dokonać kalkulacji opłacalności obu przypadków.