Przedsiębiorcy, którzy prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) muszą wybrać w jaki sposób będą ujmowali koszty uzyskania przychodu. Dostępne są dwie formy, tj. metoda kasowa i metoda memoriałowa. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, na czym polega metoda kasowa rozliczania kosztów.

Na czym polega metoda kasowa w KPiR?

Metoda kasowa, zwana także metodą uproszczoną jest wybierana przez przedsiębiorców zdecydowanie częściej. Jest to związane z tym, że jest łatwiejsza w prowadzeniu, a jej głównym założeniem jest księgowanie kosztów w KPiR w dacie ich poniesienia, niezależnie czy dotyczą roku bieżącego czy też następnego.

Metoda kasowa nie wymaga także klasyfikowania kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywania do konkretnych przychodów, tak jak ma to miejsce przy zastosowaniu metody memoriałowej.

Co istotne, przedsiębiorca nie musi zgłaszać wyboru metody kasowej do Urzędu Skarbowego, ani w formularzu CEIDG-1. Jest to jego wewnętrzny sposób ewidencji kosztów. Ważne jest tylko, by wybraną przez siebie metodę stosował przez cały rok podatkowy, gdyż zmiana metody rozliczania kosztów nie może mieć miejsca w trakcie roku podatkowego.

Przykład 1.

Przedsiębiorca w dniu 1. marca 2019 r. wykupił polisę ubezpieczeniową na okres od marca 2019 do lutego 2020 w kwocie 1200 zł.

W jaki sposób zostanie ujęty ten koszt w KPiR jeśli przedsiębiorca ewidencjonuje koszty zgodnie z:

  1. metodą kasową

  2. metodą memoriałową

Ad a) Metoda kasowa zakłada, że koszt ewidencjonowany jest w dacie jego poniesienia. W tym wypadku cały wydatek zostanie zewidencjonowany 1. marca 2019.

Ad b) Metoda memoriałowa zakłada, że koszt który dotyczy przełomu roku księgowany jest proporcjonalnie do długości okresu w danym roku podatkowym. W związku z tym koszt związany z polisą ubezpieczeniową zostanie zaksięgowany:

w roku 2019 w wysokości: 10/12 * 1200 = 1000 zł,

w roku 2020 w wysokości: 2/12 * 1200 = 200 zł.

Przykład 2.

Przedsiębiorca wykupił 1. sierpnia 2019 roku polisę ubezpieczeniową OC samochodu obejmującą okres od 1. sierpnia 2019 do 1. lipca 2020, czyli 2 lata podatkowe.

Kiedy zostanie ujęty koszt wiedząc, że podatnik ewidencjonuje koszty w oparciu o metodę kasową?

Metoda kasowa zakłada, że koszt ujmowany jest w momencie jego poniesienia, a zatem w dacie wystawienia polisy (1 sierpnia 2019 roku). Nie ma w tym wypadku konieczności rozbijania kosztów na lata podatkowe.

Przykład 3.

Przedsiębiorca otrzymał w styczniu fakturę z datą wystawienia 8. stycznia 2019 roku za usługi telekomunikacyjne, za grudzień 2019 r.

W jakiej dacie powinien zostać ujęty koszt, jeżeli podatnik stosuje metodę kasową?

Ewidencjonując koszty za pomocą metody kasowej podatnik ujmuje je w dacie poniesienia - wystawienia faktury, zatem faktura za usługi telekomunikacyjne zostanie wpisana do KPiR z datą 8.stycznia 2019.

Metoda kasowa - wyjątki

Okazuje się, że istnieją koszty, które muszą być ujmowane w szczególny sposób, niezależnie od stosowanej metody. Wśród wyjątków od tej zasady wyróżnia się np. wypłacone wynagrodzenia, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacanego przez pracodawcę oraz zapłacone składki ZUS.

Jeżeli wypłata wynagrodzeń następuje w terminie wskazanym w umowie o pracę, innej umowie łączącej strony lub wynikającym z prawa pracy, pracodawca ma możliwość zaliczenia ich do kosztów w miesiącu, za który są należne. Jeżeli natomiast pracodawca spóźni się z wypłatą wynagrodzeń, to wydatek będzie ewidencjonowany w dacie faktycznej zapłaty.

Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne pracowników z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń, a w przypadku, gdy wynagrodzenia za dany miesiąc zgodnie z zawartymi umowami o pracę są wypłacane w miesiącu następnym - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca. Jeżeli termin ten nie zostanie dotrzymany, to tak jak w przypadku wynagrodzeń składki zostaną ujęte w KPiR w dacie faktycznej zapłaty.

Ważne!
Składki ZUS przedsiębiorcy zaliczane są do kosztów zawsze w momencie ich faktycznej zapłaty.

Przykład 4.

Zgodnie z zawartą umową, pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do 8. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie za luty 2019 r. zostało wypłacone 8. marca 2019 r..

W jakiej dacie należy wykazać wynagrodzenie w kosztach firmowych?

Wynagrodzenie jest kosztem uzyskania przychodu wobec, którego metoda kasowa nie ma zastosowania, dlatego należy je ująć w KPiR w lutym 2019 r., czyli w miesiącu, za który zostało naliczone, gdyż zostało wypłacone w terminie.

Przykład 5.

Zgodnie z regulaminem pracy, pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jednak wynagrodzenie za marzec 2019 r. zostało wypłacone dopiero 16. kwietnia 2019.

W jakiej dacie wykazać wypłacone wynagrodzenie w kosztach firmowych?

W związku z tym, że wypłata nastąpiła w dacie późniejszej, wynagrodzenia zostaną ujęte w dacie zapłaty tj. 16. kwietnia 2019.

Należy mieć na uwadze, że pojęcie metody kasowej występuje także na gruncie podatku VAT. Pojęcia jednak nie są tożsame i należy je rozgraniczyć. Metoda kasowa w VAT dotyczy bowiem momentu wykazania podatku należnego u sprzedawcy oraz naliczonego u nabywcy, który jest dniem zapłaty za daną fakturę, a korzystać z niej mogą tylko mali podatnicy.