Przedsiębiorca, który prowadzi ewidencję księgową za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów musi wybrać sposób, w jaki będzie dokonywał ujęcia kosztów uzyskania przychodu. Do wyboru ma dwie formy, czyli metodę kasową (zwaną uproszczoną) oraz metodę memoriałową. Dowiedz się, na jakich zasadach działa druga z nich - metoda memoriałowa!

Na czym polega metoda memoriałowa?

Metoda memoriałowa została uregulowana w art. 22 ust. 5-5c ustawy o PIT i dzieli koszty uzyskania przychodu na koszty pośrednio oraz bezpośrednio związane z osiąganymi w danym roku przychodami.

Za koszty bezpośrednie uznaje się takie, które mają bezpośredni związek z uzyskanym w danym roku przychodem. Do takich kosztów można zaliczyć np. zakup towarów i materiałów służących do dalszej odsprzedaży, które zostały zakupione i sprzedane w tym samym roku.

Natomiast koszty pośrednie to takie, do których nie można przypisać konkretnego przychodu, np. abonament telefoniczny, czynsz. Co do zasady koszty te ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury, chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok (przełomu roku). W takiej sytuacji, koszt księgowany jest proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.

Ważne!
Zasada podziału kosztów na okresy w metodzie memoriałowej dotyczy wyłącznie przełomu roku, a nie okresów w trakcie jego trwania. W przypadku kosztów na przełomie roku, zachodzi konieczność podziału ich na okresy, których dotyczą.

Przykład 1.

Przedsiębiorca otrzymał fakturę za czynsz wystawioną 30 grudnia 2018 r., obejmującą okres od grudnia 2018 r. do marca 2019 r., w wysokości 2 800 zł. Jak powinna zostać zaksięgowana faktura w KPiR, jeżeli formą ujmowania kosztów przez przedsiębiorcę jest metoda memoriałowa?

Metoda memoriałowa zakłada, że koszt, który dotyczy przełomu roku księgowany jest proporcjonalnie do długości okresu w danym roku podatkowym, dlatego faktura za czynsz powinna zostać ujęta:

  • w roku 2018 w kwocie: ¼ * 2 800 = 700 zł

  • w roku 2019 w kwocie: ¾ * 2 800 = 2 100 zł.

Przykład 2.

Podatnik rozlicza się metodą memoriałową. Otrzymał fakturę wystawioną w maju dotyczącą usług świadczonych w kwietniu. W jakim terminie powinna zostać ujęta faktura?

W związku z tym, że zasada odnoszenia do okresów nie dotyczy okresów w trakcie roku, faktura powinna zostać ujęta zgodnie z zasadą ogólną, a więc w dacie wystawienia - w maju.

Wybór metody do ujmowania kosztów jest kwestią indywidualną i nie trzeba jej zgłaszać do Urzędu Skarbowego. Istotne jest jednak, by wybraną metodę stosować przez cały rok podatkowy, gdyż w trakcie roku nie ma możliwości jej zmiany.

Metoda memoriałowa - wyjątki

Istnieją wydatki, które niezależnie od wybranej metody ewidencjonowane są w szczególny sposób. Do katalogu takich wydatków można zaliczyć np. wypłacone wynagrodzenia, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacanego przez pracodawcę oraz zapłacone składki ZUS.

Co do zasady koszt wynagrodzenia pracowników ujmowany jest w okresie, za który to wynagrodzenie jest należne, pod warunkiem, że wypłata następuje w terminie wskazanym w umowie o pracę, innej umowie łączącej strony lub wynikającym z prawa pracy. W sytuacji, gdy pracodawca spóźni się z wypłatą wynagrodzenia, koszt ten zostanie ujęty w dacie faktycznej zapłaty.

Przykład 3.

Zgodnie z regulaminem pracy, pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do 7. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jednak wynagrodzenie za kwiecień 2019 r. zostało wypłacone dopiero 16. maja 2019. W jakiej dacie wykazać wypłacone wynagrodzenie w kosztach firmowych?

W związku z tym, że wypłata nastąpiła w dacie późniejszej niż wskazana w umowie, wynagrodzenia zostaną ujęte w kosztach w dacie faktycznej zapłaty tj. 16. maja 2019.

Składki na ubezpieczenia społeczne pracowników z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym należne są wynagrodzenia związane z tymi składkami, z zastrzeżeniem, że zostaną opłacone do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń, a w przypadku, gdy wynagrodzenia, zgodnie z umową są wypłacane w miesiącu następnym, to składki ubezpieczeniowe muszą zostać opłacone do 15. dnia tego miesiąca. W sytuacji, gdy składki zostaną opłacone po wskazanym terminie, to za koszt uzyskania przychodu zostaną uznane dopiero w dacie faktycznej zapłaty.

Ważne!
Składki ZUS przedsiębiorcy zaliczane są do kosztów zawsze w momencie ich faktycznej zapłaty.

Przykład 4.

Składka na ubezpieczenia społeczne dotycząca wynagrodzeń pracowniczych za kwiecień 2019 została opłacona 12. maja 2019 roku. W jakiej dacie należy wykazać opłaconą składkę w kosztach firmowych?

W związku z tym, że wypłata wynagrodzeń nastąpiła w terminie wskazanym w umowie, także zapłata składek społecznych miała miejsce w terminie, składki społeczne pracowników zostaną ujęte w KPiR w kwietniu 2019.