Otrzymana zaliczka na poczet wykonania usług lub dostawy towarów jest częstym zjawiskiem w działalności gospodarczej. Wpłacona zaliczka może stanowić część lub całość zamówienia. Czy przedsiębiorca świadczący usługi oraz dostawę towarów może zaksięgować wartość zaliczki jako przychód w KPiR w dacie otrzymania? W jakich sytuacjach nie będzie to możliwe? Sprawdź, kiedy następuje opodatkowanie zaliczki!

Data powstania przychodu a opodatkowanie zaliczki

Według ogólnej zasady, zawartej w art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód powstaje wraz z wydaniem rzeczy, zbyciem prawa majątkowego lub wykonania całości lub części usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Datę powstania przychodu wyznacza się w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi jako pierwsze. Od tej zasady występuje jednak wyjątek. W określonych sytuacjach opodatkowanie zaliczki, tj. moment powstania przychodu jest tożsamy z datą otrzymania zaliczki.

Czy zaliczkę można uznać za przychód?

Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT, za przychód nie uznaje się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych pożyczek i kredytów oraz zwróconych pożyczek (kredytów), w tym również uregulowanych w naturze, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów).

Przykład 1.

Pan Artur, który prowadzi hurtownię odzieży, otrzymał częściową wpłatę na poczet dostawy ubrań do jednego ze sklepów detalicznych. Jak zaksięgować wpłatę zaliczki udokumentowaną fakturą zaliczkową? W którym momencie następuje opodatkowanie zaliczki?

Zaliczka powinna być zaksięgowana jedynie dla celów VAT, w rejestrze VAT sprzedaży. Natomiast wartość całości zamówienia będzie stanowiła przychód dopiero po wykonaniu dostawy.

Zaliczka zarejestrowana na kasie fiskalnej

Jednym z wyjątków od powyższej reguły jest ewidencja zaliczki na kasie fiskalnej. Warunkiem ujęcia zaliczki w przychodach, w dacie otrzymania należności, jest złożenie w urzędzie skarbowym stosownego oświadczenia o sposobie ustalenia daty księgowania przychodu w ewidencjach.Ważne!
Art. 14 ust. 1j ustawy o PIT:
w przypadku pobrania wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, za datę powstania przychodu uznaje się dzień pobrania wpłaty, jeżeli podatnicy do dnia 20 stycznia roku podatkowego, a w przypadku podatników rozpoczynających ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej - w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów przy pomocy kasy rejestrującej, zawiadomią właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu.

Przykład 2.

Pan Bartłomiej prowadzi działalność handlowo-usługową, polegającą na sprzedaży i montażu urządzeń sanitarnych. Na poczet przyszłej dostawy, otrzymał od klienta zaliczkę, która stanowi część zamówienia. Przedsiębiorca zarejestrował to zdarzenie na kasie fiskalnej. Na uwadze należy mieć fakt, iż Pan Bartłomiej, w terminie do 20. stycznia 2018 roku złożył zawiadomienie w urzędzie skarbowym, że uznaje za przychód otrzymane zaliczkę na dzień jej otrzymania. Kiedy następuje opodatkowanie zaliczki? Czy Pan Bartłomiej może zaksięgować to zdarzenie w przychodach? Na dzień dokonania całości dostawy towarów czy wraz z otrzymaniem zaliczki?

Ze względu na to, że przedsiębiorca dokonał odpowiedniego zgłoszenia w urzędzie skarbowym, zaliczkę ujętą na kasie rejestrującej należy uznać za przychód i zaksięgować na dzień otrzymania należności w kolumnie 7 KPiR - Wartość sprzedanych towarów i usług. 

Otrzymanie zaliczki na 100% wartości zamówienia

Według zasady ogólnej dotyczącej księgowania przychodów zaliczka, która w całości reguluje całą należność z tytułu zamówienia, nie może być uznana za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Od tej reguły istnieje odstępstwo. O uznaniu wartości zaliczki za przychód decydują zapisy w zawartej między dostawcą a odbiorcą umowie oraz charakter dokonanej wpłaty. Jeśli nabywca dokonuje przedpłaty z góry za zakupiony towar i ma ona charakter definitywny, wówczas jej otrzymanie przez sprzedawcę wyznacza datę osiągnięcia przychodu z działalności gospodarczej.

Natomiast jeśli w ramach zawartej między kontrahentami umowy, wynika, że zaliczka może podlegać zwrotowi i dotyczy ona wpłaty na poczet zobowiązań dotyczących następnych okresów rozliczeniowych, kwoty tej nie uznaje się za przychód i nie księguje w KPiR.

Przykład 3.

Pani Janina dokonuje sprzedaży artykułów fryzjerskich. Otrzymała wpłatę na poczet całości zamówienia. Zgodnie z zawartą umową między Panią Janiną a właścicielką salonu, wynika, że wpłacona zaliczka nie podlega zwrotowi. Opłatę można uznać za ostateczną. Czy zaliczkę uznaje się jako przychód?

Tak, odebrana zaliczka jest przychodem i podlega księgowaniu pod datą otrzymania w kolumnie 7 KPiR - Wartość sprzedanych towarów i usług.