Początkujący przedsiębiorcy mogą zadawać pytanie czym właściwie jest KPIR ?
Najprościej mówiąc KPiR służy do ewidencji przychodów prowadzonej działalności i kosztów ich uzyskania. Należy więc w niej zapisywać wszystkie dokonane zakupy, sprzedane towary czy usługi, a także koszty związane z prowadzeniem działalności.Szczegóły dotyczące prowadzenia KPiR znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Obowiązek prowadzenia KPIR 

Na podstawie art. 24a ustawy o PIT osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, albo księgi rachunkowe.
Podatnicy, których przychody nie przekraczają równowartości 2 000 000 EUR w walucie polskiej, mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości na podstawie KPiR.Ważne!
Zgodnie z art 24a ust. 6 ustawy o PIT wyrażone w euro wielkości przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.

Oprócz powyższej grupy obowiązek prowadzenia KPiR mają:

  • armatorzy,zdefiniowani na podstawie ustawy o podatku tonażowym,
  • wykonujący działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia
  • osoby duchowne, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
  • osoby zajmujące się działami produkcji rolnej, jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi,
  • podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową.

Kogo KPiR nie dotyczy

  • opłacających podatek dochodowy w formie zryczałtowanej 
  • wykonujących wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym 
  • wykonujących zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim 
  • dokonujących odpłatnego zbycia składników majątkowych (po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub otrzymanych w związku z likwidacją społki nie bedącą osoba prawną lub wystąpieniem z takiej spółki)

Zdarzają również sytuacje w których podatnik może zostać zwolniony z obowiązku prowadzenia KPIR.
Zwolnienie jest możliwe w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami o których mówi par.7 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPIR, zwłaszcza takimi jak:

  • wykonywanie określonych rodzajów działalności, ich zakresu 
  • ze względu na wiek i stan zdrowia przedsiębiorcy.

Na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić go z obowiązku prowadzenia KPIR. Wyżej wymieniony wniosek należy złożyć co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie powinno być stosowane. W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego, wniosek o zwolnienie powinien zostać złożony w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia.

Prowadzenie KPIR - podstawowe zasady

Księgę trzeba prowadzić według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR .
Księgę można prowadzić na dwa sposoby papierowo i elektronicznie.
Elektroniczna forma jest zdecydowanie mniej czasochłonna i bardziej estetyczna niemniej jednak niesie ze sobą dodatkowe wymagania, które określa par. 31 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPIR.

  1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
  2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
  3. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Podatnik prowadzący KPiR w wersji elektronicznej, zgodnie z wyżej wymienionymi warunkami nie ma obowiązku jej drukowania.

Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy co zgodnie z par. 11 ust 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR oznacza:

  • Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.
  • Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim, w walucie PLN w sposób staranny czytelny i trwały, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe co wynika wprost z par. 12 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPIR.
Zgodnie z par. 12 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPIR dowód księgowy również powinien być sporządzony w języku polskim , a treść musi być pełna i zrozumiała, z dopuszczeniem ogólnie przyjętych skrótów
Księga wraz z dowodami księgowymi powinna znajdować się w miejscu wykonywanej działalności bądź w siedzibie działalności, jeśli KPiR jest prowadzona przez biuro rachunkowe to w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Prowadzenie KPiR przez biuro rachunkowe

Zgodnie z par. 8 ust.1 pkt.2 i ust.3 w przypadku prowadzenia KPIR przez biuro rachunkowe, przedsiębiorca musi pamiętać, że ma obowiązek prowadzenia w siedzibie swojej firmy ewidencję sprzedaży.Ważne!
W przypadku, gdy przedsiębiorca , wyjątek stanowi ewidencjonuje sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej to obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży wtedy ten obowiązek jest zniesiony.
Dodatkowo w przypadku biur rachunkowych występują pewne uproszczenia, o ile podatnik ma obowiązek dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów: na bieżąco (tj. każdego dnia), to w przypadku biur rachunkowych ma być to chronologicznie w czasie zapewniającym terminowe rozliczenia z budżetem (tj. na zasadach określonych dla biur rachunkowych). Uproszczenie to mogą stosować również przedsiębiorstwa wielozakładowe.