Obecnie samochód jest najczęściej wykorzystywanym środkiem transportu przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. W przypadku pojazdów firmowych nie ma wątpliwości co do zasadności zaliczenia całości wydatków z nimi związanych do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli są wykorzystywane wyłącznie dla celów służbowych. Zastosowanie tej zasady jest możliwe także, gdy samochody służbowe są wykorzystywane przez pracowników. Jednak co w przypadku, gdy w celach działalności gospodarczej podatnika zatrudniony pracownik użytkuje swój prywatny pojazd?

W życiu codziennym nie każdy przedsiębiorca jest w stanie zapewnić swoim podwładnym samochody służbowe, które mogą być niezbędne w celach dojazdów do klientów bądź partnerów biznesowych. Obecne przepisy dopuszczają możliwość wykorzystywania przez pracowników prywatnych pojazdów, natomiast zwrot wydatków związanych z ich eksploatacją może stanowić koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Jednak, aby takie rozwiązanie było możliwe, ważne jest spełnienie dodatkowych warunków. Co istotne, po obu stronach jednocześnie - zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownika - wystąpią pewne skutki podatkowe.

Prywatny samochód pracownika a koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorca wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas do kosztów uzyskania przychodów trafia kwota wydatków, która mieści się w limicie wynikającym z kilometrówki, czyli z przemnożenia przejechanych kilometrów w ramach działalności oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Podobnie jest w kwestii rozliczeń podróży w celach służbowych pracownika, który wykorzystuje samochód niewprowadzony do majątku przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji zatrudniony może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków na eksploatację pojazdu, natomiast przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia danej refundacji do kosztów uzyskania przychodów z działalności. Zasady takiego rozwiązania zostały określone w przepisach Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z art. 23 ust. 36 ww. ustawy podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celach służbowych - do pewnego limitu. Sposób rozliczenia kosztów uzależniona od charakteru odbytych podróży, tzn. czy pracownik udał się w podróż służbową - jazda zamiejscowa - czy też wykorzystywał pojazd w jazdach lokalnych.

Prywatny samochód pracownika - podróż służbowa

Podróż służbowa występuje w sytuacji, gdy pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub miejsce jego pracy. Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, pracodawca - na wniosek pracownika - może zezwolić na jego przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do majątku przedsiębiorstwa. Wówczas zatrudniony może ubiegać się o zwrot kosztów do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawki te zostały określone we wspomnianym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, zgodnie z którym dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

  • dla silnika o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  • dla silnika o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

Jak zostało wspomniane, pracownik, oprócz samochodu osobowego, może wykorzystać inne pojazdy, dla których przewidziano inne stawki za kilometr przebiegu, tj.:

  • w przypadku motocykla - 0,2302 zł,

  • w przypadku motoroweru - 0,1382 zł.

Zatem pracownik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, której elementy zostały określone w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych - a dokładniej w art. 23 ust. 7. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu - pracownika,

  • numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,

  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę przedstawiającą faktyczny przebieg pojazdu,

  • przyjętą stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu

  • podpis oraz dane podatnika (pracodawcy).

Co istotne, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej poniósł również inne niezbędne wydatki związane z wyjazdem, np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe - to one również podlegają zwrotowi w wysokości wynikającej z dowodów poniesienia tych kosztów.

Jazdy lokalne pracownika

Przepisy ustawy oraz rozporządzenia przewidują również wykorzystywanie pojazdu pracownika w celach służbowych podczas jazd lokalnych. W takim przypadku możliwe są dwa rozwiązania: albo rozliczanie wydatków eksploatacyjnych w ramach limitu ewidencji przebiegu pojazdu albo miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Wybór zastosowanego rozwiązania zależy od przedsiębiorcy, a zasady rozliczeń powinny zostać określone w umowie cywilnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

W przypadku rozliczeń jazd lokalnych pracownika na podstawie kilometrówki, zasady postępowania są takie same, jak przy podróżach służbowych. Zatem pracownik otrzymuje zwrot wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu zgodnie z przyjętymi zasadami w przedsiębiorstwie, jednak kosztem podatkowym pracodawcy może być wartość wynikająca z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Inaczej jest w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów w postaci ryczałtu pieniężnego. Rozwiązanie to polega na ustaleniu przez pracodawcę limitu ustalonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu - określonych dla kilometrówki oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Jednak, aby zwrot należności za dany miesiąc był możliwy konieczne jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. W oświadczeniu powinny się znaleźć informacje dotyczące pojazdu - tj. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny - oraz określające liczbę dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy w danym miesiącu (z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności), a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wysokość ryczałtu przyznawanego pracownikowi zależna jest od miesięcznego limitu kilometrów, który ustalany jest indywidualnie przez pracodawcę. Jednak jego wysokość nie może przekraczać wartości ustalonych w § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Limit ustala się w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, jednak nie może przekroczyć:

  • 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

  • 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

  • 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Ważne! Kwotę ryczałtu pieniężnego zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą (1/22) za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Zwrot kosztów a obowiązki podatników

Co do zasady zwolnione od podatku są zwroty kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania ich prywatnych pojazdów dla celów służbowych w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Wówczas wysokość tych kosztów ustalana jest na podstawie ryczałtu pieniężnego lub na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez zatrudnionego. Powyższe ma zastosowanie w przypadku zatrudnienia w służbie leśnej, służbie ratowniczej, czy też w sektorze socjalnym.

W związku z powyższym, jeżeli przepisy innych ustaw nie określają obowiązku lub możliwości zwrotu poniesionych kosztów na jazdy lokalne pracownika, wówczas konieczne jest pobranie zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej kwoty należności. Wyłączone z opodatkowania są natomiast wydatki poniesione przez pracowników podczas podróży służbowych na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy - oczywiście do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Odnośnie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zwrot należności za poniesione koszty w podróży służbowej oraz podczas jazd lokalnych - mieszczące się w określonych limitach - nie podlegają zaliczeniu do postawy wymiaru tych składek.

W związku z powyższym, osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz zatrudniające pracowników, mogą ustalić wewnętrzne zasady rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów prywatnych pracowników na potrzeby firmy. Za pomocą przyjętego rozwiązania podatnicy mogą sporo zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności zakupu pojazdów służbowych.