Samochód w firmie staje się coraz częściej nieodłącznym elementem dla przedsiębiorców w prowadzonej działalności gospodarczej. Od 2019 r. zreformowane zostały przepisy dotyczące samochodów osobowych w firmie na gruncie podatku dochodowego. Sprawdź, jak poprawnie należy rozliczyć prywatny samochód w firmie od 2019 r.!

Prywatny samochód w firmie - jakie zmiany od 2019 r.?

Zgodnie z nowelizacją ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw wprowadzony został limit w wysokości 20%, ograniczający wysokości ujęcia wydatków poniesionych na prywatny samochód w firmie. Wprowadzenie nowego limitu oznacza brak obowiązku prowadzenia przez przedsiębiorcę kilometrówki dla celów podatku dochodowego, ponieważ koszty nie są zależne od przejechanych kilometrów w celach służbowych. Jednak aby koszty związane z prywatnym pojazdem pracownika (wykorzystywanego w celach działalności) zostały zrefundowane przez pracodawcę, pracownik wciąż ma obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT. Jeżeli chodzi o odliczenie podatku VAT, zasady nie uległy zmianie. Jeżeli samochód:

  • wykorzystywany jest wyłącznie w firmie,

  • prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT,

  • pojazd został zgłoszony do urzędu za pomocą VAT-26,

  • zostały wprowadzone zasady użytkowania pojazdu w firmie,

  • możliwe jest odliczenie 100% wartości podatku VAT.

W przypadku wykorzystywania pojazdu w celach mieszanych (prywatnie i służbowo) bądź nie zostały spełnione wyżej wymienione warunki odliczane jest 50% wartości VAT od wydatków związanych z danym pojazdem bez dodatkowych formalności.

Rozliczenie kosztów poniesionych na prywatny samochód w firmie do 2018 r.

Do końca 2018 r. koszty związane z prywatnym samochodem rozliczane były w ramach limitu kilometrówki. Limit ten obliczany był poprzez przemnożenie ilości przejechanych kilometrów w celach służbowych przez odgórnie ustaloną stawkę przebiegu za 1 km. Stawka ta w 2018 r. wynosiła:

  • 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm,

  • 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm.

Jeżeli poniesione koszty związane z samochodem nie przekroczyły limitu, w KPiR znalazła się pełna kwota poniesionych wydatków. W przypadku przekroczenia wartości kosztów dotyczących samochodu powyżej obliczonego limitu, w KPiR koszty te widniały w kwocie limitu kilometrówki, ponieważ podatnik nie miał możliwość ujęcia wydatków związanych z prywatnym samochodem w kwocie przekraczającej dany limit.

Przykłady obliczania wartość wydatków w KPiR na prywatny samochód w firmie od 2019 r.

Przykład 1.

Przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód w firmie oraz prowadzi księgowość na podstawie KPiR. W styczniu 2019 r. poniósł następujące koszty związane z użytkowaniem samochodu:

  • zakup paliwa - 300 zł,

  • opłata serwisowa - 150 zł.

W jakiej kwocie powinien ująć wydatki związane z samochodem w KPiR?

Zgodnie z nowymi zasadami, przedsiębiorca może ująć w KPiR 20% wartości wszystkich wydatków związanych z prywatnym samochodem, tj. 90 zł ponieważ (300+150) x 20% = 90.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT rozliczający się na podstawie KPiR w podróży służbowej wykorzystuje prywatny samochód (cele mieszane). W styczniu 2019 r. poniósł następujące koszty:

  • wymiana opony oraz jej wartość - 450 zł netto (103,5 VAT),

  • koszt paliwa w wartości 550 zł netto (126,5 VAT).

Jaką wartość kosztów poniesionych na prywatny samochód w firmie podatnik może ująć w KPiR? 

Zgodnie z zasadą do KPiR trafi 20% wartości wydatków, gdzie wartość wydatków to suma 100% kwoty netto oraz nieodliczonego VAT-u (50% VAT):

  • wymiana opon: 450 + 50% x 103,5 = 501,75

  • paliwo: 550 + 50% x 126,5 = 613,25

  • wartość wydatków: 501,75 + 613,25 = 1115

  • 20% wartości wydatków: 20% x 1115 = 223

Oznacza to, że czynny podatnik VAT może ująć w KPiR kwotę 223 zł.