Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, często wykorzystują w nich prywatne składniki majątku m.in. różnego rodzaju środki transportu, budynki czy sprzęty elektroniczne. Jak wygląda przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe? Co warto wiedzieć i jakie są korzyści takiego rozwiązania? Przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, że składniki majątku prywatnego, zakupione przed założeniem działalności gospodarczej, a nawet w trakcie prowadzenia biznesu, mogą w dowolnym momencie przekazać do majątku firmowego. Jak wygląda przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe? Co warto wiedzieć i jakie są korzyści takiego rozwiązania?

Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe - korzyści

Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe oznacza przede wszystkim oszczędność. Przyjęta wartość początkowa środka trwałego stanowi podstawę, od której dokonywane są odpisy amortyzacyjne. Odpisy amortyzacyjne to stopniowe (lub jednorazowe) ujęcie wydatku na zakup środka trwałego w kosztach podatkowych, a zatem obniżenie podatku dochodowego do zapłaty.

Ważne!
Wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych nie zawsze będzie opłacalne. Rozważając takie rozwiązanie, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę prawdopodobieństwo sprzedaży danego składnika majątku. Jeżeli bowiem budynek, środek transportu, bądź inny przedmiot zaliczany jest do ewidencji środków trwałych, przy jego sprzedaży należy odprowadzić podatek.

Samochód prywatny – kilometrówka czy środek trwały?

Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe, przykładowo samochodu osobowego, niesie za sobą wiele korzyści. Tak jak już wspomnieliśmy, samochód w środkach trwałych wiąże się z możliwością dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czyli zwiększeniem bieżących kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, przedsiębiorca używający w działalności samochodu zaliczonego do ewidencji środków trwałych, nie jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Kilometrówka polega na szczegółowym ewidencjonowaniu przebytych tras. Na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz określonej w przepisach stawki, generowany jest limit kosztów, które można rozliczyć w danym miesiącu. Oczywiście podstawą księgowania wydatków w dalszym ciągu są faktury wystawione na dane firmowe, jednak w razie gdy ich łączna wartość przekracza wygenerowany limit, przedsiębiorca nie ujmie w kosztach tej nadwyżki.

W przypadku, gdy w kolejnych miesiącach wygenerowany na podstawie przebytych tras limit kosztów okaże się wyższy niż ich rzeczywista wartość, nadwyżka z poprzednich miesięcy może zostać rozliczona. Zarówno nadwyżka przejechanych w celach firmowych kilometrów, jak i nadwyżka poniesionych wydatków, przenoszona jest na kolejne okresy rozliczeniowe, jednak wyłącznie do momentu zakończenia roku podatkowego. Wraz z końcem grudnia nadwyżka kilometrów/kosztów przepada.

Jak widzimy, prowadzenie kilometrówki jest dość pracochłonne i wymaga szczegółowego ewidencjonowania wszystkich wyjazdów firmowych oraz spełnienia dodatkowych formalności, których można uniknąć wprowadzając pojazd do ewidencji środków trwałych.

Jak wprowadzić do firmy prywatny majątek?

Do majątku firmowego możemy przekazać każdy budynek, środek transportu czy inny przedmiot, który do nas należy i jest nam potrzebny w działalności. Nie ma znaczenia kiedy składnik majątku został nabyty oraz czy posiadamy potwierdzenie dokonania transakcji (fakturę, rachunek, umowę kupna-sprzedaży). Aby przekazać majątek prywatny do firmy, należy sporządzić odpowiednie oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności.

W przypadku, gdy w dalszym ciągu przechowujemy dowód zakupu, przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe, będzie korzystniejsze finansowo niż w razie braku takiego potwierdzenia. Wartość początkową należy określić bowiem na podstawie faktury/paragonu/umowy kupna-sprzedaży, a w przypadku braku potwierdzenia dokonania transakcji, przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia wartości rynkowej na ostatni dzień grudnia roku poprzedniego. W praktyce oznacza to wyszukanie ofert sprzedaży podobnych przedmiotów, będących w porównywalnym stanie technicznym.

Przykład 1

Pan Maciej kupił zestaw komputerowy w 2009 roku i zapłacił za niego 15 000 zł. W 2018 roku Pan Maciej założył działalność gospodarczą i chce wprowadzić komputer do majątku firmowego. W dalszym ciągu przechowuje fakturę na zakup sprzętu (wystawioną na dane prywatne). Przekazując składnik majątku na cele firmowe, Pan Maciej może przyjąć jako jego wartość początkową 15 000 zł. Oznacza to, że poprzez odpisy amortyzacyjne Pan Maciej zaliczy do kosztów uzyskania przychodów pełną kwotę nabycia zestawu komputerowego, pomimo że jego aktualna wartość rynkowa jest znacznie niższa.

Przykład 2

Pan Maciej z przykładu 1 chce przekazać ten sam sprzęt do majątku firmowego, jednak zgubił dowód zakupu. W tej sytuacji, w celu ustalenia wartości początkowej środka trwałego, stanowiącej podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych, Pan Maciej zobowiązany jest do ustalenia wartości rynkowej sprzętu. Może posłużyć się ofertami sprzedaży zestawów komputerowych o podobnych parametrach i porównywalnym stopniu zużycia. Wartość rynkowa sprzętu wynosi 3 000 zł co oznacza, że z uwagi na brak potwierdzenia dokonania transakcji, Pan Maciej w koszty firmowe „wrzuci” zaledwie 1/5 ceny nabycia zestawu komputerowego.

Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe - środek trwały czy wyposażenie?

Trzeba mieć na uwadze, że nie każdy składnik majątku może stanowić środek trwały w działalności. Zgodnie z art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;

  • maszyny, urządzenia i środki transportu;

  • inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

W przypadku, gdy składnik majątku, który chcemy użytkować w działalności gospodarczej nie spełnia któregokolwiek z warunków, nie może być zaliczony do ewidencji środków trwałych. Nie ma przeciwwskazań, aby taki przedmiot ująć w ewidencji wyposażenia, jednak możemy to zrobić wyłącznie wówczas, gdy jest on naszą własnością lub współwłasnością. Nie jest bowiem dopuszczalne przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe, który do nas nie należy.

Wartość składnika majątku również nie jest bez znaczenia. Co prawda do majątku firmowego możemy wprowadzić  przedmiot bez względu na jego wartość, jednak jeżeli ta wartość wynosi co najmniej 10 000 zł, to zobowiązani jesteśmy do zaliczenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych. W przeciwnym razie, bez przeszkód możemy ująć dany przedmiot w ewidencji wyposażenia.