Zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy. Jakich formalności powinien dopełnić podatnik? Jakie warunki musi spełniać pojazd? Odpowiedź w artykule.

Krok 1 - oświadczenie o przekazaniu pojazdu do majątku firmy

W celu wniesienia majątku prywatnego do firmy, w pierwszej kolejności należy sporządzić pisemne oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności. W sporządzonym dokumencie musi się znaleźć informacja na temat, jaki składnik jest przekazywany do firmy, czy stanowi własność lub współwłasność podatnika, jakiej jest on wartości oraz moment wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. Istotnym elementem oświadczenia jest określenie wartości środka trwałego, gdyż na jej podstawie ustalana jest później wartość początkowa. Podstawą dla ustalenia wartości środka trwałego jest dokument zakupu pojazdu, a w przypadku jego braku wartość początkową należy oszacować w oparciu o ceny rynkowe z grudnia poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.Ważne!
Sporządzone oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności należy przechowywać wraz z dokumentem OT (przyjęcie ŚT do użytkowania) w dokumentach firmowych.

Przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy - warunki wprowadzenia do ewidencji

Zgodnie z art. 22a. ust. 1 ustawy o PIT do ewidencji środków trwałych z majątku prywatnego mogą zostać przekazane składniki majątku, które spełniają łącznie trzy warunki:

  1. są własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy,

  2. są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do użytkowania,

  3. będą wykorzystywane w działalności przez dłuższy okres czasu niż rok.

Ważne!
Data przyjęcia do używania nie jest datą, którą wyznacza dokument np. faktura, tylko jest to data, w której faktycznie rozpoczęto użytkowanie nabytego składnika majątku.

Przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy w systemie wfirma.pl

W celu wprowadzenia samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych w systemie należy przejść do zakładki EWIDENCJE >> ŚRODKI TRWAŁE >> DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. W wygenerowanym oknie, należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące pojazdu:

  • nazwa,

  • dokument zakupu - numer faktury, a w przypadku oświadczenia “Oświadczenie”,

  • typ - środek trwały,

  • data nabycia - wynika z dokumentu zakupu, jeśli nie jest posiadany data będzie taka sama jak data wprowadzenia,

  • data wprowadzenia do ewidencji - data przyjęcia środka trwałego do użytkowania,

  • numer rejestracyjny pojazdu.

Przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy - dodawanie środka trwałego

Ważne!
W przypadku braku dokumentu zakupu samochodu osobowego, wprowadzany jest one z majątku prywatnego do działalności na podstawie oświadczenia. W takiej sytuacji data nabycia i data wprowadzenia do środków trwałych będzie tożsama.
Następnie, należy uzupełnić pole WARTOŚĆ POCZĄTKOWA. W przypadku samochodu osobowego, jako KATEGORIĘ należy wybrać numer 741 odpowiadający tego typu pojazdom. System domyślnie podpowie amortyzację liniową w wysokości 20% rocznego odpisu.Ważne!
W przypadku używanych (przed nabyciem wykorzystywany min. 6 miesięcy) lub ulepszonych samochodów osobowych możliwe jest zastosowanie amortyzacji indywidualnej w wysokości do 40% rocznego odpisu i tym samym, skrócenia okresu amortyzacji do 2,5 roku.
Dodatkowo, jeśli wartość samochodu osobowego nie przekracza 10.000 zł (netto w przypadku czynnego podatnika VAT, brutto dla nievatowca) przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową. Co oznacza, jednorazowy odpis amortyzacyjny w miesiącu przyjęcia samochodu osobowego do używania.

Po zapisaniu wyświetlone zostanie okno, w którym należy wskazać sposób wykorzystywania działalności jako: 

  • PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI, co pozwoli na odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych. 

  • TYLKO W DZIAŁALNOŚCI, które pozwala na odliczenie 100% VAT oraz 100% wartości wydatków eksploatacyjnych. 

Przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy - sposób używania

Ważne!
Jeżeli przekazywany do majątku firmowego samochód osobowy będzie wykorzystywany tylko w działalności, należy dodatkowo prowadzić kilometrówkę, zgłosić pojazd na druku VAT-26 oraz stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Po zapisaniu środka trwałego, do 13. kolumny KPiR - Pozostałe wydatki będą trafiały odpisy amortyzacyjne zgodnie z planem amortyzacji (w przypadku amortyzacji w czasie).

Przekazanie prywatnego samochodu osobowego do majątku firmy - amortyzacja

Ważne!
Po wprowadzeniu samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych należy wydrukować dokument przyjęcia środka trwałego do użytkowania (OT), który będzie przechowywany z pozostałą dokumentacją dotyczącą pojazdu (oświadczeniem, dokumentem potwierdzającym jego wartość początkową).