Leasing jest jedną z najbardziej popularnych form pozyskania samochodów lub sprzętów do firmy. Przedsiębiorcy co miesiąc otrzymują faktury, które są podstawą do księgowania w kosztach. Sposób ich ujęcia zależy natomiast od tego z jakim rodzajem leasingu mamy do czynienia. Inaczej księgowania będą wyglądać w przypadku leasingu operacyjnego oraz finansowego. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź jak poprawnie zaksięgować raty leasingowe w księdze przychodów i rozchodów.

Leasing operacyjny, a finansowy - różnice

Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że z leasingiem operacyjnym mamy do czynienia w przypadku, gdy:

  • umowa została zawarta na czas oznaczony, który stanowi co najmniej 40% normatywnego czasu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości,

  • suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Charakterystyczne dla umowy leasingu operacyjnego są dodatkowo następujące cechy:

  • amortyzacja dokonywana jest przez podmiot będący leasingodawcą,

  • zwykle jako pierwsza wymagana jest wpłata czynszu inicjalnego,

  • leasing kończy się możliwością wykupu danej rzeczy lub WNiP.

W art. 23a pkt 1 ustawy o PIT zawarta jest definicja umowy leasingu, przez którą rozumie się umowę nazwaną w Kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, która spełnia jej warunki. Zatem może zdarzyć się sytuacja, w której umowa najmu lub dzierżawy zostanie uznana za leasing operacyjny.

Z leasingiem finansowym (inaczej kapitałowym) mamy natomiast do czynienia, gdy:

  • umowa została zawarta na czas oznaczony,

  • suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych,

  • w umowie zawarty jest zapis, że odpisy amortyzacyjne dokonywane są przez leasingobiorcę.

Opłaty wstępne przy leasingu

W przypadku leasingu operacyjnego pierwsza wystawiana faktura jest tytułem opłaty wstępnej/czynszu inicjalnego. Kwota ta jest o stosunkowo dużej wartości w porównaniu do kolejnych faktur za raty leasingowe. W takim wypadku powstaje wątpliwość, czy oby na pewno wydatek można ująć jednorazowo w kosztach, czy też zgodnie z metodą memoriałową rozliczania kosztów należałoby podzielić wydatek na okres trwania umowy.

Kwestia ta przez długi czas nie była jednoznaczna, ale obecnie w orzecznictwie sądów administracyjnych panuje pogląd, że opłata wstępna ma charakter samoistny i bezzwrotny. Tym samym podlega ujęciu w kosztach jednorazowo, w dacie jej poniesienia (czyli w przypadku prowadzenia KPIR - w dacie wystawienia faktury).

Księgowanie faktur za raty leasingowe

Leasingobiorca co miesiąc otrzymuje faktury za raty leasingowe, w których ujęta jest zarówno część kapitałowa (spłata wartości początkowej danej ruchomości czy wartości niematerialnej i prawnej), a także odsetki.

W przypadku leasingu operacyjnego cała kwota raty ujęta na fakturze, podlega księgowaniu w kol. 13 KPiR (pozostałe wydatki). Nie ma znaczenia jaka część dotyczy odsetek.

Jeżeli mamy do czynienia z leasingiem finansowym, to sprawa wygląda odmiennie, gdyż przedmiot leasingu stanowi środek trwały u korzystającego i jest on zobowiązywany do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Odpisy dokonywane w każdym miesiącu księgowane są w kosztach firmowych, stąd część kapitałowa z raty leasingowej nie jest już ujmowana. Ujęcie jej w KPiR oznaczałby zdublowanie kosztu. Jedynie odsetki księguje się na bieżąco na podstawie płaconych rat, również w kol. 13 KPiR jako pozostałe wydatki.

Ważne!

W przypadku rat za samochód osobowy w leasingu operacyjnym, nie ma zastosowania ograniczenie kosztów do równowartości kwoty 20.000 euro. Inaczej będzie w przypadku leasingu finansowego, gdyż pojazd stanowi środek trwały i tym samym w odniesieniu dokonywanych odpisów amortyzacyjnych może wystąpić ograniczenie w ujęciu ich w pełnej wysokości w kosztach.

Aby poprawnie zaksięgować raty leasingowe potrzebne jest w pierwszej kolejności określenie z jakim rodzajem leasingu mamy do czynienia. Przy operacyjnym - cała otrzymana faktura księgowana jest w kosztach, natomiast przy kapitałowym - należy pamiętać by ująć jedynie wartość odsetek.