Przedsiębiorca wykorzystujący samochód w swojej działalności ponosi koszty związane z jego użytkowaniem. Wysokość wydatków, jakie może ująć w kosztach firmowych zależna jest między innymi od sposobu użytkowania pojazdu w firmie. Sprawdź, jak rozliczyć koszty poniesione na samochód będący środkiem trwałym w firmie!

Samochód będący środkiem trwałym - definicja

Nie każdy pojazd może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ponieważ musi spełniać następujące warunki:

  • przewidywany okres użytkowania powyżej roku;

  • stanowić własność lub współwłasność podatnika;

  • być wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności lub został oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, umowy leasingu operacyjnego;

  • być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do używania.

Odliczenie VAT od pojazdu będącego środkiem trwałym

Dla czynnych podatników VAT wysokość odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego stanowiącego środek trwały, takich jak:

  • wydatki eksploatacyjne (np. zakup paliwa, koszty naprawy),

  • koszt nabycia.

uzależniona jest od sposobu jego wykorzystywania w działalności.

Odliczenie 100% podatku VAT możliwe jest gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach prowadzonej działalności, a także:

  • samochód ten został zgłoszony do urzędu przez VAT-26,

  • prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT (która opisuje trasy przejazdów służbowych oraz stan licznika),

  • został wprowadzony regulamin użytkowania samochodu w firmie.

Drugą opcją jest odliczanie 50% wartości podatku VAT. Odliczanie VAT w tej wysokości od wydatków poniesionych na samochód będący środkiem trwałym w firmie nie wiąże się z żadnymi formalnościami, a mianowicie nie ma potrzeby zgłaszania pojazdu do urzędu, wprowadzania zasad użytkowania oraz prowadzenia kilometrówki z ewidencją stanów licznika.

Pojazd będący środkiem trwałym a koszty związane z użytkowaniem pojazdu w KPiR

Jeżeli podatnik wykorzystuje pojazd wyłącznie w działalności oraz odlicza 100% podatku VAT od wydatków z nim związanych (spełnił wyżej wymienione wymogi) w kosztach uzyskania przychodu ma prawo ująć 100% wartości wydatków. Zasada ta dotyczy również podatników zwolnionych z VAT, którzy zgłosili pojazd do urzędu, wprowadzili zasady jego korzystania w firmie oraz wykorzystują pojazd wyłącznie w działalności. Ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodu wygląda następująco tj.:

  • 100% wartości netto - dla czynnych podatników VAT,

  • 100% wartości brutto - dla podatników zwolnionych z VAT.

W pozostałych przypadkach, jeśli pojazd wykorzystywany jest zarówno w działalności jak i prywatnie podatnik ma prawo do odliczenia 75% wartości kosztów od wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdu w KPiR. W zależności od statusu VAT podatnika, wartość ta wygląda następująco:

  • 75% x (100% netto + 50% VAT) dla vatowców,

  • 75% x 100% wartość brutto dla nievatowców.

Ubezpieczenie samochodu

Ubezpieczenie OC bądź AC to kolejne nieuniknione wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Jeżeli chodzi o samochody wykorzystywane w firmie, wprowadzone do ewidencji środków trwałych ubezpieczenie:

  • OC ujmowane jest w pełnej wysokości w kosztach firmy,

  • AC zostaje ujęte proporcjonalnie do wartości pojazdu - jeżeli wartość przewyższa dane limity (150 000 zł), nadwyżka ponad te wartości nie jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Samochód będący środkiem trwałym - amortyzacja

Zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi rozliczania pojazdów w firmie od 2019 roku limity amortyzacyjne dla samochodów osobowych wynoszą:

  • 150 000 zł dla samochodów spalinowych,

  • 225 000 zł dla samochodów elektrycznych.

Oznacza to, że w zależności od rodzaju samochodu, miesięczne odpisy amortyzacyjne mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu jedynie w proporcji do ustalonego limitu.