Niemal każdy przedsiębiorca wykorzystuje samochód w prowadzonej działalności gospodarczej. Wiąże się to z koniecznością podjęcia decyzji co do sposobu rozliczania posiadanego auta, bowiem istnieje możliwość ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodu zarówno związanych z samochodem firmowym jak i prywatnym, o ile jest on wykorzystywany w celach firmowych. Jednakże w przypadku samochodów prywatnych występuje dodatkowe ograniczenie w postaci kilometrówki inaczej zwaną ewidencją przebiegu pojazdu. Samochód firmowy czy kilometrówka - co wybrać? Artykuł podpowiada.

Samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej - rozliczenie wydatków

Podatnik wykorzystujący prywatny samochód w działalności gospodarczej musi liczyć się z dodatkowymi formalnościami z tym związanymi. Bowiem przedsiębiorca ma prawo do ujmowania wydatków związanych z prywatnym samochodem w kosztach uzyskania przychodu pod warunkiem prowadzenia dla niego kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Powoduje to ograniczenia w wysokości kosztów podlegających odliczeniu, gdyż limit kilometrówki ustalany jest w wyniku przemnożenia przejechanych kilometrów w ramach prowadzonej działalności przez stawkę za 1 km przebiegu, która wynosi:

  • dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  • dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł

  • dla motocyklu - 0,2302 zł,

  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zatem w kosztach uzyskania przychodu nie może znaleźć się wyższa wartość poniesionych wydatków niż wynikająca z limitu kilometrówki.

Ponadto sposób prowadzenia kilometrówki ściśle określa art. 23 ust. 7 ustawy o PIT zgodnie, z którym powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis przedsiębiorcy.

W związku z powyższym istnieje możliwość wykorzystywania prywatnego samochodu w działalności jednakże wiąże się to z koniecznością prowadzenia dodatkowej ewidencji, która polega na codziennym rozpisywaniu tras przejechanych w ramach działalności gospodarczej. Ponadto ujmowanie kosztów związanych z pojazdem jest limitowane. Warto jednak mieć na uwadze, że sprzedaż takiego pojazdu nie wywołuje żadnych konsekwencji na gruncie podatku dochodowego i VAT.

Samochód firmowy a konsekwencje podatkowe

Poprzez samochód firmowy należy rozumieć pojazd stanowiący majątek firmowy, który jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo co do zasady pojazd oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Decydując się na wprowadzenie pojazdu do majątku firmowego (środków trwałych) przedsiębiorca zyskuje możliwość ujmowania wydatków związanych z pojazdem bez konieczności prowadzenia kilometrówki. Ponadto wartość początkowa pojazdu wynikająca z dokumentu zakupu (bądź wartości rynkowej pojazdu) będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w formie odpisów amortyzacyjnych.

Sprawa wygląda inaczej w przypadku wzięcia pojazdu w leasing operacyjny bądź finansowy, Bowiem w sytuacji gdy pojazd użytkowany jest w ramach umowy leasingu operacyjnego, to mimo możliwości bezlimitowego ujmowania wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych, wartość samochodu nie podlega amortyzacji. Obecnie leasing operacyjny jest najatrakcyjniejszą formą finansowania pojazdów.

Ważne!
Samochodu w leasingu operacyjnym do momentu wykupu nie wprowadza się do ewidencji środków trwałych, w związku z czym nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Wynika to z faktu, iż w okresie obowiązywania umowy leasingowej pojazd stanowi majątek firmy leasingowej. Do kosztów firmowych można zaliczać opłatę wstępną oraz raty leasingowe bez konieczności prowadzenia kilometrówki.

Inną formą leasingu jest leasing finansowy. Przy tej formie finansowania przedmiot leasingu zostaje zaliczony do składników majątkowych leasingobiorcy i to na nim spoczywa obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W tym przypadku kosztem podatkowym jest wówczas jedynie część odsetkowa raty leasingowej.

W przypadku użytkowania w działalności samochodu firmowego należy mieć na uwadze, że sprzedaż takiego samochodu spowoduje konieczność opodatkowania podatkiem dochodowym. Ponadto jeśli pojazd wykorzystywany był do czynności opodatkowanych konieczne przy sprzedaży będzie opodatkowanie transakcji sprzedaży podatkiem VAT w wysokości 23%.

Ważne!
Aby uniknąć opodatkowania transakcji w PIT i VAT istnieje możliwość przekazania pojazdu na cele prywatne przed jego sprzedażą. Jednakże mimo tego, jeżeli przed upływem 6 lat od przeniesienia go do majątku prywatnego licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wycofany z firmy podatnik dokona sprzedaży samochodu wówczas należy rozliczyć podatek dochodowy z tej sprzedaży.

Co więcej wprowadzenie pojazdu do majątku firmowego w praktyce nie wyklucza jego użytku prywatnego. Podatnik ma prawo zadecydować o sposobie wykorzystywania pojazdu w działalności, przy czym powinien mieć on na uwadzę, że zobowiązany on będzie do wyjaśnień względem urzędu skarbowego w sytuacji gdy wynikną wątpliwości co do użytkowania przez niego pojazdu tylko dla celów działalności.

Odliczenie VAT w przypadku samochodów osobowych

Kolejną kwestią poruszaną przy samochodach wykorzystywanych w działalności jest wysokość odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT jest ona uzależniona od sposobu wykorzystywania pojazdu w prowadzonej działalności i wynosi:

  • 50% - dla samochodów wykorzystywanych prywatnie i służbowo.

  • 100% - dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej.

W przypadku wykorzystywania prywatnego pojazdu prywatnego w działalności z reguły istnieje możliwość odliczenia wyłącznie 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych, gdyż samochód nie stanowiący majątku firmowego zwykle z góry uznawany jest za użytkowany również prywatnie.

Sytuacja wygląda inaczej przy samochodach firmowych. Tutaj podatnik ma możliwość dokonania wyboru przeznaczenia pojazdu - 50% lub 100%. Decydując się na użytek wyłącznie w działalności konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków tj.

  • zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26,

  • prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,

  • sporządzenie regulaminu pojazdu z wyszczególnieniem zasad dotyczących jego użytkowania.

Ważne!
Dla pojazdów spełniających definicję ciężarowych przysługuje pełne odliczenie VAT bez konieczności prowadzenia kilometrówki dla celów VAT, o czym więcej w artykule: Samochód ciężarowy - definicja w VAT i podatku dochodowym

Samochód firmowy czy kilometrówka - porównanie

Poniższa tabela przedstawia porównanie cech samochodów firmowych i prywatnych.

Cechy

Samochód prywatny

Samochód firmowy

Limit rozliczania wydatków

w limicie ewidencji przebiegu pojazdu

bez limitu

Kilometrówka PIT

TAK

NIE

Możliwość amortyzowania pojazdu

NIE

TAK, za wyjątkiem leasingu operacyjnego

Możliwość prywatnego użytkowania

TAK

TAK (co do zasady)

Możliwość odliczenia 100% VAT

TAK

TAK

Podatek dochodowy przy sprzedaży

NIE

TAK

Podatek VAT przy sprzedaży

NIE

TAK, jeśli pojazd służył czynnościom opodatkowanym

Oba sposoby rozliczania wydatków związanych z pojazdem mają swoje wady i zalety. Na decyzję o wprowadzeniu pojazdu do majątku firmowego z pewnością wpływa wiele czynników uzależnionych od indywidualnych preferencji przedsiębiorcy. Decyzję co jest bardziej opłacalne samochód firmowy czy kilometrówka należy rozpatrywać według indywidualnych potrzeb.