Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z odbywaniem podróży służbowych. Udają się w nie pracownicy, a także właściciele firm. Takie wyjazdy wiążą się jednak z powstaniem zdarzeń gospodarczych, które mogą rodzić wątpliwości co do sposobu ich rozliczania. Jak ustalić wysokość diety w podróży służbowej? A jak rozliczyć delegację, gdy zostało zapewnione wyżywienie? Czytaj dalej!

Wysokość diety w podróży służbowej pracownika a przedsiębiorcy

Od 1 marca 2013 r. wysokość dziennej (dobowej) diety w podróży służbowej krajowej wynosi 30 zł. W przypadku delegacji zagranicznej kwota ta jest uzależniona od kraju, w którym się odbywa. Dobę taką liczy się od momentu rozpoczęcia delegacji. Łączną wysokość diety oblicza się biorąc pod uwagę czas od wyjazdu do przyjazdu, według następującego wzoru:

  • w przypadku, gdy delegacja trwa krócej niż dobę i wynosi:
    • mniej niż 8 godzin – brak diety,
    • od 8 do 12 godzin – 50% diety,
    • ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości,
  • w przypadku delegacji trwającej dłużej niż 24 godziny, za każdą dobę przysługuje 100% diety, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – 50% diety,
    • ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Powyższe zasady odnoszą się do sposobu obliczania wysokości diety służbowej zarówno w przypadku pracownika, jak i przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą.

Wysokość diety a zapewnione posiłki

Czasami jednak zdarza się, że np. w cenie noclegu zawarte jest również wyżywienie – najczęściej śniadania lub obiady. Jaki ma to wpływ na wysokość diety w podróży służbowej? Czy w takim wypadku w ogóle ona przysługuje?

Jeśli osoba przebywająca w delegacji ma zapewnione posiłki, to przyjmuje się, że stanowią one 25% diety w przypadku śniadania, 50% diety w przypadku obiadu oraz 25% diety w przypadku kolacji.

Zasada ta obowiązuje jednak tylko w przypadku pracowników, z uwagi na to, że wyżywienie przedsiębiorców nie powinno stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Istnieją również przypadki, w których dieta całkowicie nie przysługuje. Dzieje się tak, gdy:

  • osoba zatrudniona jest delegowana do miejsca stałego pobytu,
  • w przypadku, gdy zapewnione jest bezpłatne wyżywienie całodzienne,
  • a także, jeśli osoba przebywająca w podróży, która trwa minimum 10 dni, przyjeżdża do miejsca pobytu stałego lub czasowego w dniu wolnym od pracy.

Dieta przedsiębiorcy w delegacji a koszty uzyskania przychodu

O tym, że koszty, które ponosi przedsiębiorca podczas podróży służbowej, nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu, mówi art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Chodzi tu jednak o te wydatki, które przekraczają wysokość diety przyznawanej pracowników. Prościej mówiąc – do KUP nie zalicza się kosztów, które przekraczają 30 zł na dobę (lub kwoty wynikającej z wyżej przytoczonych zasad obliczania wysokości diety).

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca może natomiast wrzucić wydatki takie jak paliwo, bilety autobusowe, kolejowe czy lotnicze, a także usługi noclegowe. Należy jednak pamiętać, że sposób rozliczania noclegów z wyżywieniem będzie się różnił w przypadku, gdy usługi te dotyczą pracownika a przedsiębiorcy.