Obecnie coraz większe grono przedsiębiorców jest zobowiązane do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Co do zasady, obowiązek ten mają wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Jednak istnieją przypadki, kiedy podmiot może być zwolniony z tego obowiązku. W poniższym artykule wyjaśniono, czym jest zwolnienie podmiotowe i przedstawiono inne formy ewidencji sprzedaży.

Zwolnienie podmiotowe - kiedy przysługuje?

Zwolnieniu z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej podlegają podmioty, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w roku poprzednim progu 20 000 zł. Podatnicy, którzy rozpoczynają sprzedaż na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych w środku roku podatkowego są obowiązani do wyliczenia limitu sprzedaży dla odpowiedniego okresu za pomocą proporcji:

20000zł/365 dni x liczba dni prowadzenia sprzedaży

W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wymieniono czynności, których nie bierze się pod uwagę przy ustalaniu obrotu z działalności. Zostały one zapisane w załączniku do wyżej wymienionego rozporządzenia w poz. 35 i 47, a omawiana zasada została zapisana w § 3 ust. 4. Czynności te to:

  • dostawa nieruchomości,
  • dostawa towarów i świadczenie usług, które zaliczane są do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te zostały w całości udokumentowane fakturą.

Jednak warto dodać, że niektórym podmiotom nie przysługuje zwolnienie podmiotowe ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Lista tych podmiotów została przedstawiona w paragrafie 4 wspomnianego wyżej rozporządzenia.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

Zwolnienie podmiotowe prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, z wykazywania sprzedaży na kasie fiskalnej nie oznacza całkowitego zniesienia obowiązku ewidencji sprzedaży. W takiej sytuacji, podmiot jest zobligowany prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Sposób w jaki będzie ona prowadzona zależy od charakteru działalności, a konkretniej czy podmiot dokonuje sprzedaży wysyłkowej czy stacjonarnej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - stacjonarnej

Jest to ewidencja, którą zobowiązany jest prowadzić podmiot zwolniony z kasy fiskalnej, dokonujący sprzedaży w sklepie stacjonarnym (ewentualnie dokonujący sprzedaży wysyłkowej z dopuszczeniem zapłaty gotówkowej). Ewidencja ta powinna mieć postać broszury (spięta na stałe) oraz zawierać elementy takie jak:

  • ponumerowane strony,
  • datę uzyskania przychodu,
  • wartość przychodu brutto,
  • liczbę porządkową wpisu,
  • podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.

Dodatkowo w przypadku czynnych podatników podatku od towarów i usług należy pamiętać o wyróżnianiu poszczególnych stawek VAT w taki sposób aby możliwe było prawidłowe wyliczenie wartości podatku.
Obowiązkiem sprzedawcy na koniec dnia jest wprowadzenie do kolumny 7 KPiR - sprzedaż towarów i usług, przychodu z danego dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - wysyłkowej

Taki sposób ewidencji jest wybierany przez przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową, a przychody z jej tytułu otrzymują na konto bankowe. W takim przypadku podstawowym dokumentem ewidencji sprzedaży jest wyciąg bankowy. Ważne jest, aby z przelewów znajdujących się na wyciągu wynikało jakich transakcji one dotyczą i na czyją rzecz zostały dokonane (dane nabywcy, w tym jego adres). W przypadku kiedy niemożliwe jest zidentyfikowanie wyciągu z dokonaną sprzedażą, przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, jaka występuje przy sprzedaży stacjonarnej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w systemie wfirma.pl

W przypadku kiedy przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. W systemie wfirma.pl księgowanie przychodu wynikającego z prowadzonej ewidencji sprzedaży, wprowadza się poprzez: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W pojawiającym się oknie w polu NABYWCA należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, a następnie wprowadzić wartości na podstawie sporządzonej ewidencji, pamiętając o prawidłowym ujęciu stawek VAT w przypadku czynnych podatników.
Przy księgowaniu miesięcznego utargu z ewidencji sprzedaży należy wprowadzić numer dowodu pokrywający się z miesiącem (np. E/11/2019 -w przypadku ewidencji bezrachunkowej za listopad). Tak wprowadzony dokument zostaje ujęty w KPiR w kolumnie 7 - sprzedaż towarów i usług oraz w Rejestrze sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT).

zwolnienie podmiotowe a ewidencja sprzedaży bezrachunkowej