Podatnicy prowadzący uproszczoną księgowość w postaci Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów często mają problem z kwestią ujmowania kosztów pośrednich i bezpośrednich ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorca ma do wyboru dwie metody ewidencji kosztów - kasową i memoriałową.
Przepis w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych określa dla przedsiębiorców prowadzących ewidencję za pomocą KPiR, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Dodatkowo koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa dotyczy kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskanymi przychodami. Główną zasadą, jaką należy stosować jest ujęcie kosztów bezpośrednich w tym samym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami.
Metoda kasowa
Według zasad metody kasowej za moment ujęcia kosztów w KPiR uznaje się datę ich poniesienia - czyli w momencie faktycznej zapłaty za faktury, rachunki lub inne dowody stanowiące podstawę do zaksięgowania kosztu. Można stwierdzić, iż liczy się sam fakt dokonania zapłaty za towar lub usługę oraz koszty dotyczące przyszłych okresów mogą zostać poniesione w dniu rozliczenia zobowiązań.
Terminy ujmowania kosztów w PKPiR
Podczas ujmowania kosztów w PKPiR, należy zwrócić szczególną uwagę na rodzaj tego kosztu. Z zastrzeżeniem § 17 ust. 1 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jednak w przypadku prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe, termin ten przedłuża się do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym koszt nastąpił.
Wydatki związane z wynagrodzeniami pracowniczymi, ubezpieczeniami społecznymi itp. zaliczane są do kosztów w momencie ich zapłaty.
Pozostałe koszty działalności będą ujmowane według zasad wybranej przez podatnika jednej z metod opisanych wcześniej. Ogólnie przyjętą jest metoda memoriałowa, jednak przedsiębiorca ma wybór, z której metody chce skorzystać w danym roku podatkowym. Należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości łączenia obu metod lub stosowania ich zamiennie w danym roku podatkowym.
