Od 1 kwietnia 2014 roku przepisy podatkowe zrewolucjonizowały sposób rozliczania samochodów w firmie. Dotyczy to w szczególności zakresu odliczenia podatku VAT od zakupu samochodów oraz kosztów ich bieżącej eksploatacji i zakupu paliwa. Mają one na celu przede wszystkim określenie dokładnych zasad użytkowania pojazdów wykorzystywanych zarówno wyłącznie dla celów prowadzonej działalności, jak i tych używanych również prywatnie. Jak rozliczyć samochody w firmie?

Ustawa o VAT definiuje pojazd samochodowy

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła do przepisów pojęcie “pojazdów samochodowych”, przez które rozumie się “pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym”. Odnosząc się do Ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym, za pojazd samochodowy uznawany będzie pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (określenie to nie obejmuje motoroweru i ciągnika rolniczego), o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Prywatne użycie samochodu to odpłatne świadczenie - czy zawsze?

W znowelizowanej ustawie o VAT pojawiła się m.in. zmiana w zakresie uznania prywatnego wykorzystywania pojazdu jako odpłatnego użycia usług.

Uwaga!

Art. 8 ust 2 pkt 1 ustawy o VAT:

Za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych (...)

Nowelizacja ustawy przewiduje dodanie ust. 5 do art. 8, w którym ustawodawca zastrzega, że ww. przepis (art. 8 ust. 2 pkt 1) nie dotyczy pojazdów samochodowych wykorzystywanych prywatnie i w działalności. Wyłączenie to ma zastosowanie, jeżeli podatnikowi przy zakupie tego samochodu przysługiwało w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w wysokości 50% kwoty podatku wynikającej z faktury zakupu. Art. 8 ust. 2 pkt 1 nie dotyczy również samochodów nabytych przed dniem wejścia w życie przepisów wynikających z nowelizacji ustawy, przy których odliczoną kwotę podatku naliczonego stanowiło 50% lub 60%, nie więcej jednak niż odpowiednio 5 000 zł lub 6 000 zł kwoty podatku wynikającej z faktury zakupu.

Samochody w firmie - rozliczenie po 1 kwietnia 2014 roku

Po nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług występuje w niej uproszczony podział samochodów na trzy podstawowe grupy. Są to:

  • samochody ciężarowe powyżej 3,5 tony, dla których podatnikowi przysługuje pełne odliczenie VAT (100%),
  • pojazdy samochodowe poniżej 3,5 tony wykorzystywane wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej - tu również przysługuje pełne odliczenie VAT (100%),
  • pojazdy samochodowe poniżej 3,5 tony wykorzystywane zarówno dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i dla celów prywatnych, dla których podatnik możw zastosować częściowe odliczenie VAT (50%).

VAT dla samochodów ciężarowych

W odniesieniu do samochodów ciężarowych o masie całkowitej powyżej 3,5 tony od 1 kwietnia nie ma żadnej rewolucji. W dalszym ciągu podatnicy mogą odliczać 100% podatku naliczonego zarówno od zakupu takich pojazdów, jak i od wydatków związanych z ich eksploatacją. Należy przy tym pamiętać o ogólnym założeniu, że ich nabycie oraz użytkowanie musi mieć związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Firmowe samochody poniżej 3,5 tony

W stosunku do samochodów o masie całkowitej poniżej 3,5 tony wykorzystywanych wyłącznie dla celów działalności gospodarczej ustawa o VAT przewiduje możliwość pełnego odliczenia VAT zarówno przy zakupie auta, jak i przy wydatkach związanych z jego użytkowaniem wyłącznie dla celów firmowych. Warto przy tym zaznaczyć, że prawo do odliczenia 100 proc. podatku naliczonego jest możliwe przy “zwykłych” samochodach osobowych, jak również przy samochodach z tzw. “kratką”. Jednak w celu skorzystania z tego przywileju podatnicy będą musieli spełnić dodatkowe warunki.

Jednym z nich jest obowiązek złożenia we właściwym urzędzie skarbowym informacji o takich pojazdach, które użytkowane są wyłącznie w celach firmowych. Drugim zaś jest obowiązek prowadzenia kilometrówki. Zgodnie z ustawą o VAT właściwie prowadzona ewidencja powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
    1. kolejny numer wpisu,
    2. datę i cel wyjazdu,
    3. opis trasy (skąd-dokąd),
    4. liczbę przejechanych kilometrów,
    5. imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

  1. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Prowadzenie takiej ewidencji ma wykluczyć użytkowanie prywatne, przy którym podatnik traci prawo do pełnego odliczenia VAT-u.

Samochody poniżej 3,5 tony wykorzystywane dla celów firmowych i prywatnych

W przypadku wykorzystywania samochodów o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony użytkowanych zarówno dla celów działalności, jak i dla celów prywatnych, podatnikowi prowadzącemu wyłącznie działalność opodatkowaną przysługuje częściowe odliczenie VAT w wysokości 50%. Dotyczy to faktur dokumentujących zakup czy to samego samochodu, czy innych wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją (np. wymiana oleju silnikowego, myjnia) oraz zakupu paliwa.

Samochody wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z działalnością

Przepisy znowelizowanej ustawy określają grupę pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Mowa tu o sytuacjach, kiedy:

  • sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania oraz dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
  • konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Do grupy pojazdów, których konstrukcja wyklucza wykorzystywanie dla celów prywatnych wg ustawodawcy należą:

  1. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

    1. klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
    2. z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

  2. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

  3. pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach określone dla następujących przeznaczeń:

    1. agregat elektryczny/spawalniczy,
    2. do prac wiertniczych,
    3. koparka, koparko-spycharka,
    4. ładowarka,
    5. podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
    6. żuraw samochodowy

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Uwaga!

Spełnienie wymagań technicznych dla pojazdów samochodowych w pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Natomiast dla tych, które zostały wymienione w pkt 3 istotne są dokumenty wydane zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, z których powinno wynikać że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Omówione wyżej zmiany w ustawie o VAT w zasadniczy sposób odmienią dotychczas znany i stosowany sposób rozliczania podatku od towarów i usług w przypadku samochodów. Obowiązkiem przedsiębiorców jest jak najszybsze zapoznanie się ze wspomnianymi zasadami rozliczania samochodów w firmie, ponieważ mogą się one wiązać z dodatkowymi obowiązkami. 

Polecamy