W działalności gospodarczej może zdarzyć się sytuacja, że używane w niej środki trwałe będą wymagały wymiany gwarancyjnej ze względu na awarię, czy też wadliwość sprzętu. Przez wzgląd na fakt, iż okres gwarancji dotyczącej maszyn i innych urządzeń trwa zwykle przynajmniej 12 miesięcy, zwrot urządzenia może nastąpić już po wprowadzeniu rzeczy do ewidencji środków trwałych, a tym samym w trakcie dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Jak taka sytuacja wpłynie na ewidencję środków trwałych i ich amortyzację?
Zareklamowanie wadliwego środka trwałego
Gwarancja może obejmować wymianę sprzętu na całkowicie nowy egzemplarz. W sytuacji, gdy przedsiębiorca skorzysta właśnie z takiej opcji, powinien on zaprzestać dalszej amortyzacji zwróconego środka trwałego, jak również wykreślić go z ewidencji środków trwałych firmy. Naliczone do tego czasu odpisy amortyzacyjne ujęte w kosztach podatkowych pozostają nie zmienione. Przedsiębiorca nie ma bowiem obowiązku dokonywania ich korekty w związku z wymianą wadliwego sprzętu.
Zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 1 updof (oraz odpowiednio art. 16h ust. 1 pkt 1 updop), odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. W związku z powyższym, ostatni odpis wadliwego środka trwałego, który będzie podlegał likwidacji, zostanie dokonany w miesiącu, w którym wadliwy sprzęt zostanie postawiony do likwidacji.
W sytuacji, gdy dochodzi do wymiany, urządzenie wadliwe należy wykreślić z ewidencji środków trwałych firmy i zaprzestać dokonywania dalszych odpisów amortyzacyjnych. Przy likwidacji środka trwałego, jego niezamortyzowana część nie będzie kosztem podatkowym, jak to ma miejsce np. przy sprzedaży środka trwałego.
Co ważne, otrzymany w ramach gwarancji nowy sprzęt będzie oddzielnym środkiem trwałym firmy. Przez wzgląd na to, następnie należałoby wprowadzić do ewidencji środków trwałych otrzymany w ramach wymiany gwarancyjnej, nowy sprzęt. Jego wartość początkowa i data jego wprowadzenia do środków trwałych powinna wynikać z faktury otrzymanej przy wymianie gwarancyjnej.
Przez wzgląd na fakt, iż na skutek zwrotu wadliwego towaru podatnik nie ma obowiązku korygowania kosztów o dokonane już odpisy amortyzacyjne, po wprowadzeniu do ewidencji otrzymanej w ramach wymiany maszyny, przedsiębiorca powinien uwzględnić dokonane już i zaliczone do kosztów odpisy amortyzacyjne. Dlatego też z naliczonej amortyzacji nowo otrzymanego składnika, część odpisów odpowiadająca tym ujętym już w kosztach podczas amortyzacji pierwotnej maszyny, nie będzie stanowiła kosztów podatkowych.
Zareklamowanie wadliwego środka trwałego a koszty podatkowy
Sprawa wymiany środka trwałego w ramach umowy gwarancyjnej była przedmiotem interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2010 roku (IPPB1/415-889/09-5/AM) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której to również organ podatkowy uznał, iż nowo otrzymany środek trwały podlega amortyzacji od miesiąca następującego po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych. W wyjaśnieniu czytamy: “(...)Przy czym zaliczając w ciężar kosztów odpisy amortyzacyjne należy pamiętać o zapisie art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom m.in. na nabycie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Skoro odpisy amortyzacyjne od wadliwego składnika majątku zaliczane były do kosztów, pomniejszając tym samym podstawę opodatkowania, odpisy amortyzacyjne od nowo otrzymanego składnika w wysokości im odpowiadającej nie będą stanowiły kosztów podatkowych. (...)”
Podczas wymiany w ramach umowy gwarancyjnej wadliwego sprzętu, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na fakt, iż zarówno wadliwy sprzęt, jak i nowy będą traktowane jako oddzielne środki trwałe. Dodatkowo, jeżeli odpisy amortyzacyjne wadliwego środka trwałego zostały zaliczone do kosztów podatkowych, należy je uwzględnić przy amortyzacji nowego sprzętu otrzymanego w zamian za wadliwy, aby nie dublować kosztów.
