Harmonogram czasu pracy ma za zadanie określenie czasu pracy pracownika. Kiedy rozkład czasu pracy ujęty został w regulaminie i pracownicy nie posiadają wątpliwości do dnia i godziny wykonywania pracy, nie jest konieczne sporządzanie harmonogramu. Natomiast w sytuacji, kiedy organizacja pracy nie ma charakteru stałego jest on niezastąpiony. Błędne określanie harmonogramu czasu pracy jest łamaniem przepisów dotyczących czasu pracy i jest wykroczeniem podpadającym karze pieniężnej.

Typowe błędy robione w planie czasu pracy:


• brak szczegółowej informacji o pracy w niedzielę i święta,
• niestworzenie rozkładu czasu pracy


Rozkład trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, koniecznie posiadać musi adnotację, który z dni wolnych jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w dzień ustawowo wolnym od pracy. Odmiennie bowiem rekompensuje się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

• nieprawidłowe ustalenie liczby dni pracy w tygodniu

Fundamentalną zasadą trybu pracy pracownika jest norma średnio 5-dniowego tygodnia pracy. Równa się to z tym, że liczba dni w konkretnych tygodniach może być zróżnicowana. Należy mieć na uwadze mimo wszystko, aby w całościowym rozliczeniu za czas rozliczeniowy przeciętna liczba dni pracy nie przekraczała 5.

Tworząc harmonogram trybu pracy mieć na uwadze należy zachowanie 35-godzinnego, nieprzerwanego wypoczynku tygodniowego.

• brak rozkładu pracy na cały czas rozliczeniowy

Czas rozliczeniowy jest czasem, w trakcie którego zatrudniający rozlicza czas pracy pracowników. Nie możliwe jest, szczególnie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, projektowanie rozkładu pracy na poszczególne jego fragmenty. Umożliwiałoby to zatrudniającemu obejście zapisów o czasie pracy a w konsekwencji na przykład pominięcie przymusu wypłacenia honorarium za godziny nadliczbowe.

• błędne ustanowienie ilości godzin pracy w konkretnych miesiącach

Liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się trochę nieco odbiegać od założeń. Ważne jest, by ogólny zakres trybu pracy w okresie rozliczeniowym się zgadzał.

• brak zachowania co najmniej 35-godzinnego niezakłóconego odpoczynku

Od niniejszej zasady istnieje jednak odstępstwo w przypadku, gdy okres rozliczeniowy kończy się w trakcie tygodnia pracy. Odpoczynek powyższy, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, oznacza to siedem kolejnych dni, rozpoczynając od początku czasu rozliczeniowego. Jeżeli więc okres rozliczeniowy zakończy się zanim upłynie 7 dni, to nie mamy w niniejszej sytuacji do czynienia z całym tygodniem pracy a więc odpoczynek pracownikowi nie przysługuje.

• nieprawidłowe zmiany rozkładu pracy

Modyfikacja rozkładu trybu pracy możliwa jest wyłącznie w pojedynczych przypadkach. Są nimi nieoczekiwane sytuacje, takie jak zapewnienie zastępstwa w sytuacji choroby albo wypoczynku na prośbę innego zatrudnionego.

Modyfikacje nie są dopuszczalne, gdy ich celem jest ograniczenie pracy nadliczbowej, w tym przypadku będzie to próba obejścia przepisów o trybie pracy.