6 kroków do zamknięcia roku w KPiR

Zbliżając się do końca roku wielu nowych przedsiębiorców może mieć problemy z ustaleniem poszczególnych czynności jakie są związane z zamknięciem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Wiąże się to z uzupełnieniem pewnych formalności i podsumowaniem całorocznej pracy. Wyróżnia się 6 kroków niezbędnych do zamknięcia roku w KPiR, poznaj je!

1. Roczne podsumowanie KPiR

Przedsiębiorca sumuje zapisy z księgi w celu ustalenia dochodu osiągniętego w danym roku obrotowym oraz na potrzeby zamknięcia księgi. Obliczenia te można wykonać na dwa sposoby:

• sumowanie przychodów i kosztów na koniec każdego miesiąca,
• sumowanie przychodów i kosztów narastająco (od początku do końca roku)

W praktyce najczęściej stosuje się drugi sposób ze względu na obliczanie zaliczek na podatek dochodowy, więc na koniec roku nie trzeba już dokonywać odrębnych obliczeń. Jednak jeśli, któryś z przedsiębiorców wybrał sposób pierwszy zobowiązany jest wyliczyć ogólną kwotę z odrębnych miesięcy i ująć je na oddzielnej stronie w KPiR. Do sumowania tych kwot zalicza się w szczególności kolumny 7-15.

2. Spis z natury - Remanent

Spis z natury polega na ustaleniu stanu rzeczywistego towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Powinien również zawierać spis towarów stanowiących własność podatnika, znajdujących się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Taki spis sporządzany jest podczas zamknięcia roku na dzień 31 grudnia i jest zarazem pierwszym wpisem w Księdze Przychodów i Rozchodów. Spis z natury powinien być sporządzony w sposób rzetelny i zawierać minimum następujące informacje:

• nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy);
• datę sporządzenia spisu;
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
• szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem;
• jednostkę miary;
• ilość składników majątku stwierdzoną w czasie spisu;
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary;
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową;
• łączną wartość spisu z natury;
• wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (pomniejszenie kosztów w związku z nieopłaconymi wydatkami art. 24d), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie; klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”;
• podpisy osób sporządzających spis (w skład komisji sporządzającej remanent muszą wchodzić przynajmniej dwie osoby, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej drugą osobą uczestniczącą przy spisie z natury może być inny członek rodziny lub małżonek);
• podpis właściciela zakładu (wspólników).

3. Wycena spisu z natury dla zamknięcia roku w KPiR

Po sporządzeniu spisu z natury przedsiębiorca ma obowiązek dokonać wyceny składników majątku w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Wycenę dokonuje się według następujących zasad:

• materiały i towary handlowe według cen zakupu lub nabycia lub jeśli są niższe od cen zakupów lub nabycia, w tedy wycenia się je według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu,
• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,
• odpady użytkowe, które utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z ich przydatności do dalszego użytkowania,
• przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,
• produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Należy uściślić, że czynni podatnicy VAT wyceniają składniki, od których mieli możliwość odliczenia podatku VAT w kwocie netto, a pozostałe według wartości brutto.

4. Ujęcie Spisu z natury w KPiR

Po wykonaniu remanentu należy wprowadzić jego zsumowaną wartość w ostatniej pozycji KPiR. Taki spis przedsiębiorca może zaksięgować według poszczególnych rodzajów składników lub wprowadzić jako jedną zsumowaną pozycję, jednak musi być do niej dołączona szczegółowa lista z wyodrębnieniem poszczególnych jego składników. Takie zestawienie powinno przechowywać się łącznie z księgą. Nawet jeśli spis z natury miał wartość “0” także powinno się go ująć w księdze. Sporządzony spis w dniu zamknięcia roku jest ostatnią pozycją w starym okresie i zarazem pierwszą pozycją na dzień rozpoczęcia nowej księgi.

5. Ustalenie zysku lub straty

Ustalenie dochodu jest przedostatnim etapem zamknięcia roku w KPiR. Gdy został już sporządzony spis z natury oraz dokonano wyceny składników można ustalić dochód jaki osiągnęło przedsiębiorstwo w danym roku. Dochód ustala się począwszy od zsumowania osiągniętego przychodu w danym roku podatkowym oraz poniesionych kosztów uzyskania przychodów, następnie ustala się różnice między nimi. Różnica ujemna oznacza stratę, a dodatnia zysk. Wyliczona w ten sposób różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym. Ustalenie przychodów nie wiąże się z większymi problemami bowiem ustala je kolumna 9, kłopot natomiast może sprawiać wyliczenie kosztów uzyskania przychodów. Koszty ustala się następująco:

6. Zeznanie roczne

Ostatnim etapem zamknięcia roku jest sporządzenie i wysłanie do urzędu zeznania rocznego. Dla poszczególnych przedsiębiorców wyróżnia się następujące druki:

• Podatnicy opodatkowani ryczałtem składają PIT-28,
• Podatnicy opodatkowani według karty podatkowej - PIT-16A
• Podatnicy podlegający opodatkowaniu na zasadach ogólnych - PIT-36,
• Podatnicy podlegający opodatkowaniu podatkiem liniowym - PIT-36L