W przypadku błędu na fakturze pierwotnej, a także podczas zwrotu, reklamacji lub udzielenia rabatu sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca nie różni się szczególnie od standardowych faktur - posiada jednak dodatkowe elementy, jak numer faktury źródłowej czy kwoty przed i po korekcie. Niezwykle istotne jest natomiast jej poprawne zaksięgowanie.
Gdy otrzymujesz fakturę korygującą
Kwestie związane z księgowaniem faktury korygującej wydatek stanowią przedmiot sporu organów podatkowych oraz doradców podatkowych. Próżno szukać jednoznacznej ścieżki postępowania.
Zgodnie z opinią Ministerstwa Finansów, faktura korygująca nie dokumentuje nowego zdarzenia gospodarczego. Wiąże się ona z zaistniałą już sytuacją potwierdzoną fakturą pierwotną. Dlatego też nabywca powinien otrzymaną fakturę korygującą ująć w okresie, w którym miało miejsce pierwotne zdarzenie. Korektę w KPiR należałoby zatem ująć w okresie rozliczeniowym, w którym miało miejsce zdarzenie pierwotne. Tym samym wystąpi konieczność skorygowania zaliczki na podatek dochodowy i dopłacenia ewentualnej należności, łącznie z naliczonymi odsetkami. Czasem może pojawić się także wymóg skorygowania zeznania rocznego. Natomiast podatek VAT w rejestrze zakupu VAT przedsiębiorca będzie mógł ująć zgodnie z datą otrzymania dokumentu.
Jednocześnie doradcy podatkowi i specjaliści w zakresie podatków wskazują, że zwrot towarów jest zdarzeniem odrębnym od jego zakupu. Tym samym fakturę korygującą powinno się ujmować w KPiR w okresie bieżącym, bez konieczności cofania się do okresu ujęcia faktury pierwotnej.
Ostateczna decyzja o sposobie księgowania tego typu faktur korygujących (zgodnie z którym stanowiskiem) należy do przedsiębiorcy.
Gdy wystawiasz fakturę korygującą
Jeśli jesteś sprzedawcą wystawiającym fakturę korygującą, musisz pamiętać, że jest ona nieco inaczej ujmowania w księdze przychodów i rozchodów oraz w rejestrze sprzedaży VAT niż standardowa faktura VAT.
Stanowisko organów skarbowych dotyczące zapisu faktury korygującej w KPiR nie jest jednoznaczne. Kiedyś uznawało się, że w sytuacji gdy faktura korygująca powstała wskutek nowego zdarzenia - np. zwrot towarów, reklamacja, rabat - a nie z powodu pomyłki podczas sporządzania faktury pierwotnej, to należy zaksięgować ją w KPiR w dacie wystawienia. Jeśli natomiast nastąpiła pomyłka na fakturze pierwotnej, konieczne było cofnięcie się do okresu pierwotnego.
Obecnie stanowisko organów skarbowych nieco się zmieniło - zgodnie z opiniami wystawiając fakturę korygująca, przedsiębiorca zawsze powinien cofnąć się w KPiR do okresu, w którym powstało pierwotne, korygowane zdarzenie. Takie działanie będzie się natomiast wiązać z koniecznością ponownego przeliczenia zaliczek, a czasem także z korektą zeznania rocznego.
Natomiast w kwestii rejestru sprzedaży VAT niezbędne jest uzyskanie przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie takiego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia przedsiębiorcę do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie otrzymano. Takim potwierdzeniem może być np.
- wiadomość e-mail,
- fax,
- pisemne potwierdzenie odbioru korekty,
- potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata lub
- przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.
Istnieją także sytuacje, w których uzyskanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nie jest konieczne. Chodzi tu o:
- korekty podwyższające podstawę opodatkowania,
- eksport towarów i WDT,
- dostawę towarów i świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- sprzedaż: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy
- sytuacje, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
