1. Liberalne przepisy
Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na elektroniczny obieg faktur przez wzgląd na fakt, iż nie dysponują dostateczną wiedzą na temat aspektów prawnych z nim związanych. Sytuację tę powinna zmienić obowiązująca od stycznia 2013 roku nowelizacja przepisów w sprawie e-faktur, która zrównuje elektroniczne dokumenty z ich papierowymi odpowiednikami. Co to oznacza? Na e-fakturze muszą znaleźć się identyczne elementy oraz informacje, jak na zwykłej fakturze. Ponadto, odnośnie terminów wystawienia oraz w sprawie prawa do odliczenia VAT od transakcji potwierdzanych danym dokumentem, elektroniczna siostra faktury papierowej niczym się nie różni.
Groźnie brzmiące zwroty zawarte w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - integralność treści i autentyczność pochodzenia nie powinny już straszyć, ponieważ spełnienie tych wymagań przy wystawianiu e-faktury zapewnia choćby użycie powszechnie stosowanego formatu PDF.
Co więcej, dużym ułatwieniem w kwestii e-faktur jest wprowadzenie tzw. zgody domniemanej na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Nie oznacza to, że zgoda taka nie jest wymagana, ale przepis ten zakłada, iż do czasu kiedy kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, przedsiębiorca może wysyłać mu faktury np. drogą e-mail. Za potwierdzenie chęci otrzymywania e-dokumentów można uznać np. deklarację słowną klienta, czy też wysłaną przez niego wiadomość e-mail.
2. Znaczne oszczędności (w kosztach i czasie)
Rezygnacja z faktur papierowych to również spore oszczędności dla firmy - ograniczone zostają wydatki związane z wystawianiem i przesyłaniem dokumentów drogą tradycyjną, takie jak np. papier, koperty, tonery/tusze do drukarek. Co ważne, rozwiązanie takie pozwala na redukcję kosztów dotyczących przechowywania takich dokumentów. Ze wspomnianego raportu wynika, że wystawiając 1000 e-faktur miesięcznie, przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet 2 000 zł!
Ponadto właściciel firmy, jak i jego pracownicy mogą oszczędzić sporo czasu, ponieważ nie będą go musieli tracić na drukowanie, adresowanie kopert, naklejanie znaczków czy też stanie na poczcie w kolejce.
3. Zwiększona płynność finansowa
W związku z tym, iż dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje o wiele mniej czasu (kilka sekund) w porównaniu do jej papierowego odpowiednika, zmniejszone zostaje ryzyko przeterminowania dokumentu i ewentualnych zatorów płatniczych. Rozwiązanie to ucina również wszelkie wymówki kontrahentów typu “nie zapłaciłem, ponieważ nie dostałem faktury”.
W sytuacji, gdy klient otrzyma fakturę szybciej, szybciej ureguluje należności z niej wynikające. To pozwoli na bardziej efektywne planowanie wydatków przez przedsiębiorcę.
4. Sprawne procesy biznesowe w firmie
Przez wzgląd na fakt, iż e-faktury gwarantują znaczne oszczędności w czasie, przedsiębiorca może poświęcić go na inne czynności. Ponadto, w przypadku konieczności odszukania dokumentu, nie jest konieczne przyrzucanie stert papierów - wyszukiwanie faktur w bazie komputerowej jest zdecydowanie bardziej sprawne. Rozwiązanie takie wpływa na usprawnienie procesów biznesowych w firmie, a co za tym idzie - na wzrost jej efektywności.
5. A do tego - ekologia!
Stosowanie rozwiązań przyjaznych środowisku, jak np. zamiana faktur papierowych na e-faktury, z pewnością pozytywnie wpływa na wizerunek firmy. Z dostępnych danych wynika, iż rocznie w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, co wiąże się z wycięciem 255 tys. drzew, nie mówiąc już o energii, wodzie potrzebnej do ich wystawienia!
Rezygnacja z tradycyjnych faktur pozwala na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów.
To tylko część zalet po stronie sprzedawcy, jakimi charakteryzują się e-faktury. Wdrożenie takiego rozwiązania z pewnością przyczyni się do poprawy wizerunku firmy, a przez to do wzrostu jej wartości w oczach kontrahentów.
