Jednym z najbardziej kluczowych powinności pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentów, powiązanej z zatrudnieniem oraz kartoteką osobową pracowników. Oznacza to, iż każdy jeden pracodawca, odbiegając od specyfikacji prawnej zarządzanej działalności i liczby zatrudnionych osób, otwiera i nadzoruje, odrębnie dla każdego pracownika, akta osobowe.

Dokładne reguły koordynowania dokumentacji zatrudnionych opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 V 1996 r. w sprawie obszaru koordynowania dokumentacji w sprawach powiązanych z zatrudnieniem oraz metodami prowadzenia kartoteki osobowej zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Pracodawca tworzy i nadzoruje odrębnie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, składające się z 3 części:
• A – dokumenty skupione w powiązaniu z ubieganiem się o pracę
• B – obejmuje akta tyczące się stworzenia stosunku pracy oraz historii zatrudnienia
• C – gromadzi dokumenty powiązane z ustaniem zatrudnienia danej osoby

Część A - akta gromadzone w związku ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tak zwany katalog informacji osobowych.

Dokumenty, których zatrudniający może żądać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28.05.1996 r. w kwestii zakresu prowadzenia dokumentów w sprawach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• dokumenty potwierdzające umiejętności zawodowe, konieczne do wykonywania konkretnej pracy,
• zaświadczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata starającego się o zatrudnienie,
• akty pracy z byłych miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty poświadczające etapy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeśli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może jeszcze przedłożyć z własnej inicjatywy inne akta, jak akty oraz certyfikaty potwierdzające jej kompetencje oraz umiejętności biznesowe, zaświadczenia z różnych urzędów, książeczkę wojskową itp.

Należy nie zapominać, iż pracodawca przetrzymuje w aktach osobowych zatrudnionego tylko kopie lub odpisy przedstawianych dokumentów. Pierwowzorów należy chcieć wyłącznie do przejrzenia lub w celu stworzenia duplikatu lub odpisu.

Część B – dokumenty dotyczące stworzenia stosunku pracy.

Po zakończeniu procesu przyjęć, pracodawca może żądać, od pracownika właśnie zatrudnionego, podania, prócz danych, które uzyskał podczas starania się o zatrudnienie, również dodatkowych danych. Podstawą jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Podstawowym aktem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o przyjęciu kandydata jest umowa o pracę. Jeśli ponadto opisał zatrudnionemu zakres jego obowiązków, to trzeba go również przechowywać w tej części akt osobowych. W tym miejscu muszą się także pojawić:

• oświadczenie medyczne związane z kontrolą okresową i kontrolnymi,
• umowa o niemożliwości pracy u konkurencji, jeżeli była podpisana,
• zaświadczenie o skończeniu koniecznego kursu BHP,
• potwierdzenie dotyczące podniesionych kosztów uzyskania dochodów,
• PIT-2,
• pisemne poświadczenie zapoznania się pracownika z zawartością regulaminu pracy, treścią przepisów i zasad BHP, informacją pracowniczą, zakresem danych objętych poufnością służbową,
• deklaracja pracownika z prośbą o transfer pieniędzy na konto bankowe,
• informacja dotycząca równego traktowania,
• deklaracja pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze lub braku konieczności wykorzystywania uprawnień rodzicielskich, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czternastu,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• dokumenty związane z powierzeniem dobytku zatrudnionemu, podwyższaniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami-sankcjami porządkowymi, obniżonym formatem czasu pracy lub jednostkowym rozkładem czasu pracy.

Powinny tu również odnaleźć się dokumenty dotyczące dania zatrudnionemu wypoczynku wychowawczego lub bezpłatnego.

Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tutaj również – zgromadzone akta powinny być usystematyzowane chronologicznie i ponumerowane.

Część C – dokumenty powiązane z ustaniem stosunku pracy, tj.:

• orzeczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• kopia wystawionego oświadczenia pracy,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.