Akta osobowe pracownika
Ze względu na rodzaj dokumentów, można podzielić je na 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z staraniem się o pracę Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami, danymi osobowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi, informacjami o wykształceniu
- dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności potrzebne do wykonywania oferowanej pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Umowa o pracę i przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o szkoleniach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja miała miejsce);
- dokumenty związane z podwyższaniem kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Rozwiązanie stosunku pracy Tutaj należy przechowywać wszelkie dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, czyli :
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy,
- ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- dowód podjęcia czynności w związku z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.
- Dotyczy to np. żądania wydania świadectwa pracy a także zaświadczeń dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- umowę o zakazie konkurencji w momencie ustania umowy o pracę, jeżeli podpisanie takiej umowy miało miejsce,
- zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu umowy o pracę.
Sposób przechowywania Dokumenty pracownika należy gromadzić w oryginalnej postaci w lokalu zarządu albo w placówce podmiotu gospodarczego. Najlepiej, by bez problemu można było je znaleźć. Dodatkowo musimy chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS wyznacza podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Gdy przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to powinności w przechowaniu jest wstanie przejąć specjalnie powołane archiwum. Polecamy: Taxi Poznań
