KPiR jest ewidencją wszystkich osiąganych przychodów i ponoszonych przez podatnika kosztów. Z powyższego wynika, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu. Księga przychodów i rozchodów przede wszystkim służy do poprawnego wyliczania zaliczki na podatek dochodowy oraz ustalenia należnego podatku dochodowego. KPiR dostarcza również niezbędnych informacji podatnikowi dotyczących kondycji jego firmy.
Księga przychodów i rozchodów - budowa
Budowa KPiR jest ściśle określona przez przepisy i wynika ze wzoru zawartego w załączniku nr 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR: Kolumna 1 - zawiera liczbę porządkową. Tym samym numerem należy oznaczyć dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu. Dozwolone jest prowadzenie numeracji ciągłej oraz z podziałem na miesiące. Kolumna 2 - zawarta jest w niej data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę zapisu, tj. data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży. Kolumna 3 - określa numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu. W przypadku faktur wpisujemy nr zgodny z tym, który widnieje na dokumencie. Kolumna 4 - obejmuje nazwę podmiotu gospodarczego. Kolumny tej nie wypełnia się w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych. Kolumna 5 - zawiera adres kontrahenta. Ta kolumna również pozostaje pusta w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych. Kolumna 6 - określa rodzaj przychodu lub wydatku. Tutaj powinno być konkretnie określone zdarzenie gospodarcze, np zakup części samochodowych. Kolumna 7 - uwzględnia wartość sprzedanych towarów lub usług. Kolumna 8 - obejmuje wartość pozostałych przychodów. Kolumna 9 - sumuje kwoty kolumn 7 i 8. Kolumna 10 - określa wartość zakupu towarów handlowych i materiałów wg cen ich zakupu. Kolumna 11 - wskazuje wartość kosztów ubocznych, np kosztów transportu. Kolumna 12 - obejmuje wartość brutto wypłaconych pracownikom wynagrodzeń w gotówce i w naturze. Jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się na podstawie listy płac i innych dowodów księgowych, gdzie pracownik potwierdza odbiór własnoręcznym podpisem - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie. Istnieje też możliwość dokonania wpisu na podstawie dowodu potwierdzającego przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wypłaty wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia i umowy o dzieło. Kolumna 13 - zawiera wartość pozostałych kosztów (prócz kosztów ujętych w kolumnach 10-12) z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Do tej kolumny zaliczamy takie wydatki jak opłatę za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz itd., wydatki związane z użytkowaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych pojazdu, ale też amortyzację czy wartość zakupionego wyposażenia. Kolumna 14 - sumuje kwoty z kolumny 12 i kolumny 13. Kolumna 15 - kolumna wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze, których nie ujęto w poprzednich kolumnach. Kolumna 16 - tutaj ujmuje się koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, które z nich zostaną odliczone od podstawy opodatkowania. Kolumna 17- w tej kolumnie zamieszczane są wszelkie uwagi dotyczące zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna 17 jest ostatnią kolumną zawierającą się w KPiR. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać by na koniec każdego miesiąca zrobić podsumowanie, poprzez wyliczenie sum wszystkich kolumn. Warto również pod podsumowaniem każdego miesiąca, wpisać sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzającego oraz za cały rok łącznie z miesiącem właśnie zamkniętym. Takie działania służą wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, która jest liczona z przychodów i kosztów narastająco od początku roku.
Księga Przychodów i Rozchodów - obowiązek prowadzenia
Na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są zobowiązane osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, których przychody za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na PLN wg średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Dodatkowo osoby prowadzące gospodarstwo rolne (prowadzące działalność gospodarczą osobiście bądź z udziałem członków rodziny pozostających w gospodarstwie domowym), nie zatrudniające pracowników mają obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, jeżeli łączny przychód z działalności w roku podatkowym nie przekracza 10 000 zł. Tak więc rzetelne i dokładne prowadzenie KPiR będzie skutkowało tym, że przedsiębiorca będzie w stanie bez zbędnych problemów wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, którą następnie odprowadzi do urzędu skarbowego.
