Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, bez względu na jej rodzaj oraz wielkość, jest zobowiązana do dokumentowania i ewidencjonowania swojej sprzedaży. To, jaki dokument sprzedaży powinien wystawić sprzedawca zależy ściśle od obowiązujących przepisów prawa. Jedną z dwóch podstawowych form poświadczenia dokonanej transakcji jest rachunek.
Rachunek jest fakturą przeznaczoną dla przedsiębiorstw oraz instytucji, które korzystają z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT. Dokument ten jest dowodem dokonanej transakcji. Podobnie jak faktura, daje on prawo do ubiegania się na jego podstawie swoich praw przez nabywcę, a także - w przypadku przedłużonego terminu płatności - przez dostawcę usługi lub towaru.
Co powinien zawierać rachunek?
Rachunek powinien zawierać ściśle określone elementy, określone przepisami prawa. Zgodnie z § 14 ust. 1 Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, na dokumencie tym powinny znaleźć się przynajmniej:
- imiona i nazwiska (nazwa bądź firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- data wystawienia i kolejny numer rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonywanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Powyższy katalog nie jest zamknięty, co oznacza, że oprócz obowiązkowych elementów wystawca może na dokumencie umieścić dodatkowe zapisy.
Ważne! Od 1 stycznia 2013 r. przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą wystawiać także faktury - zgodnie z przepisami, są one traktowane analogicznie do faktur wystawianych przez czynnych podatników VAT, z wyjątkiem możliwości odliczenia podatku.
