Warto przyjrzeć się sytuacji, kiedy brak jest dokumentu, który potwierdza kupno artykułów handlowych, ponieważ podatnik prowadzi działalność w zakresie sprzedaży detalicznej towarów używanych, a swoje towary nabywa nieodpłatnie z tzw. "wystawek" w Belgii.
Podatnik musi opłacić koszt transportu tych artykułów z terytorium danego kraju do Polski, gdzie będą sprzedawane.
Taki sposób zdobywania artykułów zdarza się nieczęsto, toteż aktualne przepisy w tej chwili, dotyczące prowadzenia PKiR, nie precyzują w sposób jasny zasad postępowania w tej sytuacji . Niewątpliwie właściciel firmy ma obowiązek rejestrowania wszelkich operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Zgodnie z tym zapisem w księdze muszą być umieszczone te towary, które nabyliśmy bezpłatnie, a planujemy je sprzedawać. W kolumnie 6 księgi należy zanotować szczegółowe dane dotyczące wszelkich zdarzeń gospodarczych, natomiast w kolumnie 17 możemy odnotować pochodzenie artykułów.
Przepisy prawne nie normują zupełnie zasad dokumentowania nabycia rzeczy ruchomych (towarów) oddanych przez prawowitego posiadacza po to by wyzbyć się ich własności w miejscu zwanym "wystawką". Własność ruchomego towaru niczyjego nabywa się po przez wzięcie jej w posiadanie samoistne. Księga podatkowa nie przewiduje dokumentacji, poprzez którą można by poświadczyć tego typu zdarzenie. Istotne jest, żeby przedsiębiorca zaznaczył źródło kupna towaru i dowiódł jego nabycie. Adekwatny w tym momencie jest każdy "inny dowód", który wskazuje sposób nabycia artykułów, miejsca, z którego zostały przywiezione oraz ich ilość (może to być raport napisany przez podatnika). Ujęcie kosztów za pomocą dowodu wewnętrznego również pozostawia sporo niejasności, ponieważ przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi podatkowej w paragrafie 14 ust. 2 wyszczególniają przypadki, w których poniesione koszty uzyskania przychodów można udokumentować dowodami wewnętrznymi.
Zbiór tych zdarzeń jest zamknięty. Wśród nich nie ujęto zdarzenia gospodarczego związanego z przekazaniem do odsprzedaży nabytych bezpłatnie przedmiotów, stanowiących towary handlowe, jednak w praktyce również korzysta się z dowodów wewnętrznych.Sposób oszacowania wartości tych artykułów w celu remanentu zależy od rodzaju opodatkowania, które wybrał przedsiębiorca. Gdy jest płatnikiem VAT, to ze względu na nie posiadanie dokumentu stwierdzającego nabycie artykułów handlowych, nie może skorzystać ze zwolnienia z VAT przewidzianego dla artykułów używanych. Zatem powinien być obciążony podatkiem o stawce odpowiadającej danej grupie rodzajowej towarów (np. 23%). W przypadku podatników, którzy podlegają ryczałtowi od przychodów ewidencjonowanych mają problem gdyż nie jest przewidziany odpowiedni sposób ewidencjonowania nabytych artykułów. Wynika to z formy opodatkowania, w której nie są uwzględniane koszty prowadzonej działalności. Nie eliminuje to jednak potrzeby przechowywania dowodów kupna.
Z uwagi na brak tego dowodu uzasadnionym działaniem jest zrobienie spisu tych artykułów w celach dowodowych. Zbywca jest zobowiązany oszacować cenę towarów handlowych według cen zakupu lub wedle cen rynkowych w dniu sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od ceny zakupu. W omawianym przypadku wartość towaru wynosić będzie 0 zł, ale należy ją zwiększyć o koszty uboczne związane z nabyciem artykułów, w szczególności z jego kosztem transportu, załadunku i wyładunku oraz ewentualnego ubezpieczenia w drodze.
