Delegacją są wszelakie świadczenia, które przysługują zatrudnionemu, który delegowany jest w wyjazd służbowy poza miejsce swojej pracy. Delegacje dzielimy na:
• Krajowe,
• Zagraniczne
Prawo mówi również o tak zwanych jazdach lokalnych, które mogą być wyrobione w ramach miejscowości, w której wykonywane jest świadczenie pracy albo w ramach stałego miejsca pracy. Mimo to taki rodzaj jazd nie uprawnia zatrudnionego do dostania świadczenia pieniężnego.
W ramach świadczeń, które dostać może pracownik z racji wyjazdu służbowego, przyznawane są:
• Diety – świadczenie pieniężne powiązane z większym zapotrzebowaniem podczas podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – zakwaterowania, wyżywienia, przejazdu
W najlepszej sytuacji jest pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie zagadnienia powiązane z delegacją, ustalane są w tym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być mniejsze, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to wyższe. Niestety nie jest tak w sytuacji osób przyjętych do pracy na umowę o dzieło albo zlecenie. Sprawy powiązane z podróżami służbowymi nie ustalają normy prawa pracy, a jedynie umowa albo aneks do umowy zawieranej z zatrudniającym. Stąd też wysokość świadczeń może być niższa, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy pracownicy, zwłaszcza - często podróżujący swoimi autami, mogą również rozliczać się z zatrudniającym na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń za wyjazdy jest stała, niezależnie od przebytych kilometrów.
Podłożem do uznania wyjazdu jako delegacji, będzie w obu przypadkach uszczegółowienie miejsca pracy zatrudnionego. Wszelkie podróże za ww. miejsce, uwzględnione powinny być jako delegacje służbowe.
Od powyższej reguły, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w podróż służbową, jest właściciel firmy, który prowadzi działalność gospodarczą. W niniejszym przypadku nie posiada on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać i nadzorować zagadnienia powiązane z podróżą. Stąd też, wszystkie podróże służbowe wliczane są w koszt prowadzenia firmy.
Drugim wyjątkiem natomiast jest przypadek, w którym do czynienia mamy z pracą kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których praca z góry polega na częstych podróżach poza siedzibę firmy. W niniejszych sytuacjach zatrudniający mają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo obszernie na przykład „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Taki typ zapisu uwalnia ich niniejszym z obowiązku wypłacania na rzecz zatrudnionego kolejnych korzyści materialnych związanych z wyjazdami.
