Podczas wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik może zastosować stawkę VAT 0% tylko jeżeli posiada dokumenty potwierdzające WDT (jednoznacznie wskazujące na realizację wywozu towarów poza obszar Polski). Część takiej dokumentacji jest zwykle przesyłana przez partnerów za pomocą faksu bądź poczty elektronicznej - przepisy tego nie zabraniają, a dostarczone takimi drogami dokumenty zachowują moc dowodową w przypadku stwierdzania WDT.

Transport przez osoby trzecie

Jeśli wywóz towarów zleca się podmiotowi trzeciemu, dokumentami potwierdzającymi WDT są posiadane równocześnie:

  • dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, które jednoznacznie potwierdzają, że towary zostały dostarczone do innego państwa członkowskiego,
  • kopia faktury,
  • specyfikacja poszczególnych sztuk załadunku.

Transport samodzielny

W przypadku gdy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów realizuje samodzielnie podatnik bądź nabywca przy wykorzystaniu własnych środków transportu, to poza kopią faktury i specyfikacją ładunku, podatnik musi dysponować dokumentem zawierającym minimum:

  • imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego WDT oraz nabywcy tych towarów,
  • adres, pod który są przewożone towary, jeżeli jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy,
  • określenie towarów i ich ilości,
  • potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę w miejscu znajdującym się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju,
  • rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu.

Aby móc skorzystać z 0% stawki VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, podatnik nie musi dysponować wszystkimi podstawowymi dokumentami - ma prawo uzupełnić je dokumentami dodatkowymi bądź innymi dowodami, które całościowo zatwierdzą, że WDT została rzeczywiście zrealizowana.

Inne dokumenty WDT

W przypadku gdy opisane wcześniej dokumenty nie wystarczają do jednoznacznego stwierdzenia, że towary zostały dostarczone do nabywcy, wówczas jako dowody mogą posłużyć inne dokumenty potwierdzające WDT:

  • korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
  • dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
  • dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie – w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
  • dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.