Działalność we własnym mieszkaniu - koszty i obowiązki przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców w początkowej fazie działalności nie posiada środków finansowych by móc sobie pozwolić na najem lokalu dla celów firmowych. Dlatego też przez pierwsze miesiące wiele jednoosobowych działalności funkcjonuje we własnym domu czy też mieszkaniu, które to jednocześnie pełnią funkcję siedziby firmy. Jak wówczas prawidłowo rozliczać wydatki eksploatacyjne? Wyjaśniamy poniżej.

Działalność we własnym mieszkaniu - koszty

Przedsiębiorca prowadzący firmę we własnym mieszkaniu bądź domu może w kosztach uzyskania przychodów ujmować część wydatków związanych z jego eksploatacją. Jednak aby było to możliwe miejsce zamieszkania musi zostać wskazane jako miejsce prowadzenia działalności na druku CEIDG-1.

W sytuacji gdy do celów działalności wyznaczone zostało określone pomieszczenie, wówczas koszty ustala się na podstawie współczynnika stanowiącego udział powierzchni pomieszczenia w ogólnej powierzchni mieszkania lub domu.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, którego powierzchnia całkowita wynosi 75 m2. Przedsiębiorca na cele działalności wydzielił jedno pomieszczenie - pokój o powierzchni 20 m2. Jaki będzie współczynnik, na podstawie którego przedsiębiorca ustali wartość kosztu uzyskania przychodów?

(20 m2 : 75 m2) x 100% = 26,66 %

W przypadku podatników zwolnionych z VAT odniesieniem jest kwota brutto z faktury, którą należy przemnożyć przez uzyskany współczynnik. Natomiast czynni podatnicy VAT co do zasady powinni odnieść się do kwoty netto z faktury.

Należy jednak pamiętać, że nie do wszystkich wydatków podatnik powinien zastosować w/w współczynnik.

Działalność we własnym mieszkaniu - podatek VAT

Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl tej regulacji podatnik prowadzący działalność w mieszkaniu ma prawo do odliczenia VAT. Przy czym - tak jak w przypadku kosztów - nie będzie to pełna kwota daniny wynikająca z faktury. Jak zatem należy ustalić wartość podatku podlegającą odliczeniu? Ustawa o VAT nie reguluje tej kwestii, w związku z czym w niektórych przypadkach podatnicy mogą tu skorzystać również ze współczynnika wyliczonego w celu ustalenia kosztów uzyskania przychodów. Przy czym warto podkreślić, że tego typu ustalenia mogą dotyczyć wyłącznie opłat zależnych od metrażu mieszkania jak np. czynsz czy ogrzewanie.

Działalność we własnym mieszkaniu - podatek VAT - energia elektryczna

W przypadku energii elektrycznej podatnik co do zasady nie powinien stosować współczynnika. Odpowiednim działaniem wydaje się być instalacja oddzielnego licznika. Organy podatkowe w tej kwestii zwykle zezwalają jednak na zastosowanie proporcji ustalonej przez podatnika. Proporcja ta powinna jak najdokładniej określać faktyczne zużycie energii na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Działalność we własnym mieszkaniu - podatek VAT - ścieki, śmieci i inne koszty

W przypadku wydatków związanych ze ściekami, zużyciem wody czy wywozem śmieci podatnik VAT również nie powinien stosować współczynnika określonego na podstawie udziału powierzchni przeznaczonej pod działalność do ogólnego metrażu mieszkania bądź domu. Tak jak w przypadku energii elektrycznej, podatnik powinien określić inny sposób wyliczenia podatku VAT podlegającego odliczeniu, który będzie w sposób bardziej wiarygodny określał rzeczywiste zużycie i wykorzystanie. W tym przypadku przedsiębiorca również musi pamiętać, że to na jego barkach będzie spoczywał obowiązek wykazania prawidłowości przyjętej metody wyliczeń w sytuacji, gdy przeprowadzana będzie u niego kontrola podatkowa.

Działalność we własnym mieszkaniu - podatek VAT - Internet, telefon

Jeżeli przedsiębiorca posiada telefon komórkowy, za który otrzymuje co miesiąc fakturę wystawioną na firmę za abonament oraz ewentualne dodatkowe koszty rozmów, wówczas co do zasady nie ma wątpliwości, że ma on prawo do pełnego odliczenia VAT. Problem pojawia się przy tzw. pakietach multimedialnych (Internet+TV+telefon), bowiem często trudno powiązać wykorzystywanie telewizji z działalnością. Od tych usług z pewnością nie przysługuje mu odliczenie podatku VAT, chyba że udowodni ich wykorzystanie w działalności opodatkowanej VAT. Natomiast jeżeli chodzi o telefon stacjonarny odliczenie podatku VAT powinno następować w oparciu o bilingi telefoniczne. W przypadku Internetu pojawiają się schody bowiem podatnik po raz kolejny jest zobligowany do samodzielnego ustalenia proporcji, która będzie odzwierciedlała realne wykorzystanie go na cele działalności. I w tym przypadku należy pamiętać o tym, że organ podatkowy podda weryfikacji ustaloną przez przedsiębiorcę proporcję.

Działalność we własnym mieszkaniu - podatek VAT - dokumentowanie

Aby podatnik mógł dokonać chociażby częściowego odliczenia podatku VAT powinien posiadać fakturę zakupu, z której jasno będzie wynikało, że to właśnie on jest nabywcą usługi. W przypadku gdy podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą na fakturze powinno znaleźć się jego imię i nazwisko, adres oraz numer NIP. Ponadto dokument powinien zawierać wszystkie niezbędne dane wymagane ustawą, które zostały określone w art. 106e ust. 1.

Co ważne, brak któregokolwiek elementu może spowodować, że dokument w myśl znowelizowanych przepisów nie zostanie uznany za fakturę. Jak wynika bowiem z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.