Wyglądem i zawartością faktura elektroniczna nie różni od klasycznego, papierowego odpowiednika. Także zasady wystawiania takich dokumentów regulowane są za pomocą tych samych przepisów - rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m. in. wystawiania faktur. W związku z tym w praktyce przedsiębiorca, który chce wysyłać faktury w takiej formie, najczęściej nie musi nawet rezygnować z wykorzystywanego dotychczas programu do faktur. Warunkiem jest tutaj możliwość zapisania dokumentu w formacie, którego nie można edytować - czyli np. popularny PDF.
Jak przesyłać takie dokumenty? Tutaj także nie ma większych komplikacji, bowiem e-faktury mogą być wysyłane przy wykorzystaniu zwykłej poczty internetowej. Ważne jest jedynie, aby uzyskać akceptację odbiorcy na otrzymywanie tą drogą dokumentacji. Warto przy tym pamiętać, że już zapłata za fakturę elektroniczną będzie rozumiana jako dorozumiana zgoda.
Otrzymane i wystawiane w formie elektronicznej dokumenty przedsiębiorca może oczywiście drukować i przechowywać w tradycyjnej, papierowej formie w swojej dokumentacji. Jednakże istnieje też możliwość archiwizowania ich w formie komputerowych plików. Ważne, aby faktury zapisać na zewnętrznym nośnik danych elektronicznych, aby ustrzec się przed utratą dokumentów w razie ewentualnej awarii sprzętu. Przez zewnętrzny nośnik natomiast rozumie się tradycyjne dyskietki, płyty CD, czy pendrive. Ważne, aby pamiętać, iż faktury zapisane w formacie elektronicznym muszą spełniać warunki autentyczności i integralności. Pierwsza cecha dotyczy pewności, iż dokument został otrzymany od danego kontrahenta i możliwości udowodnienia tego faktu w razie kontroli. Integralność natomiast oznacza brak możliwości edycji wysłanej faktury.
Jak więc widać, faktury elektroniczne nie są wcale takie straszne, jak mogłoby się wydawać. Co więcej, mogą one stanowić znacznie lepszą, tańszą i ekonomiczną alternatywę dla klasycznych dokumentów.
Zobacz też:
