Czy paragon fiskalny może być traktowany jako faktura uproszczona?

Najważniejszym dowodem księgowym, który pozwala na zaliczenie danego wydatku do kosztów oraz odliczenie naliczonego podatku od towarów i usług jest faktura. Nie jest to jednak jedyny dokument dający przedsiębiorcom takie prawo - w określonych sytuacjach mogą oni bowiem posłużyć się w tych celach paragonem fiskalnym. Dzieje się tak w dwóch przypadkach - jeżeli za jego pomocą udokumentowane zostały określone rodzaje wydatków (zakup materiałów biurowych, środków czystości i BHP, paliwa za granicą, opłata za parking) oraz jeżeli można uznać go za fakturę uproszczoną. Jakie warunki musi spełnić paragon w tym drugim przypadku?

Faktura uproszczona - jakie warunki?

Faktura uproszczona to specjalny i uprzywilejowany rodzaj dokumentu sprzedażowego - jej cechą charakterystyczną jest bowiem to, że nie musi posiadać wszystkich danych, jakich standardowo wymaga się od faktur. Ponadto nie może ona opiewać na kwotę wyższą niż 450 zł lub 100 euro (jeżeli jest ona wystawiona w tej obcej walucie). Informacje, które można pominąć na takim dokumencie to (zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT):

• imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres,

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• stawka podatku,

• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,

• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

- pod warunkiem jednak, że będą na niej zawarte dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Co ważne, faktura uproszczona - nawet jeżeli nie przekracza wskazanych wyżej kwot - nie może być wystawiona w celu udokumentowania (zgodnie z art. 106e ust. 6):

• WDT,

• dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju.

Podkreślenia wymaga również fakt, iż jeżeli dana transakcja spełnia warunki uprawniające do wystawienia faktury uproszczonej, przedsiębiorca nie jest zobligowany do jej wystawienia. Ma on prawo wybrać, czy posłuży się “zwykłym” dokumentem sprzedażowym, czy też sporządzi jego uproszczoną wersję. Jeżeli natomiast wystawi uboższą wersję faktury, nabywca nie może już żądać wystawienia jej standardowej wersji.

Paragon fiskalny - jakie dane?

Można zauważyć, że dane, jakie musi zawierać faktura uproszczona są zbliżone do tych, które powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym. Zgodnie bowiem z par. 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas oraz par. 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, na dokumencie takim powinny znaleźć się co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,

• NIP podatnika,

• numer kolejny wydruku,

• data oraz godzina i minuta sprzedaży,

• oznaczenie “PARAGON FISKALNY”,

• nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację,

• cena jednostkowa towaru lub usługi,

• ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,

• wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,

• wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów i narzutów,

• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,

• łączna kwota podatku,

• łączna kwota sprzedaży brutto,

• oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,

• kolejny nymer paragonu fiskalnego,

• numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,

• NIP nabywcy - na żądanie nabywcy,

• logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Jak wynika z analizy przedstawionych wyżej informacji, elementem, który może decydować, czy paragon fiskalny opiewający na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro przedsiębiorca ma prawo potraktować jak fakturę uproszczoną, jest NIP nabywcy. Nie jest to bowiem obowiązkowa część paragonu (umieszcza się go na żądanie osoby dokonującej zakupu) i jednocześnie nie został on wymieniony jako informacja, którą można pominąć na fakturze uproszczonej.

Jednak w sytuacji, gdy paragon dotyczy transakcji:

• której wartość nie przekracza wskazanych kwot,

• która może być udokumentowana uboższą wersją faktury oraz

• znajduje się na nim NIP nabywcy,

wówczas można go uznać za fakturę uproszczoną i dokonać na jego podstawie księgowania w KPiR, jak i odliczenia podatku naliczonego (w przypadku czynnych podatników VAT).

Paragon jako faktura uproszczona a ograniczenia kas fiskalnych

Obowiązek zamieszczania NIP nabywcy na paragonie fiskalnym na jego żądanie w polskich przepisach pojawił się stosunkowo niedawno, bo 1 października 2013 roku. Dlatego też bardzo wiele kas w dalszym ciągu nie jest przystosowana pod względem technicznym do dodania takiego elementu na drukowanych dokumentach. Spowodowało to burzę wątpliwości i komentarzy dotyczących konieczności zmiany stosowanych w firmach urządzeń na takie, które pozwolą na działanie zgodne z przepisami.

Na szczęście (dla podatników) Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że w świetle nowych obowiązków przedsiębiorcy po 30 września 2013 roku (czyli od momentu wejścia w życie znowelizowanych przepisów), przedsiębiorcy obligatoryjnie muszą stosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie kas, jednak z uwzględnieniem możliwości technicznych użytkowanych kas. W związku z tym, jeżeli stosowane w firmie urządzenie nie posiada funkcji dodania NIP nabywcy na jego żądanie, podatnik w dalszym ciągu może z niego korzystać i nie musi zamieszczać NIP nabywcy na paragonie. Stanowisko to zostało podkreślone również w interpretacjach indywidualnych (np. interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 listopada 2013 r. - nr ILPP2/4463-768/13-2/AK, czy też Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2013 r. - nr IPTPP4/443-587/13-2/OS).

Co więcej, Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że wprowadzenie zmian w przepisach miało na celu dodanie takiej funkcji do nowo homologowanych kas rejestrujących, tak by miały one funkcję wystawiania omawianych faktur uproszczonych. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy są zobowiązani do wyrzucenia starych urządzeń i poniesienia wydatku w postaci zakupienia nowego, dostosowanego do zmodyfikowanych regulacji.