Obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

Na mocy delegacji ustawowej, Minister Finansów zwolnił z powyższego obowiązku niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności, a zwolnienia te są szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. nr 138, poz. 930).

Zwolnienia określone w rozporządzeniu obowiązują od dnia 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. i dotyczą tych podatników, którzy nie mieli obowiązku stosowania kas fiskalnych w latach poprzednich.

Z ewidencjonowania zwolnieni są:

    1. podatnicy, których obroty wymienione w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000 zł. Zwolnienie to jednak traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło w trakcie roku podatkowego przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40.000 zł, z działalności, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy (§ 3 ust. 1 pkt 2 i ust. 6 rozporządzenia)
    2. podatnicy, którzy rozpoczynają sprzedaż w trakcie roku i do końca tego roku nie przekroczą 20.000 zł z tytułu obrotów wymienionych w art. 111 ust. 1 ustawy (§ 3 ust. 7 rozporządzenia)
    3. podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia)

Zwolnienie z ewidencjonowania przysługuje podatnikom dokonującym sprzedaży towarów i usług wymienionych w załączniku do ww. rozporządzenia w sprawie zwolnień pod pozycjami od 1 do 32, jeżeli w poprzednim roku podatkowym udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w obrotach ogółem podatnika z działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy, był wyższy niż 80% (§ 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

Podatnicy kontynuujący działalność gospodarczą i korzystający ze zwolnienia na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień, tracą prawo do zwolnienia po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca pierwszego półrocza danego roku, w którym podatnik korzysta z tego zwolnienia, jeżeli w okresie tego półrocza udział obrotów ze sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w obrotach ogółem podatnika z działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy był równy albo niższy niż 80%.

Podatnicy, którzy rozpoczęli działalność w pierwszym półroczu roku podatkowego, tracą prawo do zwolnienia ze względu na strukturę obrotów po upływie dwóch miesięcy od zakończenia sześciomiesięcznego okresu działalności, jeżeli udział obrotów ze sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w obrotach ogółem podatnika z działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy będzie w okresie pierwszych sześciu miesięcy działalności równy albo niższy niż 80%.

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się, bez względu na wysokość osiąganych obrotów:

  1. do podatników prowadzących działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego
  2. przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia
  3. przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami
  4. przy dostawie: części do silników (PKWiU 28.11.4), silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2), części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3)
  5. przy dostawie:
    • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90)
    • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1)
  6. przy dostawie wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, która nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy
  7. przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie: płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów
  8. przy dostawie wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU
  9. przy dostawie wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 % oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 %, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w poz. 42 załącznika do rozporządzenia