Kilometrówka limituje wysokość wydatków stanowiących koszt firmowy

Co do zasady, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu

Obowiązek prowadzenia ewidencji spoczywa na przedsiębiorcach, którzy chcą uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym firmy, który stanowi:

  • jego własność,
  • własność pracowników przedsiębiorcy,
  • własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie dzierżawy, użyczenia, umowy najmu.

Kilometrówka, a leasing

Najpopularniejszą formą umowy najmu długotrwałego jest leasing operacyjny. Ustawodawca w art. 23 ust. 3b updof zaznaczył, że obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu.

Definicja umowy leasingu wg art. 23a pkt 1 updof jest następująca: rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty.

Umowa najmu/leasingu musi zatem spełniać określone warunki aby całość wydatków związanych z użytkowaniem auta osobowego móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a więc bez limitu określanego kilometrówką. Zgodnie z art. 23b ust. 1 pkt. 1 updof umowa musi spełniać następujące warunki:

  • została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 10 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości,
  • suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Podsumowując, jeśli umowa najmu długotrwałego spełnia przesłanki umowy leasingu zgodnie updof to możemy zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego bez względu na liczbę przejechanych kilometrów. Nie jesteśmy tym samym zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.