Klasyfikacja kosztów w KPiR
Za towary handlowe uważa się wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, zaś za materiały (surowce) podstawowe takie, które przy świadczeniu usług lub w procesie produkcji stają się główną podstawą gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych również zalicza się część składową wyrobu oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku, w przypadku kiedy opakowania te nie są środkami trwałymi firmy. Do materiałów pomocniczych zalicza się artykuły, które nie są podstawą danego wyrobu, jednak w toku produkcji oddają mu swoje właściwości.
W kolumnie 10 KPiR przedsiębiorca powinien ujmować wydatki na towary handlowe oraz materiały w cenach zakupu. Należy pamiętać, że podatnicy VAT powinni co do zasady księgować kwotę netto z faktury, zaś podmioty zwolnione z VAT - kwotę brutto.
Natomiast w kolumnie 10 nie jest możliwe ujęcie ani wartości usług, ani kosztów ubocznych zakupu. Koszty uboczne zakupu zawsze należy księgować w kolumnie 11 podatkowej księgi. Do tego typu wydatków można zakwalifikować koszty dostawy towarów i materiałów, załadunku i wyładunku, jak również ubezpieczenia w drodze. Warto pamiętać, że w kolumnie 11 można uwzględnić koszty uboczne dotyczące tylko zakupu towarów handlowych lub materiałów, a w sytuacji kosztów ubocznych dotyczących innych wydatków – niezbędne jest zaksięgowanie całości kwoty z faktury do kolumny 13 KPiR (np. koszt transportu sprzętu, który będzie wyposażeniem firmowym). Usługi, nawet w wypadku gdy są one wykonywane w celu wytworzenia produktu, który później będzie przekazany do dalszej odsprzedaży, trzeba umieścić w kolumnie 13 KPiR - "pozostałe wydatki". Przykładem może być usługa galwanizacji części wchodzących w skład sprzedawanego produktu.
Kolejną kolumną w KPiR jest 12 „wynagrodzenia w gotówce i naturze”, w której podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinien księgować wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom zatrudnionych zarówno na umowie o pracę, jak i w ramach umów cywilnoprawnych.
Kolumna 13 jest przeznaczona do ujmowania pozostałych wydatków, które nie zostały zewidencjonowane w kolumnach 10-12, z wyjątkiem kosztów, które są wymienione w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wpisuje się tu szczególnie takie wydatki jak: czynsz za lokal oraz wydatki dotyczące remontów, materiały biurowe, koszty mediów i usług telekomunikacyjnych, koszty podróż służbowych, wydatki na paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.
Księgowanie kosztów w KPiR na przykładach
W niektórych przypadkach przedsiębiorca może mieć problem z właściwym określeniem kolumny KPiR dla poniesionych wydatków. W zależności od rodzaju działalności przedsiębiorcy zakup papieru ksero można uznać za albo towar/materiał, albo za pozostałe wydatki. W przypadku gdy firma zajmuje się działalnością poligraficzną, papier ksero może być materiałem i należy ten zakup zaksięgować do 10 kolumny, a koszty dostawy papieru, załadunku i wyładunku ująć w kolumnie 11 KPiR. Dla firmy wykonującej usługi budowlano-remontowe zakup papieru, który służy do wystawiania faktur, należy traktować jako pozostałe koszty i podatnik powinien ujmować je w kolumnie 13. Za pozostałe wydatki w tym wypadku należy uznać również koszty dostawy, ubezpieczenia, załadunku i wyładunku.
Idąc dalej, za materiały przyjmujemy i ujmujemy do 10 kolumny podatkowej księgi części składowe, z których montuje się gotowy wyrób - będą to np. żarówki, armatura i klosze dla wytwórcy lamp w zakładzie produkującym urządzenia do oświetlenia. Natomiast żarówki mogą być również księgowane do kol. 13 - pozostałe wydatki, kiedy zużywane są na potrzeby własne tego przedsiębiorstwa (wymiana żarówek w biurze czy na magazynie).
Natomiast wydatki związane z zakupem samochodów stanowią bezpośrednio koszt uzyskania przychodu, jeżeli są przedmiotem handlu, a więc traktuje się je jako towar (kolumna 10). Jeżeli natomiast podatnik kupuje samochód do używania na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, wprowadzi go do ewidencji środków trwałych i nalicza amortyzację. Odpis amortyzacyjny ujmowany jest w kolumnie 13.
Księgowanie kosztów w KPiR, mimo że zawiera ona jedynie 4 kolumny, w których są one ujmowane, może nastręczać podatnikom wielu problemów. W takim wypadku należy zawsze zastanowić się, do jakich celów służy dany zakup, by móc trafnie zdefiniować poprawną kolumnę księgi przychodów i rozchodów.
