Moment ujęcia faktury w ewidencji
Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą wybrać pomiędzy dwoma metodami rozliczania kosztów - memoriałową oraz kasową. Jednak, rozliczanie metodą memoriałową musi być konsekwentnie kontynuowane przez każdy kolejny rok podatkowy. Jest tak dlatego, aby można było w łatwy sposób rozróżnić, które koszty uzyskania przychodu należą tylko do danego roku podatkowego.
Zgodnie z metodą memoriałową podatnik powinien rozróżniać koszty na bezpośrednie (związane z konkretnym przychodem - towary, materiały) i koszty pośrednie (posiadające ogólny związek z uzyskanymi przychodami - pozostałe wydatki). Co istotne bezpośrednie koszty uzyskania przychodu należy ewidencjonować w roku podatkowym, w którym uzyskano dane przychody. Natomiast koszty pośrednie zalicza się do kosztów podatkowych w roku ich faktycznego poniesienia.
Metoda kasowa polega na obciążeniu kosztów uzyskania przychodu pod datą ich poniesienia, tzn terminem wystawienia faktury, rachunku lub faktycznego dokonania wydatku - zapłaty, np. wynagrodzenia pracowników, zapłacone odsetki bądź składki ZUS.
W przypadku faktury dokumentującej sprzedaż towarów lub usług, momentem ujęcia przychodu w KPiR jest faktyczna data ich sprzedaży. W praktyce często się zdarza, iż termin ten pokrywa się z dniem wystawienia faktury.
Konsekwencje niezaksięgowania faktury
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik ma prawo odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej w okresie otrzymania faktury. Jeżeli nie zrobi tego w danym terminie, może dokonać odliczenia w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.
W przypadku zakupu towarów handlowych oraz materiałów należy pamiętać o właściwym ich zewidencjonowaniu w KPiR, aby zachować jej rzetelność. Otóż zgodnie z art. 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR zakup towarów i materiałów musi zostać wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży - w przypadku powierzenia księgowości biuru rachunkowemu do 20. dnia następnego miesiąca. Zatem niezaksięgowanie danej faktury zakupowej będzie skutkowało zawyżeniem podstawy opodatkowania, a co za tym idzie nierzeczywiste przedstawienie zdarzeń gospodarczych. Zdaniem Ministra Finansów takie postępowanie wpływa negatywnie na rzetelność prowadzonej księgi podatkowej.
Sytuacje otrzymania faktury dokumentującej pozostałe wydatki, starszej niż 2 miesiące, można rozwiązać na dwa sposoby. W pierwszym przypadku można je zaliczyć do bieżącego okresu rozliczeniowego (w przypadku metody memoriałowej należy przestrzegać okresu tego samego roku podatkowego). Wówczas należy dokonać korekty deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano dokument potwierdzający zakup lub w dwóch następnych. Drugą możliwością jest ujęcie w bieżącym okresie tylko kwoty netto w KPiR, bez konieczności korekty deklaracji VAT. Jest tak, ponieważ odliczenie naliczonego podatku od towarów i usług jest jedynie prawem podatnika, a nie obowiązkiem.
Odmiennie jest w przypadku faktur sprzedażowych, ponieważ podatnik zobowiązany jest ewidencjonować sprzedaż w okresie, w którym faktycznie nastąpiła. W przypadku niezaksięgowania faktury z zeszłego miesiąca, należy dokonać korekty wartości przychodu oraz deklaracji VAT, której dana sprzedaż dotyczy.
Podatnik w razie wykrycia niezaksięgowanej faktury z zeszłego roku, powinien skorygować powstałe błędy w KPiR oraz deklaracjach VAT w KPiR za poprzednie okresy. W przeciwnym razie ewidencja może zostać uznana za organy skarbowe za nierzetelną, która nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.
