Podróż służbowa a koszty działalności

Wyjazdy służbowe to powszechna praktyka w biznesie. Nic dziwnego - w zasadzie każdy właściciel firmy utrzymuje relacje z krajowymi lub zagranicznymi kontrahentami. Artykuł zostanie poświęcony kwestii rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową. Okazuje się, że mogą one być zakwalifikowane jako koszt podatkowy i tym sposobem obniżać zobowiązanie wobec urzędu skarbowego. Zapraszamy do lektury.

Podróż służbowa a działalność gospodarcza

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 określa, jakie wymogi muszą być spełnione, aby dany wydatek zaliczyć do kosztów firmowych. Musi on być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła. Ponadto taki wydatek nie może znajdować się w spisie kosztów, które nie stanowią z zasady kosztów uzyskania przychodu - katalog ten znajduje się w art. 23 rzeczonej ustawy.

Dokumentowanie wydatków w trakcie podróży służbowej

O konieczności dokumentowania podróży służbowej wie każdy, nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę z tego, które dowody księgowe są tutaj najwłaściwsze.

Opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Rozporządzenie Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawia faktur mówi, że fakturą może być jednorazowy bilet, który dokumentuje przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 kilometrów. Zgodnie z przepisem bilet taki ma być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozowych:

• kolejami normalnotorowymi,

• taborem samochodowym,

• statkami pełnomorskimi,

• środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,

• promami,

• samolotami,

• śmigłowcami.

Paliwo

Jeśli podróż służbowa jest realizowana przy użyciu samochodu i pojawia się konieczność zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów, niezbędna jest faktura. Co istotne, taki wymóg dotyczy jedynie zakupów na terenie Polski - za granicą taką rolę spełni paragon lub dokument kasowy, co wynika z par. 14 pkt. Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Warto pamiętać o odpowiednim opisaniu takich dokumentów - w przeciwnym przypadku nie będą stanowić dowodu księgowego.

Jeśli podróż służbowa jest realizowana za pomocą firmowego samochodu, wtedy takie wydatki są bezpośrednio ujmowane w kosztach. Z kolei w przypadku prywatnego pojazdu należącego do przedsiębiorcy wydatki eksploatacyjne trzeba rozliczyć na podstawie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu.

Nocleg i inne wydatki

Fakturą dokumentować trzeba też usługi noclegowe - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Podobny wymóg istnieje w przypadku innych wydatków, na przykład opłaty za udział w targach czy opłat za szkolenie. Trzeba pamiętać o tym, że z prawa do naliczania ryczałtu za nocleg mogą korzystać tylko pracownicy - przedsiębiorcy prawo to nie dotyczy.

Wyżywienie

Wydatków na jedzenie - nawet udokumentowanych fakturą - nie można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, gdyż noszą one znamiona wydatku prywatnego. Pewną rekompensatą jest tutaj fakt, iż przedsiębiorca może naliczyć sobie diety i ująć je w kosztach, o czym stanowi art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT:

Co ważne, organy skarbowe również podzielają takie stanowisko. Oto interpretacja podatkowa (sygn. ITPB1/415-1142/12/IG) z dnia 10 stycznia 2013 roku, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy:

Zasady naliczania diet w podróży służbowej

Diety krajowe

Od 1 marca zeszłego roku pełna dieta krajowa ma wysokość 30 złotych - o 7 zł więcej niż było to wcześniej. Regulacje dotyczące naliczania diet pozostały niezmienne:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety zagraniczne

Wysokość pełnej diety w zagranicznej podróży służbowej zależna jest od tego, do jakiego kraju ma ona miejsce. Warto podkreślić, że zasady naliczania diet są tutaj nieco odmienne niż w przypadku diet krajowych:

• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości

• za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety

  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety

  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Poniżej przykładowe stawki diet w określonych krajach:

Ewidencja podróży słóżbowej

Do ewidencji wydatków na podróż służbową niezbędny jest dowód wewnętrzny, czyli inaczej rozliczenie podróży służbowej - szczególnie w kwestii diet. To, jak je dokumentować, reguluje par. 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia o KPiR.

Kolumna w KPiR odpowiednia do ewidencji takich wydatków to kolumna  13 - “pozostałe wydatki”.

Praktyka pokazała, że popularne jest też ujmowanie takich wydatków bezpośrednio w kosztach, na bazie dokumentów zakupu. W takiej sytuacji dowód wewnętrzny używany jest wyłącznie do naliczania diet i ewidencjowania ich w księdze przychodów i rozchodów.